文·崔震

高中學(xué)生檔案記錄了包括學(xué)生個(gè)人基本情況、思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等學(xué)生發(fā)展情況、學(xué)生陳述報(bào)告、教師評(píng)語(yǔ)以及佐證材料[ ]等事項(xiàng)，是綜合、全面地反映學(xué)生情況的本源性信息。學(xué)生檔案是學(xué)生升學(xué)、入黨、就業(yè)、出國(guó)深造需要提供的重要資料，也是未來(lái)學(xué)業(yè)計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)選擇、職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎(chǔ)。同時(shí)學(xué)生檔案也是學(xué)校記錄學(xué)生管理工作實(shí)績(jī)，見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展歷程，參與各項(xiàng)評(píng)估的重要史料，反映了學(xué)校的發(fā)展定位、教學(xué)質(zhì)量及辦學(xué)水平，完善的學(xué)生檔案是學(xué)校參與各級(jí)評(píng)估的豐富的原始支撐材料。如何構(gòu)建有效的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行高效管理，是當(dāng)前普通高中學(xué)生檔案管理工作的重難點(diǎn)。

一、普通高中學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

首先是高中學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，許多學(xué)生不了解檔案在未來(lái)學(xué)業(yè)計(jì)劃、升學(xué)、專(zhuān)業(yè)選擇、入黨、出國(guó)深造、職業(yè)生涯規(guī)劃的重要作用，對(duì)檔案資料的填寫(xiě)、收集、去向不重視，等到需要用到檔案的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)漏、資料不齊全、檔案丟失等問(wèn)題的嚴(yán)重性。學(xué)生是檔案填寫(xiě)者及原始資料提供者，其檔案意識(shí)決定了檔案的質(zhì)量及管理績(jī)效。其次，地方政府及主管教育的部門(mén)也缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，對(duì)普通高中學(xué)生檔案管理不到位，難以發(fā)揮其引導(dǎo)、協(xié)調(diào)與監(jiān)督職能。再次是學(xué)校和管理人員檔案意識(shí)有待提高，當(dāng)前大部分的普通高中將學(xué)生檔案管理工作邊緣化，學(xué)校和管理人員把學(xué)生檔案管理作為應(yīng)付式任務(wù)而非日?；ぷ鳎狈ε涮椎囊?guī)章制度及對(duì)管理人員的考核制度，甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)職人員，將學(xué)生檔案管理單一地理解為收集和保管。

（二）檔案管理系統(tǒng)發(fā)展滯后

隨著檔案信息化管理的需要，檔案管理系統(tǒng)滯后成為制約檔案有效管理的重要瓶頸，許多高中學(xué)校檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理工作效率低下，即使使用檔案管理系統(tǒng)，也僅限于學(xué)生名字、檔案號(hào)等基本信息的錄入與檢索，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享、傳遞、保密等功能，因此難以保證檔案的管理效率和信息安全。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

從當(dāng)前普通高中檔案管理人員現(xiàn)狀看，大部分檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)，不專(zhuān)職，不固定。學(xué)生檔案管理人員普遍素質(zhì)不高，管理工作缺乏一支具有檔案管理及計(jì)算機(jī)應(yīng)用專(zhuān)業(yè)背景、知識(shí)廣博的復(fù)合型、開(kāi)放型人才隊(duì)伍。此外，現(xiàn)有管理人員中，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員很少，往往由其他管理人員兼任，崗位調(diào)動(dòng)頻繁，也缺乏對(duì)管理人員完善的考核和激勵(lì)制度，難以吸引優(yōu)秀人才。人員隊(duì)伍老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)缺乏智力和動(dòng)力保障，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

二、普通高中學(xué)生檔案“四位一體”管理模式

普通高中學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)綜合的、復(fù)雜的、需要多個(gè)主體分工合作的系統(tǒng)工程。在相關(guān)的主體中，最核心的是政府、學(xué)校、學(xué)生與教師、管理員四大主體，四大主體既要各司其職，又緊密合作，形成互相協(xié)調(diào)、良性互動(dòng)的有機(jī)整體和運(yùn)行機(jī)制，才能有效解決當(dāng)前普通高中學(xué)生檔案管理中存在的突出問(wèn)題。普通高中學(xué)生檔案“四位一體”管理模式如圖1所示。

（一）政府

檔案管理是政府部門(mén)的重要職能之一。在高中學(xué)生檔案管理中，政府部門(mén)的主要職能是引導(dǎo)、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。引導(dǎo)職能一是通過(guò)相關(guān)法律、法規(guī)、政策文件及制度規(guī)范的制定與實(shí)施，為學(xué)校、教師與學(xué)生及管理員提供檔案管理工作的基本依據(jù)和指引，引導(dǎo)檔案管理向一致的目標(biāo)邁進(jìn)。二是通過(guò)財(cái)政支持引導(dǎo)充足的資金流向檔案管理的重難點(diǎn)，促進(jìn)學(xué)生檔案管理合理化發(fā)展；協(xié)調(diào)職能需要主要體現(xiàn)在各級(jí)教育部門(mén)的協(xié)商與調(diào)整、教育部門(mén)與學(xué)校的溝通與合作，共同實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的良好運(yùn)作；監(jiān)督職能是指通過(guò)各項(xiàng)規(guī)章制度、法律法規(guī)約束各個(gè)行為主體，并通過(guò)檢查、評(píng)估等工作確保學(xué)生檔案管理工作公正、公開(kāi)。

（二）學(xué)校

學(xué)校是學(xué)生檔案管理工作的責(zé)任主體與運(yùn)行組織。學(xué)生檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一管理，普通高中的學(xué)生檔案應(yīng)在主管教育行政部門(mén)指導(dǎo)下由所在學(xué)校負(fù)責(zé)管理。學(xué)校要確定一名校長(zhǎng)分管檔案工作，及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題并接受各級(jí)教育行政部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。日常工作一般由學(xué)校教務(wù)處歸口管理。具體來(lái)講，學(xué)校在學(xué)生檔案管理工作中的主要職能，一是需要嚴(yán)格遵守《檔案法》，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，制定符合學(xué)校自身的檔案管理規(guī)章制度，檔案管理規(guī)章制度的構(gòu)建和完善，是檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是提高工作效率的重要途徑。二是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，定崗、定時(shí)、定任務(wù)，構(gòu)建完善的管理人員考核制度。此外要對(duì)管理人員進(jìn)行定期和不定期監(jiān)督，規(guī)范相關(guān)人員的行為。三是要對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行定期與不定期檢查，全面檢查和抽查相結(jié)合，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、便于開(kāi)發(fā)。

（三）教師與學(xué)生

教師與學(xué)生是檔案管理工作的實(shí)施主體。學(xué)生檔案管理要合理分工，責(zé)任到人，管理工作應(yīng)具體到哪個(gè)班級(jí)哪個(gè)模塊哪個(gè)階段誰(shuí)負(fù)責(zé)等等。班主任、體育教師、校醫(yī)及其他任課教師等應(yīng)嚴(yán)于職守，積極配合教務(wù)處認(rèn)真做好學(xué)生檔案管理的相關(guān)工作。此外，相關(guān)教師要明確權(quán)限，按管理流程逐步開(kāi)放權(quán)限，保密學(xué)生個(gè)人隱私。學(xué)生需要嚴(yán)格按時(shí)間進(jìn)度完成數(shù)據(jù)錄入工作，確保填寫(xiě)的內(nèi)容及提交的原始佐證資料真實(shí)、完整，并知悉未來(lái)檔案的移交流程和去向。

（四）管理員

管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》及各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，積極做好檔案工作的宣傳，對(duì)教師和老師進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)培訓(xùn)、咨詢(xún)。做好檔案的處理、維護(hù)與反饋工作。此外，管理人員要積極組織和參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、同行交流等專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)活動(dòng)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，提高學(xué)生檔案管理工作的效率。

政府、學(xué)校、學(xué)生與教師、檔案管理員四個(gè)主體只有通過(guò)上傳下達(dá)、資源整合、信息共享、有效反饋、監(jiān)督協(xié)調(diào)等途徑，形成分工明確、緊密結(jié)合的良性互動(dòng)機(jī)制，才能實(shí)現(xiàn)普通高中學(xué)生檔案工作的高效管理。