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        加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

        2019-06-03 04:14:38姜蔚
        速讀·下旬 2019年5期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)事業(yè)單位

        姜蔚

        摘? 要:我國的高技術(shù)人才主要集中在各類事業(yè)單位,隨著國家深化事業(yè)單位體制改革,逐步打破了以往的傳統(tǒng)人事管理方式,建立了新型、現(xiàn)代化的人事管理模式,與之配套的人事檔案必須加強(qiáng)信息化建設(shè)以適應(yīng)此種模式。基于此,本文對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題進(jìn)行分析并提出了相應(yīng)解決建議。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;信息化建設(shè)

        事業(yè)單位作為我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的特殊產(chǎn)物,一直承擔(dān)著提供社會公益服務(wù)的重要職能,在社會主義建設(shè)和改革開放中起著巨大作用。十八大以來,國家不斷深化對事業(yè)單位體制機(jī)制改革,其中也包括事業(yè)單位人事管理改革,人事檔案管理工作作為事業(yè)單位人事管理的重要核心工作,也對其提出了更高的改革要求。

        1目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理的主要問題

        1.1領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不重視

        許多事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人將主要精力放在業(yè)務(wù)工作和管理工作中,認(rèn)為人事檔案管理工作只是人力資源部門一個很簡單的日常工作,沒有意識到人事檔案高效、有序的管理對業(yè)務(wù)工作帶來的幫助。

        1.2專業(yè)的檔案管理人員數(shù)量和工作能力嚴(yán)重不足

        一些事業(yè)單位沒有專職的人事檔案管理人員,往往由人力資源部門的工作人員兼職保管,有些事業(yè)單位的人事檔案管理人員并非專業(yè)出身,導(dǎo)致工作能力不足,無法按照專業(yè)的檔案管理要求對檔案進(jìn)行接收檢查、登記造冊、保存保管并按照規(guī)定借閱使用。這就容易導(dǎo)致檔案錄入登記錯誤,目錄與實(shí)際檔案不符等現(xiàn)象。甚至有些人事檔案管理人員利用自身能夠接觸人事檔案的便利條件,作出一些調(diào)換修改檔案內(nèi)容的違法犯罪行為。一個機(jī)關(guān)事業(yè)單位人數(shù)眾多,面對如此數(shù)量龐大的人事檔案資料,如果不采用科學(xué)高效的管理方式,也容易出現(xiàn)檔案丟失或混亂的情況,給使用檔案帶來很大的問題。

        1.3無法高效利用檔案

        因?yàn)槟壳暗娜耸聶n案管理僅停留在最低級的保管、保存階段,無法充分發(fā)揮人事檔案的信息優(yōu)勢,只能被動的由相關(guān)人員前來調(diào)閱,提供的信息也只是工作經(jīng)歷、獎懲經(jīng)歷等最基本、最表面的信息,沒有為人事部門考察、培養(yǎng)人才起到有效的參謀作用。

        1.4檔案材質(zhì)以紙質(zhì)材料為主

        在信息化如此發(fā)達(dá)的今天,許多的事業(yè)單位人事檔案的保存模式仍是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料,沒有信息化管理系統(tǒng),沒有電子化檔案和數(shù)據(jù)庫。有些事業(yè)單位人員數(shù)量眾多,僅人事檔案保存都需要占用大量的空間,日常的查閱、使用非常麻煩,檔案管理人員勞動強(qiáng)度大,而且紙質(zhì)檔案保存受環(huán)境影響很大,溫度、濕度、光照等都會對紙張的長期存放造成損害,為保證檔案安全,需要投入大量資金購置檔案柜,對檔案室進(jìn)行恒溫恒濕、消防通風(fēng)的改造。

        1.5信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入不足

        事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢原因很多,但其中一項(xiàng)重要原因是信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入不足,沒有足夠的資金投入作保證,一些單位的人事檔案管理部門甚至連最基本的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)都沒有配備,嚴(yán)重影響了人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。

        1.6沒有統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

        國家或行業(yè)部門沒有出臺統(tǒng)一的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn),一些單位只是根據(jù)自身需求,制作方便自己管理使用的人事檔案數(shù)據(jù)庫,各單位之間無法實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和共享數(shù)據(jù)庫,導(dǎo)致了檔案信息化只是將儲存媒介從紙質(zhì)轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)中,無法真正發(fā)揮數(shù)據(jù)信息化方便、快捷、高效的優(yōu)勢。

        2針對事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的建議

        事業(yè)單位改革是國家深化改革的重要組成部分,而人事制度改革又是事業(yè)單位改革的重要組成部分。為了保證人事制度改革的順利進(jìn)行,主管部門在人事管理的各個環(huán)節(jié)包括檔案管理都要有創(chuàng)新、有突破。因此建議從以下幾個方面進(jìn)行突破,建立一個數(shù)據(jù)完備、使用便捷、安全可靠的人事檔案信息管理系統(tǒng)。

        2.1從制度上明確人事檔案管理要求

        單位要建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度,按照檔案管理的全流程,明確工作步驟,通過建立制度,明確人事檔案的初期審查、檔案接收、檔案錄入、檔案保存保管、檔案借閱使用、檔案保密、違規(guī)處理等全流程的管理要求,加強(qiáng)制度的執(zhí)行檢查,防止發(fā)生違反檔案管理要求的行為。要對相關(guān)人員進(jìn)行檔案制度管理教育培訓(xùn),提高服務(wù)意識。同時明確檔案查閱的權(quán)限和審批流程,保證檔案管理的機(jī)密性和使用的靈活性。

        2.2配備專業(yè)的人事檔案管理人才

        人事檔案管理是非??茖W(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊豁?xiàng)工作,需要專業(yè)的人才才能勝任,事業(yè)單位特別是單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作,不能僅將其視為普通的事務(wù)性工作,要安排有相應(yīng)能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理,如有條件應(yīng)配備專職人事檔案管理員。注重對人才的培養(yǎng)建設(shè),采取業(yè)務(wù)交流、外部培訓(xùn)等多種方式提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

        2.3發(fā)揮人事檔案的作用,為選人、用人提供幫助

        人事檔案管理部門不能僅滿足于做檔案文件的保管者,要根據(jù)單位工作性質(zhì)和特點(diǎn),結(jié)合人事信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮人事檔案管理的信息優(yōu)勢,為人員職稱管理、工資管理、調(diào)動管理等及時準(zhǔn)確的提供信息。

        2.4加大人事檔案信息化建設(shè)資金投入

        資金保障是人事檔案信息化建設(shè)最基本的保障,單位領(lǐng)導(dǎo)要改變以往觀念,重視人事檔案管理工作,加大資金支持力度,配備必須的軟硬件,有條件的可以建立人事檔案局域網(wǎng),既可以實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案查閱的便利性,又能保證檔案管理的安全和機(jī)密。

        2.5加強(qiáng)人事檔案管理的保密工作

        信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的發(fā)展,大大提高了人們使用、查找檔案的效率,但同時也帶來了安全和保密工作的挑戰(zhàn),在我國目前的人才管理制度下,人事檔案是評價人才、管理人才的重要材料,一旦檔案數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊,將產(chǎn)生嚴(yán)重影響,因此必須高度重視其保密和安全工作,請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員定期檢查維護(hù)數(shù)據(jù)儲存設(shè)備,保證檔案的安全保管。

        3結(jié)束語

        隨著國家對事業(yè)單位體制機(jī)制改革的逐漸深入,人事檔案管理工作面臨許多新的壓力,承受著許多著新的考驗(yàn),而信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、人員能力素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、頂層設(shè)計(jì)缺乏更是嚴(yán)重影響著事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平的提升。正因如此,事業(yè)單位及主管部門更應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、加大投入、注重人才培養(yǎng),不斷提高人事檔案信息化管理水平,為深化事業(yè)單位改革打好基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]安婧宣.事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,7(14):61-61.

        [2]邊秀春.行政事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].當(dāng)代旅游,2018,4(9):38-38.

        [3]鄭曉慶.信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理研究[J].四川檔案,2018,3(3):41-41.

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