王慧

【摘要】在當(dāng)前信息化環(huán)境下，人們對檔案信息資源的需求量不斷增加。隨著數(shù)字檔案數(shù)量的不斷增加，再加之移動信息技術(shù)的快速發(fā)展，促進移動終端開始在檔案管理工作中進行應(yīng)用，以此來提高檔案管理的水平，促進檔案信息服務(wù)質(zhì)量的提升。

【關(guān)鍵詞】移動終端;檔案管理;數(shù)字檔案;條件;應(yīng)用

一、移動終端在檔案管理中的優(yōu)勢和面臨的挑戰(zhàn)

在檔案管理工作中通過移動終端，數(shù)據(jù)傳輸更為準(zhǔn)確?？梢岳脪呙瓒S碼的方式來完成數(shù)據(jù)傳輸和處理工作，不僅有效地降低了工作人員的勞動強度，而且有效地保證了數(shù)據(jù)的完整性，確保數(shù)據(jù)在各個環(huán)節(jié)的有效傳輸和共享。應(yīng)用移動終端后，用戶在利用檔案時不受時間和空間的限制，可以在任何時間和任何地點直接訪問檔案管理平臺，提高了檔案利用的便捷性?；谝苿咏K端的檔案管理平臺具有較強的智能性，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速識別和共享，并為客戶提供智能化的檔案服務(wù)。

由于移動終端建立在移動通信基礎(chǔ)之上，會出現(xiàn)通信安全問題，因此對于檔案信息需要采取加密傳輸并嚴(yán)格遵守檔案保密法律法規(guī)，以此來保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全。利用移動終端調(diào)取檔案信息的過程中，利用設(shè)備來對個人身份進行識別，因此需要加強設(shè)備管理工作，可以采用設(shè)備和個人雙重手段，明確移動設(shè)備的管理責(zé)任，以此來提高檔案信息的安全。

二、移動終端在檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案著錄。檔案管理工作中，著錄作為最為基礎(chǔ)性的工作，在檔案文檔管理過程中，不僅業(yè)務(wù)流程較長，而且在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)操作過程中對自主文檔管理具有較強的需求。通過利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，文件從生成時就包含了文件元數(shù)據(jù)的二維碼，在各個業(yè)務(wù)節(jié)點使用時，利用手持識別終端掃描就可以得到完整的檔案數(shù)據(jù)信息。即利用手持識別終端可以實現(xiàn)對檔案文件的批量掃描，生成各種報表，或是使用客戶端工具來導(dǎo)入文檔管理系統(tǒng)，這樣不僅減輕了各環(huán)節(jié)元數(shù)據(jù)處理工作的強度，而且有效規(guī)避了人為失誤影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的情況發(fā)生。

（二）智能組卷和排架。在對檔案組卷和排架時，利用手持識別終端掃描案卷號，并對卷內(nèi)文件進行掃描，系統(tǒng)會自動對掃描到的案卷和文件信息進行關(guān)聯(lián)，自動生成案卷。同時對于掃描到的關(guān)聯(lián)信息導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，能夠自動生成卷內(nèi)目錄和案卷標(biāo)簽。在檔案排架時，通過對檔案架進行分區(qū)，使其形成附帶二維碼的標(biāo)簽信息。檔案上架時，利用手持移動終端掃描架號和架上每一個案卷標(biāo)簽，自動建立檔案案卷與存儲位置的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并對每一個案卷的存放位置進行標(biāo)識。以此形成“檔案+案卷+檔案架”三級樹狀目錄，對每一份檔案的存儲位置進行精確標(biāo)識。

（三）向社會公眾提供公共服務(wù)。檔案作為最重要的憑證，管理的最終目的是為了對其進行利用。檔案部門利用檔案信息來滿足自身或是團體的需求。通過移動終端的遠程異地查檔功能，可以為公眾提供預(yù)約業(yè)務(wù)，對可以開放的檔案按規(guī)定將檔案目錄進行開放，這樣用戶通過移動終端即能夠隨時查詢到自己所需要的檔案案卷，并提出預(yù)約辦理需求。同時檔案管理部門也可以增強移動終端同檔案資源數(shù)據(jù)庫的共享和匹配中的檢索功能，為用戶提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的檢索和查檔服務(wù)。

（四）檔案資源開發(fā)與公布。檔案移動終端以檔案資源的開發(fā)和推送作為其服務(wù)的基礎(chǔ)和支撐，由于移動終端信息傳播途徑所面對的接受者的類型，決定了檔案資源開發(fā)內(nèi)容要具有較好的親民性。特別是近年來檔案數(shù)量劇增，在海量檔案信息中要實現(xiàn)精準(zhǔn)推送，可以充分利用用戶在移動終端上的各類行為信息和地理信息，挖掘其在檔案利用方面的需求，然后利用公眾平臺來實現(xiàn)推送個性化的檔案信息。

（五）庫房監(jiān)控。利用移動終端可以對檔案庫房情況進行全程監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)危害檔案安全的情況：一旦檔案庫房有異常情況發(fā)生時，遠程傳輸監(jiān)控系統(tǒng)報警，通過移動終端對燈光、溫度和濕度的查看，可以及時發(fā)現(xiàn)異常情況并立即進行調(diào)整，快速對案卷進行定位，有效保證庫房內(nèi)檔案信息的安全。

三、結(jié)束語

當(dāng)前國家針對電子文件的安全保管和有效利用加大了信息化建設(shè)，并推進檔案信息的共建共享，因此各地相繼開展了電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作，積極促進了數(shù)字檔案資源安全保障體系的建設(shè)，這就為移動終端在檔案信息管理工作中的應(yīng)用提供了重要的安全保障。同時移動終端技術(shù)取得了蓬勃發(fā)展，移動終端數(shù)量不斷增加，其多元化的特性有利于用戶充分利用碎片化時間來實現(xiàn)對信息的處理，能夠從多角度來展示實物和口述等檔案類型，拉近檔案與公眾之間的距離?？梢哉f移動終端在檔案管理工作中的應(yīng)用已成為未來檔案工作的主要發(fā)展趨勢。

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