朱朝暉 李秭婧 郭惠娟
【摘要】? 業(yè)務(wù)部門報賬均衡性是大型企業(yè)財務(wù)部門特別是財務(wù)共享服務(wù)體系不可回避的一個棘手問題。文章以財務(wù)共享服務(wù)下的甲公司及所屬單位(以下簡稱“甲公司”)2017年全年每天的報賬數(shù)量為研究對象,采用現(xiàn)有指標(biāo)測算分析,在此基礎(chǔ)上修訂了更為適用的指標(biāo)。在實踐應(yīng)用和引導(dǎo)下,報賬均衡性問題得到了顯著改善,取得了明顯的成效。
【關(guān)鍵詞】? 共享服務(wù);報賬均衡性;指標(biāo)研究
【中圖分類】? F275? 【文獻標(biāo)識碼】? A? 【文章編】? 1002-5812(2019)09-0100-02
一、報賬均衡性現(xiàn)狀
業(yè)務(wù)部門報賬均衡性問題是財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)部門經(jīng)常面臨的一個問題。業(yè)務(wù)部門報賬通常具有集中度高、數(shù)量多的特點,一旦報賬數(shù)量過于集中,必然會極大地影響到財務(wù)共享服務(wù)中的工作效率,對財務(wù)部門來說,集中性大量報賬造成財務(wù)人員的工作節(jié)奏混亂,工作質(zhì)量下降,工作量安排不均衡,工作時效性等受到很大的影響。對業(yè)務(wù)部門而言,集中性大量報賬容易造成報賬單據(jù)質(zhì)量的下降,報賬單據(jù)退回率較高,業(yè)務(wù)部門需要多次修改,長此以往會導(dǎo)致財務(wù)部門服務(wù)滿意度下降,容易引發(fā)部門之間的矛盾。
甲公司開展財務(wù)共享服務(wù)后,所屬各單位報賬全部集中到財務(wù)共享服務(wù)中心進行財務(wù)審核、會計核算與資金支付。各單位將報賬全部集中在月末,業(yè)務(wù)部門集中報賬影響更加突出,財務(wù)共享服務(wù)中心人員工作量分配嚴(yán)重失衡。以甲公司2017年10月份報賬總數(shù)量為例:甲公司各單位10月份報賬8 497筆,其中24—31日報賬4 908筆,占全月總報賬數(shù)量的58%。甲公司本部10月份報賬1 169筆,其中24—31日報賬903筆,占全月報賬數(shù)量的77%。其他單位、其他月份也大體如此。見圖1。
二、報賬均衡指標(biāo)評價分析
甲公司2017年采用了成本報賬進度指標(biāo)評價業(yè)務(wù)量均衡性,在實際使用中取得了一些成效,但是在應(yīng)用過程中弊端也較多。2018年初甲公司對報賬均衡性問題進行了深入研究,確定了新的“修正單位標(biāo)準(zhǔn)差”指標(biāo),報賬均衡性得到了有效評價。
(一)成本報賬進度指標(biāo)評價均衡性執(zhí)行情況
甲公司在2017年使用了成本報賬進度指標(biāo),該指標(biāo)的設(shè)計思想是通過控制上半月的報賬數(shù)量占全月比重,來評價全月的報賬均衡性。具體計算為:成本報賬進度=(上半月成本費用報賬完成筆數(shù)/全月成本費用總報賬完成筆數(shù))×100%
具體評價方法見表1。
2017年使用了成本報賬進度指標(biāo)后,業(yè)務(wù)部門逐漸將報賬集中到月度中上旬。盡管未能從根本上解決報賬均衡性的問題,但是這一指標(biāo)的應(yīng)用給財務(wù)部門留下了處理業(yè)務(wù)的時間,一定程度上緩解了財務(wù)工作的壓力,有利于提高財務(wù)核算的正確率。采用成本報賬進度指標(biāo)后,業(yè)務(wù)部門報賬基本都在每月中上旬。以甲公司2017年10月份成本報賬和工程報賬的報賬總數(shù)量為例,2017年10月份報賬6 174筆,其中1—15日報賬4 463筆,占全月報賬總數(shù)量的72%。但該指標(biāo)在應(yīng)用過程中存在三方面問題,一是該指標(biāo)并不能從根本上解決業(yè)務(wù)部門均衡報賬的問題,只是將原月底集中報賬轉(zhuǎn)變?yōu)樵轮猩涎袌筚~。二是該指標(biāo)考核時存在缺陷和漏洞,如果在一個月的前13天都沒有報賬,在14—15日完成全月大部分報賬,該單位考核排名也是靠前的,人為操控空間較大。三是財務(wù)人員工作量分配仍然是個問題,月度中上旬的工作量特別多,但是月度下旬的工作量較少,工作量仍然不均衡。
(二)改進后的修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)評價均衡性
基于以上存在的問題,甲公司采用了修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo),有效地評價業(yè)務(wù)均衡性。
評價各單位報賬進度均衡性的指標(biāo)名稱為“報賬均衡性評價指標(biāo)”,其計算公式為:[σ=i=1N(xi-μ)2]/M。其中:Xi為每日的報賬數(shù)量;μ為當(dāng)月報賬的平均數(shù)量,即每月總報賬數(shù)量與日歷天數(shù)的商;N為當(dāng)月總天數(shù);M為當(dāng)月報賬總數(shù)量。報賬均衡性指標(biāo)值σ值越高,代表報賬進度分布越不均勻。
1.“修正單位標(biāo)準(zhǔn)差”指標(biāo)的具體推導(dǎo)過程如下:
(1)方差指標(biāo)。方差是衡量一組數(shù)據(jù)波動性的重要指標(biāo),如果采用方差來評價報賬的均衡性,會受到報賬數(shù)量基數(shù)的影響,報賬數(shù)量多的單位方差比較大,報賬數(shù)量少的單位方差比較小。例如,甲公司本部2017年10月份報賬452筆,方差為567,甲公司所屬的科學(xué)院2017年10月報賬227筆,方差為196。甲公司本部和甲公司科學(xué)院報賬的情況基本一致,大部分報賬都是在月度中上旬完成。由于兩個單位報賬總數(shù)量相差較大,導(dǎo)致方差值差異隨之變大,不具可比性。因此,方差不適用。
(2)標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)。繼續(xù)使用前述案例,采用標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)進行分析。甲公司本部2017年10月份標(biāo)準(zhǔn)差為24,甲公司科學(xué)院2017年10月份標(biāo)準(zhǔn)差為14。標(biāo)準(zhǔn)差存在的問題與方差的問題是相同的。因此,標(biāo)準(zhǔn)差也不適用。見圖2、圖3。
(3)單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)。由于衡量的是報賬數(shù)量的均衡性,考慮將標(biāo)準(zhǔn)差平均分攤到每一個單據(jù)上,得出單位標(biāo)準(zhǔn)差,即保障均衡性=均方差/報賬單據(jù)總量。甲公司本部、科學(xué)院2017年10月份單位標(biāo)準(zhǔn)差分別為0.05、0.06,單位標(biāo)準(zhǔn)差基本可以有效地衡量報賬均衡性。但是,通過進一步驗證極值時發(fā)現(xiàn),單位標(biāo)準(zhǔn)差也存在缺陷。假設(shè),甲公司本部10月和11月只在1日報賬了1筆,計算得出10月、11月單位標(biāo)準(zhǔn)差分別為0.179、0.183,單位標(biāo)準(zhǔn)差并不一致,主要原因是每月的天數(shù)不一致。
(4)修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)。為解決每月天數(shù)的影響,將單位標(biāo)準(zhǔn)差進行修訂,即修正單位標(biāo)準(zhǔn)差=[i=1N(xi-μ)2]/M。按照10月份業(yè)務(wù)量計算得出甲公司本部修正單位標(biāo)準(zhǔn)差為0.29,甲公司科學(xué)院修正單位標(biāo)準(zhǔn)差為0.34。按照前述假設(shè),甲公司本部在10月、11月同在1日報賬1筆,即將全月的報賬在一天全部報賬完畢,計算得出修正單位標(biāo)準(zhǔn)差同為1。再假設(shè),倘若每天的報賬數(shù)量均一致,無論每天報賬數(shù)量是何值,修正單位標(biāo)準(zhǔn)差的值為0。因此,修正單位標(biāo)準(zhǔn)差不僅排除了天數(shù)的干擾,同時也排除了每天報賬數(shù)量同倍變動時的影響。
2.指標(biāo)評分規(guī)則。修正標(biāo)準(zhǔn)差值的范圍始終在0—1之間。修正標(biāo)準(zhǔn)差越接近1,說明報賬越不均衡,修正標(biāo)準(zhǔn)差越接近0,說明報賬是均衡的??紤]實際工作中,如果一個單位一個月報賬量在10筆及以下時,對于財務(wù)人員工作量影響并不大,故實際評價時月度報賬10筆及以下的單位不予考慮。月度報賬數(shù)量在10筆以上時,該指標(biāo)采用五分位法進行打分,具體打分規(guī)則如表2所示。
3.修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)的實際驗證。甲公司在2018年嘗試性使用了修正單位標(biāo)準(zhǔn)差進行評價,取得了較為滿意的結(jié)果。甲公司本部3月份每天(除周六、周日)都在發(fā)生報賬,并且整月來看,每天的報賬數(shù)量能夠保持均衡,且月底最后兩天基本沒有報賬,其他單位基本與本部情況相一致。此外,甲公司本部3月份按照成本報賬進度指標(biāo)值為0.50,使用成本進度指標(biāo)考核時屬于D級;采取修正標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)值為0.15,屬于A級,評價更為合理、科學(xué),并且更加符合工作要求。
三、結(jié)論
甲公司修正單位標(biāo)準(zhǔn)差指標(biāo)自2018年1月份開始評價后,有效解決了財務(wù)共享服務(wù)體系下業(yè)務(wù)報銷均衡的問題。一是對業(yè)務(wù)部門而言,該指標(biāo)能夠有效地引導(dǎo)業(yè)務(wù)報賬人員養(yǎng)成日常及時報賬的良好習(xí)慣。二是對財務(wù)部門而言,從根本上改變了財務(wù)人員被動處理業(yè)務(wù)的局面,工作質(zhì)量有了很大提升,時效性逐漸提高,有效促進了業(yè)財融合。
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