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        信息化時代行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設分析

        2019-06-03 04:00:14肖東云
        財經(jīng)界·下旬刊 2019年4期
        關鍵詞:行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化

        肖東云

        摘 要:內(nèi)部控制必須貫穿于整個組織的運營的全過程中,只有打破信息孤島,開展事前、事中、事后全過程、全方位的內(nèi)部控制,才能夠充分發(fā)揮出內(nèi)部控制的功效,作為以提供社會公共服務為目標的社會服務組織,行政事業(yè)都采取的內(nèi)部控制,是確保單位運營合乎法律法規(guī),國有資產(chǎn)安全完整的重要措施,嵌入信息技術化的內(nèi)部控制,更可以有效發(fā)揮內(nèi)部控制的實效性、科學性,基于以上背景,本文針對信息化時代下的行政事業(yè)單位內(nèi)控建設進行深入分析。

        關鍵詞:行政事業(yè)單位? 信息化? 內(nèi)部控制

        在新時期下,社會經(jīng)濟飛速發(fā)展,內(nèi)部控制也需要隨著時代的步伐不斷的完善和改進,逐漸走向信息化,多元化的發(fā)展路線。信息化時代給行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來了更大難度和壓力,所以必須將信息化充分嵌入到單位內(nèi)部控制建設中,進一步提升單位內(nèi)控的科學性、實效性,才能確保單位在經(jīng)營過程中緊跟時代步伐,讓行政事業(yè)單位實現(xiàn)健康、可持續(xù)發(fā)展。

        一、內(nèi)控信息化背景概述

        2012年,國務院、財政部出臺《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(以下簡稱“規(guī)范”),并于2014年1月1日開始正式在我國行政事業(yè)單位施行,《規(guī)范》第18條明確提出:行政事業(yè)單位在運行過程中,要充分使用現(xiàn)代信息化手段,進一步提升單位內(nèi)部控制的及時性、有效性以及科學性。自此,我國行政事業(yè)單位進入了新的內(nèi)控時期,當前,在各行政事業(yè)單位不斷強化自身管理水平的背景下,內(nèi)控制度、機制在不同的程度上有所體現(xiàn),但是仍有一大部分行政事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制管理期間缺少信息化工具和手段的支撐,雖然基于內(nèi)部控制使得這些行政事業(yè)單位的管理水平都進一步得到提升,但未實現(xiàn)國家對行政事業(yè)單位提出的發(fā)展要求,建設信息化內(nèi)控,不僅控制水平落后于其他單位,同時單位無法有效滿足全社會的信息化發(fā)展腳步,面對市場日益復雜、競爭激烈的外部環(huán)境,行政事業(yè)單位的財務管理、資產(chǎn)管理等各個環(huán)節(jié)都將面對更大的壓力,在數(shù)據(jù)無法銜接、管理環(huán)節(jié)互相脫節(jié)、信息孤島現(xiàn)象嚴重的內(nèi)控環(huán)境下,未采用信息化手段的行政事業(yè)單位,必將在未來的發(fā)展中面臨更多的風險。

        二、未采取信息化手段行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設現(xiàn)狀

        經(jīng)過調(diào)查,目前大量未采取信息化手段開展內(nèi)部控制的行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制建設過程中存在如下問題:首先是固定資產(chǎn)使用效率十分低下,很多行政事業(yè)單位都存在重購置、輕管理的現(xiàn)象,甚至有一部分單位忽略了固定資產(chǎn)明細管理,并且對于單位經(jīng)費在收支,核算方面都未能實現(xiàn)精細化管理;二是信息孤島問題嚴重,雖然很多行政事業(yè)單位都嚴格建立了內(nèi)部控制制度,但是在執(zhí)行階段,各部門各自為政,內(nèi)部信息缺少溝通,不利于內(nèi)部控制的整體化管理;三是目前未采用信息化手段的行政事業(yè)單位,其內(nèi)部控制都呈現(xiàn)出嚴重的滯后性,無法同時實施跟蹤管理,多數(shù)事項都是在事后開展內(nèi)部控制,降低了內(nèi)部控制的效率。

        三、行政事業(yè)單位信息化時代內(nèi)部控制建設策略

        (一)構建信息化內(nèi)部控制平臺

        在行政事業(yè)單位開展內(nèi)控階段,要積極將內(nèi)控部控制體系、機制結合現(xiàn)代信息化技術,建立內(nèi)部控制管理平臺,利用信息化技術手段來控制單位所開展經(jīng)濟活動的關鍵點、風險點,讓內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)常態(tài)化、程序化,利用信息化系統(tǒng)的“只認程序、不認人情”特點,有效規(guī)避單位經(jīng)營階段、開展內(nèi)控階段的道德風險以及“人情管理模式”形成“固化管理”的趨勢,基于內(nèi)控信息化平臺建立風險預警規(guī)則、內(nèi)控規(guī)則、業(yè)務數(shù)據(jù)三位一體共享管理機制,為行政事業(yè)單位開展的內(nèi)部控制建設提供基礎性的應用支撐,真正有效落實內(nèi)控制度。

        (二)構建風險管控與業(yè)務管控平臺

        行政事業(yè)單位在結合內(nèi)部控制建設與信息化技術期間,應該構建風險管控和業(yè)務管控平臺,在應對風險管控方面,單位應利用信息化采取業(yè)務檢測、指標監(jiān)控、訪問監(jiān)控的管理手段,實施單位運營階段的業(yè)務數(shù)據(jù)傳遞,行政事業(yè)單位管理者可以基于信息化內(nèi)部控制平臺,對業(yè)務流程、控制節(jié)點進行全方位的實時監(jiān)控,同時,行政事業(yè)單位應基于信息化內(nèi)部控制平臺,構建完善的部門監(jiān)控策略,以動態(tài)的形式對各部門,各業(yè)務環(huán)節(jié)開展監(jiān)控,并充分基于管理職責、管理權限設置職能預警機制,為單位管理者提供多樣化的預警模式,以便于讓行政事業(yè)單位的管理者能夠?qū)崟r了解風險監(jiān)控的狀態(tài)以及單位運營階段存在的風險隱患,采取信息化全程跟蹤處理模式,有效降低風險對單位運營帶來的影響,提升各類風險的防控能力。在業(yè)務管理層面,行政事業(yè)單位需要基于信息化內(nèi)部控制平臺,相繼建設采購管理、預算管理、合同、資產(chǎn)管理、項目管理等一系列與內(nèi)部控制相對應的功能模塊,將預算管理作為主線,以資金管理為核心,形成常態(tài)化、動態(tài)化的內(nèi)控管理機制。

        (三)建設內(nèi)部監(jiān)督評價系統(tǒng)與數(shù)據(jù)交換平臺

        基于信息化內(nèi)部控制平臺,行政事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制期間應當建立內(nèi)控監(jiān)督評價系統(tǒng),實現(xiàn)對單位各個部門、各業(yè)務環(huán)節(jié)的導航式、可視化的內(nèi)部評價KPI監(jiān)督,在系統(tǒng)中預制內(nèi)部控制評價監(jiān)督指標,以行政事業(yè)單位內(nèi)部控制需求制定指標內(nèi)容,并基于信息化自動分析指標的特性,智能化形成分類數(shù)據(jù),并自動提取關鍵信息,生成數(shù)據(jù)報表和圖形,讓單位管理者可以清晰了解單位開展內(nèi)部控制的實際效果,并可以將其作為內(nèi)部控制制度建設的主要依據(jù)。與此同時,良好的數(shù)據(jù)交換可以有效打破信息孤島現(xiàn)象,行政事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制信息化建設階段,由于部門間的信息化嵌入時間有所差異,并且基礎應用有所不同,軟件系統(tǒng)不統(tǒng)一,容易促進信息孤島現(xiàn)象的發(fā)展,會很大程度阻礙內(nèi)部控制管理的執(zhí)行以及監(jiān)管的效果,行政事業(yè)單位應積極建立單位信息化數(shù)據(jù)交換平臺,在平臺上建設統(tǒng)一財務數(shù)據(jù)中線,進一步提升數(shù)據(jù)利用率,在建設數(shù)據(jù)交換平臺期間,可依托當下市面上先進的數(shù)據(jù)管理引擎(軟件),例如一些政府部門就基于‘久其財務數(shù)據(jù)引擎,建立了數(shù)據(jù)交換共享平臺,利用取數(shù)和透視引擎,建立主管部門以下級事業(yè)單位、政府相關部門的數(shù)據(jù)傳輸紐帶,進一步整合了業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù),為行政事業(yè)單位以及上級政府部門提供了高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析結果和快速的數(shù)據(jù)流通環(huán)境,使重大決策有了更好的依據(jù)。

        (四)依托信息化手段讓財務報表更透明

        定期查看財務報表,是行政事業(yè)單位管理者明確單位財務狀況的重要手段,行政事業(yè)單位的每一份財務報表,都必嚴格遵循相關法律法規(guī)進行編制,為了有效規(guī)避人工操作造成的財務報表差錯,行政事業(yè)單位應該充分運用信息化技術來生成財務報表,不僅可以節(jié)省時間,更加節(jié)省了人力,降低了財務報表生成的復雜程度,讓管理者更加容易地了解到單位的財務狀況,確保行政事業(yè)單位的財務報表透明化,還可以有效杜絕財務報表暗箱操作問題,大大增加財務報表的真實性。

        四、結束語

        本文針對行政事業(yè)單位的信息化內(nèi)部控制建設做出深入分析,在研究未采用信息化手段的行政事業(yè)單位內(nèi)控建設存在問題的基礎上,提出了構建信息化內(nèi)控平臺度,構建風險管控與業(yè)務管控平臺、建設內(nèi)部監(jiān)督評價系統(tǒng)與數(shù)據(jù)交換平臺,并依托信息化手段讓財務報表透明的一系列信息化手段策略,進一步提升單位內(nèi)部控制的效率,不斷提高管理水平。

        參考文獻:

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