楊金香

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)朝著信息化發(fā)展。文章主要對信息時代下檔案管理工作展開分析和探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；管理創(chuàng)新；檔案信息

在信息化時代背景下，機關(guān)單位每天都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，如何高效合理地利用這些數(shù)據(jù)，這就需要檔案部門做到高效檔案管理工作。在實施信息化建設(shè)背景下，文件與檔案管理受到了重視?，F(xiàn)階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，做到檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內(nèi)容到形式、從軟件到硬件等等，各個方面都需要做出相應(yīng)的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質(zhì)形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質(zhì)的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關(guān)部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質(zhì)形式的檔案，還包括大量數(shù)字化形式的檔案，并且，為了實現(xiàn)檔案工作的信息化，還需要將紙質(zhì)形式的檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發(fā)生了變化。不難發(fā)現(xiàn)，以往檔案工作的思維和方式，已經(jīng)難以完全適應(yīng)信息化形式下的檔案工作?？梢哉f，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，信息化手段的應(yīng)用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應(yīng)用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創(chuàng)新技術(shù)，以更好地做好檔案管理與服務(wù)工作。

二、當前檔案管理存在的問題

（一）思想觀念較為陳舊，對檔案管理不夠重視

雖然檔案管理在社會和企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，但是人們對檔案管理的重要性依然缺乏認知，并且沒有對檔案管理工作加以重視。目前看來，大部分忽視了檔案管理建設(shè)，缺少一定的檔案管理意識，思想觀念較為陳舊，沒有真正認識到信息資源開發(fā)和應(yīng)用的重要性。因此，現(xiàn)階段的檔案管理工作依然是一種你查我找的效率極低的狀態(tài)，而且，一些有利用價值的珍貴檔案也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用，造成了信息資源浪費的問題。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施無法滿足檔案信息化建設(shè)的需要

信息化基礎(chǔ)設(shè)施是進行檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，為了促進我國檔案管理水平的不斷提高，就要不斷提升信息化基礎(chǔ)設(shè)施的技術(shù)水平。但目前我國檔案管理部門的信息化設(shè)施不夠完善，在信息化配置上無法滿足各種建設(shè)的需求，對信息化建設(shè)水平產(chǎn)生了很大的阻礙因素。另外部分檔案管理部門配置的信息化設(shè)施不符合本單位建設(shè)實際，設(shè)施的運維成本比較高，單位無法承擔這部分費用，最終影響了信息化建設(shè)水平的提高。

（三）管理方法過時

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統(tǒng)方法進行管理，檔案信息主要依靠紙質(zhì)文件記錄，但在這個數(shù)據(jù)快速增長的時代，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，主要依靠紙質(zhì)文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數(shù)據(jù)不完整，單位的長久發(fā)展會受到影響。同時，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調(diào)用，導致出現(xiàn)形式化、單一化的錄入數(shù)據(jù)方式。

三、信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）重視檔案管理信息化

檔案管理信息化是十分必要的，相關(guān)的部門必須重視檔案管理信息化建設(shè)，努力宣傳檔案管理信息化建設(shè)，并鼓勵更多的人對檔案進行信息化管理，推動檔案管理信息化進程。

（二）提高基礎(chǔ)設(shè)施的水平

基礎(chǔ)設(shè)施的水平對信息化建設(shè)有著重大的影響，目前我國檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施水平無法滿足信息化建設(shè)的需求。要綜合考慮我國檔案信息化建設(shè)的重點，采用合適的基礎(chǔ)設(shè)施開展信息化建設(shè)。完善各類基礎(chǔ)設(shè)施以及輔助設(shè)施的建設(shè)，保證這些設(shè)施的作用能夠得到充分發(fā)揮和利用。

（三）實現(xiàn)技術(shù)水平的創(chuàng)新

從技術(shù)上創(chuàng)新，了解我國檔案管理工作在世界所處的地位水平，注重參與國際檔案信息交流，取人之長，補己之短，注重引進先進技術(shù)，應(yīng)用在檔案管理中。如對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，實現(xiàn)簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位，以便于保管、保護和統(tǒng)計；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο竺撾x實體，開展深層次加工、貯存，實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)絡(luò)傳輸。

（四）健全檔案管理與服務(wù)隊伍

培養(yǎng)適應(yīng)信息化時代的工作人員，建立健全檔案工作隊伍，是創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)工作中不可忽視的重要內(nèi)容。例如，完善原有檔案工作人員的職業(yè)培訓制度，使他們充分認識信息化條件下，檔案工作面臨的變化，提高他們的信息技術(shù)素養(yǎng)，以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理和服務(wù)工作；健全檔案工作隊伍，配備具有較高信息技術(shù)水平的工作人員，為檔案工作中軟、硬件設(shè)備的更新，以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全等工作，提供必要的人才支持。

（五）改變工作人員對數(shù)據(jù)管理的看法

數(shù)據(jù)錄入是一份十分重要的工作，它關(guān)系著企業(yè)今后的發(fā)展壯大。我們應(yīng)當改變目前同事對其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡單的、重復性的工作。通過召開會議、開員工聚會等方法讓其他部門接觸到檔案管理部門并了解到其重要性。領(lǐng)導重視檔案管理工作，檔案管理人員也開始重視其工作，其他部門與檔案管理部門良好合作，工作效率提高，進入可持續(xù)發(fā)展狀態(tài)。

（六）促進檔案網(wǎng)站水平的提高

整合檔案信息，并以網(wǎng)絡(luò)為平臺建設(shè)科學完善的檔案網(wǎng)站是我國進行檔案信息化建設(shè)的重要措施。檔案部門要提高對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重視程度，根據(jù)本單位檔案管理情況建設(shè)檔案網(wǎng)站，定時更新網(wǎng)站信息，多發(fā)布與群眾生活、工作密切相關(guān)的信息，同時及時更新檔案網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)容，多推廣、宣傳檔案信息的重要性，讓廣大群眾充分了解檔案，以提高檔案網(wǎng)站的水平。另外，網(wǎng)站建設(shè)完成后，還要進行綜合管理，及時解決網(wǎng)站建設(shè)中存在的各種問題，做好網(wǎng)絡(luò)防護工作，防止不良人員的侵入，更好地提升檔案信息的利用率。

（七）完善服務(wù)機制

在高速信息化的時代，信息的傳播速度極快，所含的信息量巨大，一個單位可能無法兼顧所有方面。這就要求不同的單位在檔案管理方面積極合作，可以開設(shè)大型的檔案管理體系，共同使用，共享信息，分工合作，實現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享。這有利于完善檔案管理的服務(wù)機制，擴展了空間范圍。通過檔案管理平臺的建立，人民群眾可以自由學習檔案管理知識，促進檔案管理的普及。有利于促進檔案管理行業(yè)的人才培養(yǎng)，實現(xiàn)良性循環(huán)，改變新型檔案管理人才缺乏的局面。這不僅有利于擴展人民群眾的視野，豐富活動種類，提高素質(zhì)，促進全面發(fā)展。還能激勵檔案管理人員積極進行學習，相互競爭交流，增強競爭力。有利于傳播先進的檔案管理技術(shù)，集思廣益，促進檔案管理體系的完善與進步，讓檔案管理者積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在時代發(fā)展中充實自我，更好地完成本職工作。

四、結(jié)語

總而言之，檔案是一個社會重要的信息資源，要充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，需要綜合考慮我國檔案建設(shè)存在的問題，并采取積極的措施解決這些問題。檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性的工作，要協(xié)調(diào)處理各個方面的關(guān)系，爭取得到政府部門以及廣大群眾的重視，在得到充分的支持后，借助先進的信息化設(shè)施提高信息化建設(shè)水平。

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