摘 要：在如今社會不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足人們對于檔案管理的需求。所以，亟需對城建紙質(zhì)檔案和電子檔案開展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的相關(guān)舉措，以供管理人員參考。

關(guān)鍵詞：城建紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理；必然性

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.13.214

電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在新形勢發(fā)展中取得了很好的成績，而城建管理檔案更是因為其無與倫比的重要性得到了越來越多人的關(guān)注。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動下，怎么把電子和紙質(zhì)檔案開展合理的檔案并行管理舉措已經(jīng)變成了目前人們亟待處理的一個問題。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

在二十一世紀(jì)中，電子檔案與紙質(zhì)檔案均有著自身的優(yōu)點，兩者都很重要。在造紙術(shù)發(fā)明以后，紙質(zhì)檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運用，和電子檔案比較，紙質(zhì)檔案具備了載體的依附性。檔案的出現(xiàn)屬于社會現(xiàn)象，其通過固定的物質(zhì)形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質(zhì)檔案客觀記錄了過去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。長時間以來，檔案界始終使用紙質(zhì)檔案，對于電子檔案運用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優(yōu)點，可是因為其本身有著不能攻克的缺陷，對檔案穩(wěn)定性與可靠性的影響較大，所以需要及時處理該問題。

紙質(zhì)檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優(yōu)勢不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據(jù)性與持續(xù)性以前，還是需要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理?；诩堎|(zhì)檔案和電子檔案各自的特征，根據(jù)現(xiàn)階段城建檔案管理實況看來，還需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案開展并行管理，此乃社會發(fā)展的必然趨勢。

2 城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措

（1）改善基礎(chǔ)檔案管理體制，創(chuàng)建紙質(zhì)檔案與電子檔案通道。目前，城建檔案管理機制使用頻率較高的是傳統(tǒng)檔案管理機制，這種情況導(dǎo)致檔案管理工作無法順利進(jìn)行。為了有效改善該情況，應(yīng)當(dāng)從檔案管理體制上進(jìn)行合理的調(diào)節(jié)。在現(xiàn)實的檔案管理機制內(nèi)容里面，需要健全的是：基礎(chǔ)統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)與信息儲存標(biāo)準(zhǔn)、計算機數(shù)據(jù)庫管理等。由于在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，電子檔案管理自身有著很多的不足，所以在現(xiàn)實使用的時候，電子檔案的明確性與真實性統(tǒng)統(tǒng)需要在對應(yīng)的體制中顯示出來。再者，應(yīng)當(dāng)建立電子與紙質(zhì)檔案通道，把電子與紙質(zhì)檔案通過文本的形式儲存于光盤上。接著借助軟件與數(shù)據(jù)庫索引把電子檔案和紙質(zhì)檔案相融合，達(dá)到檔案自動管理與檢索的目的。對庫存紙質(zhì)檔案，需要把利用率較高的檔案變成電子檔案，有利于用戶使用。

（2）創(chuàng)建新的檔案管理模式，同步歸檔紙質(zhì)和電子檔案同一內(nèi)容。在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的時代背景下，城建檔案管理應(yīng)緊跟時代發(fā)展的角度，對檔案管理進(jìn)行有效創(chuàng)新及吸收，主動制定出全新的電子檔案管理體系，與此同時把紙張當(dāng)成基本載體，檔案管理模式可進(jìn)行長時間的累積持續(xù)拓展。相關(guān)工作人員在對管理方式進(jìn)行優(yōu)化的時候，大部分管理步驟均可以通過合理使用計算機來展開管理工作，打個比方，整理電子檔案，只需要采用計算機就可以進(jìn)行有效分檔了，這樣做無需轉(zhuǎn)移文件載體。在現(xiàn)實管理內(nèi)容方面，電子檔案同樣需要構(gòu)成較好的規(guī)律，同時開展各個方面的文件組合工作，從而健全電子檔案。其次，電子檔案因為其本身的不足，對應(yīng)的法律效力也未能明確，雖一些地方制定了電子檔案制度，可是由于工作實況，對同一內(nèi)容的紙質(zhì)與電子檔案，都需要同步歸檔，如此做不但可以實現(xiàn)檔案的真實性與完整性，還能夠解決用戶使用網(wǎng)絡(luò)資源共享的問題，使紙質(zhì)檔案與電子檔案互補。

（3）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，把紙質(zhì)檔案編制成電子檔案?，F(xiàn)下，城建檔案管理崗位所安排的工作人員仍然是過去的檔案管理工作者。這部分檔案管理工作者已經(jīng)完全適應(yīng)了紙質(zhì)檔案管理模式，對于剛剛發(fā)展起來的電子檔案管理知之甚少，對其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得檔案管理工作效率始終停滯不前。要想改變這種現(xiàn)象，城建檔案管理部門需要組織檔案管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動，從而掌握新的檔案管理知識與技能，將檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)提高，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，從而樹立新的檔案管理意識，并且把現(xiàn)代電子檔案管理當(dāng)成是城建檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。再者，相關(guān)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)在空閑時間學(xué)習(xí)與電子設(shè)備有關(guān)的知識和技能，借此將自身的工作能力提高。除此以外，電子檔案涉及到了各個方面，所以需要檔案管理工作人員有著扎實的基礎(chǔ)，充分掌握計算機基礎(chǔ)知識。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷開拓自身的綜合素養(yǎng)，從而快速適應(yīng)新時代檔案管理。再來，把已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案，依據(jù)儲存與使用等因素的需要構(gòu)成對應(yīng)的電子檔案，即紙質(zhì)檔案變成電子檔案的數(shù)字化過程。數(shù)字化過程一般有：1）單位接收外來檔案以后，對其開展數(shù)字化的管理。2）對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)實行數(shù)字化管理，讓電子與紙質(zhì)檔案并行。

3 結(jié)束語

總體說來，進(jìn)行城建檔案管理的過程中，我們可以了解到，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理與現(xiàn)代化電子檔案管理均有著各自的作用和意義。因此，在城建檔案管理發(fā)展的階段，應(yīng)當(dāng)制定出科學(xué)且合理的方案，如此才可以促進(jìn)城建紙質(zhì)與電子檔案并行管理及發(fā)展，進(jìn)而將檔案管理效益大幅度提升。

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作者簡介：雷雅娜（1984-），女，河北唐山人，工程碩士，館員，研究方向：檔案學(xué)。