李紅霞 仲金枝

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【摘要】傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度查詢困難、數(shù)據(jù)散失，落后于時代發(fā)展，對醫(yī)療科研工作的開展無法起到積極作用，無力支撐我國醫(yī)院現(xiàn)代化進程的需求。因而，本文通過對智能化檔案管理的優(yōu)勢及醫(yī)院如何實施智能化檔案管理進行解析，以期為關(guān)注這一理念的機構(gòu)和個人提供思路。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 醫(yī)院信息現(xiàn)代化 智能化檔案

一、智能化檔案管理應(yīng)用于醫(yī)院的優(yōu)勢

（一）數(shù)據(jù)明確

智能化檔案管理的出現(xiàn)，是檔案管理的一次革命性轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，社會大眾對醫(yī)療機構(gòu)的要求越來越高，醫(yī)院想要在市場競爭中獲得優(yōu)勢，必須建立起和諧的醫(yī)患關(guān)系和社會關(guān)系。在此過程中，檔案管理工作起著十分重要的作用。

一直以來，我國的醫(yī)院中有為數(shù)不少采取傳統(tǒng)的、承載媒介為純紙質(zhì)的檔案制度，這一制度天然存在一定的缺陷性：如就診記錄分散，同一病患存在就診時間、診室、醫(yī)院差異，本應(yīng)第一時間整合就診信息以便醫(yī)生問診，然而就診記錄碎片化，病患無法科學描述自身病情，同時，醫(yī)生用藥施診的習慣不同，重復(fù)檢查診療用藥之下，導(dǎo)致了醫(yī)療資源的極大浪費。在醫(yī)患關(guān)系緊張，社會對醫(yī)生和醫(yī)院普遍信任度低的今天，這甚至會引發(fā)患者對醫(yī)生的懷疑與不滿，醫(yī)患關(guān)系進一步緊張惡化，造成不可挽回的損失。

而采用智能化檔案管理制度后，病患的病情病史、就診記錄可以詳盡的為醫(yī)生所知，既節(jié)省了過多的檢查費用，又避免了使用藥物不當或藥效抵消等情況，醫(yī)生也可以節(jié)省時間和精力以達到就診效率最大化，同時，清晰明確、不易散失的病患資料又可以為醫(yī)學研究提供可信的資料。

（二）成本低廉

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度下，醫(yī)院的醫(yī)療工作和行政工作之間數(shù)據(jù)無法整合，需要各自消耗人事、財務(wù)和時間來記錄折算歸檔，使醫(yī)療工作和行政工作相互沖突，醫(yī)院運行效率降低。而在智能化檔案管理下，信息化、電子化既解決了檔案管理所需的占地，又節(jié)省了審計部門的人力，更重要的是將醫(yī)院總體的運行數(shù)據(jù)化，使得這兩類數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，從而統(tǒng)籌醫(yī)院整體運營。

（三）醫(yī)院發(fā)展依據(jù)充分

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理有著易損失，難甄別等缺點，而醫(yī)院在經(jīng)營管理方面又會耗費大量時間和精力，因此無暇回顧檔案，也就無法吸取過去的經(jīng)驗教訓(xùn)。在經(jīng)過智能化檔案管理后，這一問題可有效改善，例如，流行病爆發(fā)期間，可根據(jù)過往一定年限間的病例病癥估算疫情，做好醫(yī)療資源的調(diào)度分配;在培養(yǎng)新人時，可以快速查找出豐富的病例、照片、會診記錄等資料，以便于開展教育工作;從事研究工作的醫(yī)生可以節(jié)省查詢稀有病例、大容量數(shù)據(jù)的時間，更好地投身醫(yī)學研究;醫(yī)院行政管理方面，可以根據(jù)舊有資料分析當前形勢，購入或維護醫(yī)療器械、藥品，增加可容納病號數(shù)目等。

二、醫(yī)院如何實行智能化檔案管理

（一）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

部分醫(yī)院以節(jié)省人事成本為目的，主要選擇各部門近退休或冗余的人員作為檔案管理部門的工作人員。此類工作人員自身調(diào)職到邊緣部門，難以對所屬部門產(chǎn)生責任感，又對檔案重要性缺乏正確認知，且受限于專業(yè)能力與檔案管理工作無法對應(yīng)，難以對內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多的檔案進行應(yīng)有的整理和維護，以至于內(nèi)在價值無法估量的醫(yī)療檔案或丟棄遺失、或無法編訂。對于如上情況，醫(yī)院方面應(yīng)拿出有力舉措，一方面，為現(xiàn)有的檔案管理人員加大普及檔案管理工作的維護知識、安全知識、責任意識等的力度，并在薪酬待遇上視同醫(yī)院其他部門的工作人員，以保證檔案管理人員采取積極正面、負有責任心的工作態(tài)度開展工作;另一方面，應(yīng)向外界廣泛聘請專業(yè)的檔案管理人才，通過運用他們的管理技術(shù)和責任意識，不僅能使維護檔案更高效、管理流程更簡潔，還可為檔案管理系統(tǒng)的智能化和全面應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

（二）加大投入資金力度

部分醫(yī)院考慮到運營成本因素，在檔案管理部門投入的資金稀少，而主要將資金投放在可視醫(yī)療條件，如醫(yī)療器械、醫(yī)藥資源、院校合作上。但在自身資源的優(yōu)質(zhì)利用上態(tài)度消極。從表面看，這樣分配預(yù)算金額合乎邏輯，但內(nèi)在價值極高的醫(yī)院檔案本可作為醫(yī)院開發(fā)藥物、開展科研、調(diào)整運營方針所依據(jù)的重要情報，現(xiàn)在不僅無法發(fā)揮作用，還需耗費金錢人力維護，實質(zhì)上，這是對醫(yī)院隱形資產(chǎn)的消極化處理，足以造成巨大浪費和虧損。

因此，醫(yī)院方面應(yīng)轉(zhuǎn)變運營思想，各大醫(yī)院可根據(jù)自身實際發(fā)展情況，將先進的信息管理系統(tǒng)引入到檔案管理工作中，并將原有的紙質(zhì)信息錄入到計算機系統(tǒng)中進行保存。同時，出資研發(fā)醫(yī)院方白用的軟件系統(tǒng)，統(tǒng)合內(nèi)部資料，并適時、適當?shù)貙n案資源與其他醫(yī)院共享，擴大己方可使用資源庫體積。

（三）發(fā)動醫(yī)護人員豐富檔案內(nèi)容

醫(yī)護人員為醫(yī)院良好運行的根本，醫(yī)護人員對智能化檔案管理的認知度和接受度，直接決定其所能產(chǎn)生的效益，而當下部分醫(yī)院的醫(yī)護人員視本職工作為主要工作內(nèi)容，而忽視醫(yī)院檔案的準確性、重要性和參與性。因此，醫(yī)院方面，應(yīng)鼓勵并推動醫(yī)護人員積極參與醫(yī)院檔案的歸檔工作，以體現(xiàn)智能化檔案管理的優(yōu)點，即不受限于不同科室或科室與行政部門之間文書交接，從病患入院求診、醫(yī)生接診問診、檢查用藥、病患反饋、住院治療、醫(yī)護觀察反映或采取手術(shù)治療等各步驟，都可獲取即時性強的醫(yī)學資料，豐富醫(yī)院檔案;相比醫(yī)護人員在診療完成后，回憶細節(jié)加以記錄的傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度，智能化檔案管理下，醫(yī)護人員可第一時間將診療信息記錄歸檔，并且醫(yī)護人員觀察角度不同，操作經(jīng)驗豐富，彼此治療方案有分歧或思路不同，可及時對照勘誤，以提升診療效率。

（四）發(fā)動行政人員運用檔案內(nèi)容

行政人員為醫(yī)院良好運行的道標，在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度下，行政人員僅從旁觀者的角度監(jiān)督、協(xié)調(diào)醫(yī)護人員使用醫(yī)療資源和分配診療任務(wù)，客觀上存在滯后性和誤差性。而通過智能化檔案管理，行政人員可以具前瞻性地開展自身工作，如合理調(diào)配處于使用空檔期的醫(yī)療器械;利用數(shù)據(jù)分析避免院方購入的藥品不足或積壓;按照出診次數(shù)、就診能力及當前病患比例，靈活安排醫(yī)護人員診療任務(wù)和休假時間;監(jiān)督各科室不當使用預(yù)算或浪費行為，如此，行政人員可大大降低醫(yī)院運營成本，有效提高醫(yī)療資源利用率。

三、結(jié)論

醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)智能化是當下醫(yī)院自身發(fā)展需切實完成的要務(wù)，院方需積極對待檔案管理工作，重視檔案管理人員，加大投入資金力度，使得醫(yī)院信息一體化，檔案可視化;發(fā)動醫(yī)護人員和行政人員一主一輔，從專業(yè)和旁觀者的角度完善發(fā)展醫(yī)院檔案，使得智能化檔案管理系統(tǒng)能更有利于醫(yī)院的運行，更高效的為廣大人民群眾服務(wù)。