摘 要：為了滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率與質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提高自身綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的發(fā)展目標(biāo)。而知識(shí)管理模式為企業(yè)的檔案管理工作提供了新方向。本文闡述了在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理模式的意義，并分析了基于知識(shí)管理下的企業(yè)檔案管理新模式的創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案管理；新模式

企業(yè)檔案管理的內(nèi)容涉及企業(yè)知識(shí)、資源以及各項(xiàng)信息等方面的管理，其管理水平影響著企業(yè)的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)獲得了更多的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著一系列的挑戰(zhàn)。在企業(yè)檔案管理中引入知識(shí)管理模式可以有效的解決現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，提高企業(yè)檔案管理的效率。

1 知識(shí)管理背景下現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理仍存在以下三個(gè)方面的問(wèn)題：

1.1 檔案工作邊緣化

企業(yè)為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展要求，需要提高自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力并努力增加經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)把實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)最大化作為企業(yè)重要的發(fā)展目標(biāo)之一，而大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的部門有生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售以及財(cái)務(wù)等部門，對(duì)檔案管理工作沒有給予過(guò)多的重視，也沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義，因此使企業(yè)的檔案管理工作處于邊緣化的狀態(tài)[1]。然而企業(yè)檔案管理工作包含著企業(yè)相關(guān)專業(yè)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)合同、征地以及其他非常重要的內(nèi)容，是整合了企業(yè)重要信息資源的管理部門。

1.2 檔案信息化程度有待提高

現(xiàn)階段企業(yè)為了滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求需要努力朝著信息化的方向發(fā)展，其中提高檔案管理的信息化程度時(shí)企業(yè)信息化發(fā)展的重要內(nèi)容。在知識(shí)管理的背景下，企業(yè)需要合理的利用信息技術(shù)與先進(jìn)理念提高檔案管理的水平。并且實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)首先需要建立現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，并重視檔案信息資源的開發(fā)與利用，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。但是當(dāng)前大部分企業(yè)在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中采取的是“重管輕用”的方法，出現(xiàn)了企業(yè)的檔案資源與實(shí)際的發(fā)展情況不相符等問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法從檔案信息中體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷史與企業(yè)文化內(nèi)容。此外雖然一些企業(yè)建立了系統(tǒng)化的檔案信息資源管理平臺(tái)，但是無(wú)法提供高效的查詢與應(yīng)用服務(wù)。一些管理人員自身的綜合素質(zhì)有待提高，無(wú)法正確的認(rèn)識(shí)信息化檔案管理的重要性，不會(huì)在日常的工作中積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式與理念，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化程度較低。

1.3 信息資源分散

由于企業(yè)檔案管理的內(nèi)容涉及到生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、物資管理以及人事信息等眾多方面，一些企業(yè)由于沒有系統(tǒng)的檔案管理模式導(dǎo)致信息管理工作處于零散狀態(tài)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的檔案資源整合，也不能提供綜合性的信息服務(wù)。例如企業(yè)內(nèi)部不能夠?qū)崿F(xiàn)新知識(shí)與新技能的實(shí)時(shí)共享，員工不能利用信息系統(tǒng)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)等。

2 基于知識(shí)管理的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式的創(chuàng)新途徑

由于傳統(tǒng)的檔案信息管理工作沒有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分的利用，因此只重視文件保存的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，同時(shí)也無(wú)法發(fā)揮檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，利用知識(shí)管理模式可以構(gòu)建針對(duì)于檔案信息資源的知識(shí)框架，利用知識(shí)管理的理念進(jìn)行檔案管理可以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開展，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的目標(biāo)。因此，科學(xué)的應(yīng)用信息化技術(shù)，并形成知識(shí)管理的理念，進(jìn)而指導(dǎo)檔案管理工作可以最大限度的發(fā)揮資源與信息的價(jià)值，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供信息資源支持，有效的解決上述問(wèn)題，使企業(yè)檔案管理工作變得更加智能。

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

知識(shí)管理指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部管理需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的工作，擺脫傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，將檔案管理重點(diǎn)從保存信息資料轉(zhuǎn)移到整合與利用檔案信息資料的方向上來(lái)。重視檔案資源的整合與利用是檔案管理新模式中的重點(diǎn)工作，有利于知識(shí)管理背景下檔案管理工作的順利開展。

2.2 提高檔案管理信息化程度

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化產(chǎn)物逐漸增多并應(yīng)用于人們生活中的各個(gè)領(lǐng)域。知識(shí)管理目標(biāo)是將企業(yè)的各項(xiàng)資料與文件進(jìn)行整合處理，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理模式。企業(yè)為了使自身發(fā)展更加符合現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)用信息技術(shù)建立檔案資源管理系統(tǒng)，并將其應(yīng)用到資料信息的收集、處理、分析等檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，極大的提高了檔案管理的效率。

2.3 建立健全檔案管理制度

1）完善企業(yè)檔案管理職能。知識(shí)管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程以及信息處理等方面均起到了一定的影響。企業(yè)知識(shí)管理程度的不斷加深與信息技術(shù)的深入應(yīng)用，對(duì)檔案管理的制度提出了更高的要求。因此需要建立以知識(shí)管理為核心的檔案管理制度，幫助企業(yè)高效的利用檔案資源與文件，充分發(fā)揮檔案管理的機(jī)制。同時(shí)知識(shí)管理指導(dǎo)下的檔案管理工作可以將工作內(nèi)容由傳統(tǒng)的保存文件資料轉(zhuǎn)變到檔案資料信息管理的方向，此外知識(shí)管理模式可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各個(gè)資源管理進(jìn)行高效的連接，進(jìn)而提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性。

2）完善檔案管理業(yè)務(wù)流程。為了同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效的知識(shí)管理與檔案管理需要對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。其業(yè)務(wù)流程需要涉及檔案的產(chǎn)生、歸檔、保存以及銷毀等各項(xiàng)環(huán)節(jié)。完善業(yè)務(wù)流程可以規(guī)范檔案管理人員的管理操作行為，確保檔案管理工作的效率，提高其服務(wù)功能。在企業(yè)管理中業(yè)務(wù)流程與信息流程關(guān)系密切，無(wú)法進(jìn)行獨(dú)立管理，并且文件是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要信息載體，因此需要完善業(yè)務(wù)流程與信息流程實(shí)現(xiàn)文件一體化系統(tǒng)的建立。企業(yè)可以將業(yè)務(wù)流程的要求嵌入到信息流程的要求中，提高兩種流程的合作程度，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.4 重視信息資源的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享

企業(yè)檔案管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，這也是檔案管理工作的價(jià)值。所謂知識(shí)共享便是每個(gè)個(gè)體都能夠應(yīng)用企業(yè)中的信息知識(shí)，每個(gè)個(gè)體再結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造出新的個(gè)體知識(shí)信息，再將個(gè)體信息融入到企業(yè)的信息知識(shí)共享領(lǐng)域中，這一過(guò)程實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的知識(shí)創(chuàng)新。利用此種信息共享的機(jī)制可以促使企業(yè)成員不斷的吸收新知識(shí)，并不斷利用新知識(shí)進(jìn)行企業(yè)的高效生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)形成知識(shí)共享體系，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

此外檔案資源屬于企業(yè)重要的信息資源之一，為了提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力必須要充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。因此企業(yè)應(yīng)重視開發(fā)與利用檔案資源的工作，利用挖掘到的有價(jià)值的信息指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與服務(wù)活動(dòng)。因此開發(fā)利用檔案不僅會(huì)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能夠幫助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的經(jīng)營(yíng)決策、正確處理經(jīng)濟(jì)案件以及修正材料等工作。

3 總結(jié)

綜上所述，企業(yè)為了提高檔案信息的利用率，需要應(yīng)用知識(shí)管理模式創(chuàng)新檔案管理方式。為了充分發(fā)揮知識(shí)管理在檔案管理中的作用，需要企業(yè)管理人員積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不斷的提高檔案管理的信息化程度，并且建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，采取正確的方式進(jìn)行信息資源的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的共享，有效的提高企業(yè)檔案管理的效率，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

韓葉（1988-），女，河北省高碑店，研究生，畢業(yè)四川大學(xué)，研究方向：檔案管理。