張勇

[摘 要] 對(duì)事業(yè)單位而言，辦公室工作職能的有效發(fā)揮，關(guān)系著單位各項(xiàng)工作能否順利地開展，而事業(yè)單位中辦公室管理工作的效率，更是能夠反映出單位運(yùn)營(yíng)管理的水平。隨著當(dāng)前社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位辦公室承擔(dān)著越來越多的壓力，只有進(jìn)一步提升事業(yè)單位辦公室工作的質(zhì)量與效率，提升事業(yè)單位辦公室管理水平，才能更好地提升事業(yè)單位的整體工作實(shí)效。文章就當(dāng)下事業(yè)單位辦公室工作中的不足進(jìn)行了分析，并有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的改善措施，以供諸位參考。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位 辦公室工作 質(zhì)量 效率

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

質(zhì)量與效率是衡量事業(yè)單位辦公室能力水平的兩個(gè)基本要素。事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量的高低將直接影響該事業(yè)單位的整體運(yùn)行情況及社會(huì)形象。這就要求事業(yè)單位需加強(qiáng)對(duì)自身辦公室工作的管理，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量與效率，從而更好地發(fā)揮辦公室的工作職能，為單位的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

一、辦公室工作職能定位

對(duì)事業(yè)單位來說，辦公室工作的基本職能主要包括服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀及督辦四個(gè)方面[1]。辦公室作為單位領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，起到了承上啟下的關(guān)鍵作用，是單位領(lǐng)導(dǎo)與基層群眾之間聯(lián)系溝通的紐帶，起到了上傳下達(dá)、確保事業(yè)單位各部門之間正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵作用。首先，辦公室可以說是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)部門，需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作部署進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、檢查與督辦，以便工作能夠順利展開。同時(shí)，辦公室還應(yīng)以供相應(yīng)的資料、檔案及建議，支持領(lǐng)導(dǎo)作出相關(guān)決策，輔助領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)的處理。其次，辦公室作為處于領(lǐng)導(dǎo)階層與基層群眾間的中間階層，發(fā)揮著上下級(jí)服務(wù)與銜接的功能，需要對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行接收與傳達(dá)，對(duì)來造訪的人進(jìn)行接待與引導(dǎo)，可以說辦公室又相當(dāng)于事業(yè)單位的門面與窗口。因此，對(duì)事業(yè)單位來說，辦公室的存在無論是該事業(yè)單位的性質(zhì)如何，均是不可或缺的一部分。

從辦公室所承擔(dān)的職能便可以發(fā)現(xiàn)，辦公室的工作強(qiáng)度較大，且需要較高的工作能力及隨機(jī)應(yīng)變的能力?？梢哉f，辦公室工作人員在工作過程中需要時(shí)刻保持較強(qiáng)的工作狀態(tài)，需要付出較多的精力。再加之辦公室工作的特殊性，如遇緊急工作，還需要及時(shí)進(jìn)行處理，因此工作強(qiáng)度較大。

二、影響事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量與效率的主要因素

（一）辦公室崗位職能不明確

對(duì)事業(yè)單位辦公室而言，其工作職能的范圍大多包括對(duì)單位規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范、完善與管理；對(duì)相關(guān)決策的作出進(jìn)行輔助；對(duì)內(nèi)外環(huán)境及上下級(jí)關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)[2]。同時(shí)，事業(yè)單位的人力資源管理及行政管理等日常性事務(wù)亦屬于其職能范圍?？梢哉f，辦公室的工作職能范圍較為廣寬。但從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位辦公室中除了領(lǐng)導(dǎo)外，其他的工作人員并沒有進(jìn)行明確的崗位職能劃分，因此很容易出現(xiàn)在某項(xiàng)工作處理過程中相互推諉或者是多人同做一份工作的情況，從而導(dǎo)致責(zé)任劃分不明確，以及人力資源的浪費(fèi)。另外，當(dāng)下辦公室的工作多是進(jìn)行事業(yè)單位內(nèi)部行政事務(wù)性工作的處理，而在其他職能的發(fā)揮上存在較弱的影響，導(dǎo)致辦公室逐漸淪為單一處理內(nèi)部事務(wù)的“后勤保障”部門，削弱了辦公室存在的價(jià)值。

（二）辦公室信息化建設(shè)較為薄弱

隨著科技的飛速發(fā)展，信息化已成為時(shí)代發(fā)展的主流，對(duì)作為事業(yè)單位核心構(gòu)成的辦公室而言，其信息化建設(shè)亦是當(dāng)前事業(yè)單位辦公室的重要舉措。雖說當(dāng)前各個(gè)事業(yè)單位都建立了較為完善的信息系統(tǒng)，但是應(yīng)用方面較為不足，難以將信息系統(tǒng)的功能完全發(fā)揮出來，降低了信息系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值[3]。這與辦公室員工的組成存在一定的聯(lián)系。在當(dāng)前的事業(yè)單位辦公室團(tuán)隊(duì)構(gòu)成中，在年齡方面往往存在兩極分化的現(xiàn)象，一部分年紀(jì)較輕的工作人員因?yàn)樽陨斫逃脑?，?duì)信息化系統(tǒng)了解較深，且能進(jìn)行較為熟練的操作。但這些參加工作時(shí)間較短，資歷較淺，在開展工作過程中，與各部門的溝通等方面的經(jīng)驗(yàn)較少，因此在辦公室工作中發(fā)揮的作用并不大。而另一部分年齡較大的工作人員，雖說他們參工時(shí)間比較長(zhǎng)，在處理辦公室工作事務(wù)等方面溝通協(xié)調(diào)上的經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但因?yàn)樽陨硭芙逃南拗茖?duì)信息化系統(tǒng)并沒有太過深入的了解與認(rèn)識(shí)，同時(shí)因?yàn)槟挲g較長(zhǎng)，思維較為固化，因此在信息化系統(tǒng)的運(yùn)用與操作方面的經(jīng)驗(yàn)難免不足，無法對(duì)信息系統(tǒng)的功能進(jìn)行全面發(fā)揮與應(yīng)用。

（三）辦公室員工綜合素質(zhì)較低，缺乏進(jìn)取精神

辦公室作為事業(yè)單位的重要職能部門，其工作量較為繁重，加之工作職能較為繁雜，工作人員往往會(huì)將所有的精力都集中在處理單位的各類事務(wù)中，因此對(duì)外界的關(guān)注較少，很容易導(dǎo)致自身對(duì)最新政策動(dòng)態(tài)及國(guó)際形勢(shì)等方面的了解與解讀不夠。而用在自我專業(yè)領(lǐng)域方面學(xué)習(xí)與提升的精力更是少之又少，難以實(shí)現(xiàn)自我提升，導(dǎo)致部分辦公室人員難以緊跟時(shí)代的步伐，難以滿足崗位素質(zhì)的需求，難免會(huì)影響到事業(yè)單位辦公室工作的質(zhì)量與效率，從而對(duì)整個(gè)事業(yè)單位的工作成效產(chǎn)生影響。

三、提高事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量與效率的改善措施

（一）分清主次，定崗定人

首先，在辦公室工作職能履行方面，需要站在單位全面發(fā)展的角度開展工作。做到統(tǒng)籌兼顧的同時(shí)，進(jìn)一步提高辦公室的工作效率。同時(shí)，進(jìn)一步規(guī)范辦公室的工作職能與職責(zé)劃分，在把握好辦公室基本制度與準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上，對(duì)工作進(jìn)行準(zhǔn)確、靈活的處理[4]。其次，可以加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，從大局出發(fā)，將某些不太重要的工作下放到相關(guān)部門進(jìn)行處理，分清主次的同時(shí)進(jìn)一步提高事業(yè)單位辦公室工作質(zhì)量與效率。另外，辦公室相關(guān)工作人員還應(yīng)該明確自身的崗位職責(zé)與作用。積極接受領(lǐng)導(dǎo)分派的工作，并嚴(yán)格按照辦公室的規(guī)章制度去認(rèn)真完成，不推諉、不敷衍，確保辦公室工作能夠完成得更加高效、有質(zhì)量。最后，建立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)辦公室工作進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)管，確保辦公室工作規(guī)范的同時(shí)進(jìn)一步明確責(zé)任劃分，確保人員能盡職盡責(zé)地完成自身的工作。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)積極響應(yīng)無紙化辦公的號(hào)召，進(jìn)一步規(guī)范并完善自身的辦公自動(dòng)化建設(shè)。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室相關(guān)事務(wù)的處理，信息的傳達(dá)及資料的收集與整理。首先，需要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)信息化建設(shè)，從領(lǐng)導(dǎo)階層到相關(guān)人員都需要對(duì)自動(dòng)化辦公有較為明確的認(rèn)識(shí)，而針對(duì)信息化水平兩極分化的現(xiàn)象，可以依據(jù)職責(zé)分工方式進(jìn)行新老搭配，從而取長(zhǎng)補(bǔ)短，互幫互助，在滿足辦公自動(dòng)化需求的同時(shí)，進(jìn)一步提高辦公室人員的工作能力。其次，“工欲善其利，必先利其器”。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化軟件及設(shè)備的安裝與更新，有針對(duì)性地引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟件與設(shè)備，使之能夠與事業(yè)單位辦公室工作職能相匹配，或者是根據(jù)自身單位的工作性質(zhì)有針對(duì)性地定制配套軟件，來輔助工作職能的履行。最后，辦公自動(dòng)化建設(shè)還應(yīng)建立起標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施方案，從而為辦公室信息化工作提供相應(yīng)的理論基礎(chǔ)。通過標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施方案的制定，對(duì)人員信息化工具的使用進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，并對(duì)其工作的軟件設(shè)定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，有利于規(guī)范辦公室工作進(jìn)程的同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)工作內(nèi)容的保密規(guī)范。

（三）推動(dòng)辦公室人員不斷提高工作能力

辦公室作為與外界溝通的窗口，自身的精神面貌與綜合素質(zhì)將直接影響對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)與評(píng)價(jià)。因此，辦公室員工需要一直保持高水準(zhǔn)的職業(yè)素養(yǎng)與工作水平。首先，員工應(yīng)進(jìn)一步端正自身的工作態(tài)度，強(qiáng)化自我服務(wù)意識(shí)，確保自身的綜合素質(zhì)能夠時(shí)刻滿足辦公室的工作需求[5]。其次，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)的提升，建立融洽的工作氛圍，在提升團(tuán)隊(duì)凝聚力的同時(shí)，進(jìn)一步樹立起工作人員的集體榮譽(yù)感，并以此促使工作人員積極進(jìn)取，努力充實(shí)自我，為團(tuán)隊(duì)建設(shè)添磚加瓦的同時(shí)，進(jìn)一步提高自身的職業(yè)水平與能力素養(yǎng)，從而提高事業(yè)單位辦公室工作的質(zhì)量與效率。

四、結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)對(duì)事業(yè)單位的工作效能及服務(wù)水平提出了更高的要求。辦公室作為事業(yè)單位的中樞部門，更是承擔(dān)著不小的壓力。只有進(jìn)一步提高辦公室工作的質(zhì)量與效率，才能更好地提升事業(yè)單位的工作實(shí)效，從而為單位的高質(zhì)量發(fā)展、社會(huì)形象的塑造奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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