余皓

摘 要：教學(xué)檔案的管理，是高職院校學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵，在現(xiàn)代教育環(huán)境下，如何做好高校檔案的管理工作，關(guān)系到高等職業(yè)院校的發(fā)展，同時對于加強(qiáng)高等院校的檔案管理水平，有著積極的促進(jìn)作用。本文將結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，對高職院校檔案，特別是考試檔案的管理方法，進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)檔案 規(guī)范化管理 對策 意義

中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）04-0-01

引言

進(jìn)入新世紀(jì)，我國的高等教育普及率越來越高。教學(xué)檔案管理工作，受到了來自多方面的壓力，已經(jīng)引起了高職院校領(lǐng)導(dǎo)層的重視，也成為了檔案管理工作者，必須要認(rèn)真面對的一大難題。教學(xué)檔案不僅關(guān)系到學(xué)生在校期間，各方面表現(xiàn)的記錄問題，同時也能夠在很大程度上對學(xué)校的教學(xué)水平產(chǎn)生重大影響。故此，研究規(guī)范化管理高職院校教學(xué)檔案，有利于促進(jìn)高職院校學(xué)生檔案管理工作的各方面建設(shè)，有利于高職院校檔案管理部門，向服務(wù)化轉(zhuǎn)變，同時對于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，有著極為重要的作用。

一、高職院校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

1.教學(xué)檔案管理的專業(yè)性以及多樣性

教學(xué)檔案管理工作的專業(yè)性和多樣性，要取決于教學(xué)管理和教學(xué)本身的復(fù)雜性。它是將整個教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)過程數(shù)據(jù)化的手段，其內(nèi)容與形式多種多樣，數(shù)據(jù)量也十分龐大。除了傳統(tǒng)意義上的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等之外，還有新媒體引用后增加的教學(xué)視頻、幻燈片、多媒體課件等。這些要求了教學(xué)檔案管理的專業(yè)性。每一所高職院校的專業(yè)、課程等的設(shè)置均有不同，在教學(xué)內(nèi)容方面也有較大差異，所以，教學(xué)檔案管理也就體現(xiàn)了其多樣性。

2.教學(xué)檔案管理的整合性與規(guī)律

教學(xué)檔案具有明顯的整合性和規(guī)律性特點(diǎn)。教學(xué)檔案管理本身就是意見整合度較高的工作，它的來源是教師在教學(xué)工作中的各個環(huán)節(jié)，包括教學(xué)管理以及教學(xué)前后產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，因此，它不僅涉及到教學(xué)層次，還涉及到了管理層次。它的整合性便體現(xiàn)在這一方面。而教學(xué)檔案的周期性，則表現(xiàn)在對每個學(xué)生的培養(yǎng)周期上，具體到每個學(xué)期、每個學(xué)年。各個階段都應(yīng)該有不同的規(guī)劃。

3.教學(xué)檔案管理的零散性和集中性

教學(xué)檔案同樣還具有零散性和集中性的特點(diǎn)。由于教師行業(yè)的特殊性，教師在教學(xué)活動以及教學(xué)管理的過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)比較零散，因而教學(xué)檔案管理工作也隨之具有零散性的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)導(dǎo)致了在管理過程中，要求檔案管理人員要能夠見零散的信息進(jìn)行有效的集中保存管理，強(qiáng)調(diào)的是統(tǒng)一性與集中性。這是的教學(xué)檔案管理工作具有了集中性的特點(diǎn)。

二、高職院校教學(xué)檔案中的問題

1.材料內(nèi)容單一

由于我國高職院校檔案管理制度的缺失，使檔案管理人員在工作過程中，沒有可以依據(jù)的詳細(xì)規(guī)定。就比如，對于歸檔內(nèi)容的范圍沒有具體的規(guī)定，管理人員對于材料的收集，有很高的主觀性和隨機(jī)性，這就導(dǎo)致了檔案材料內(nèi)容存在過于單一的問題。主要表現(xiàn)為，對教學(xué)檔案的收集只是死板的針對教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)大綱，教材以及課件、幻燈片這些方面，不能體現(xiàn)出教學(xué)特色。而恰恰是那些能夠反映教師真實(shí)素質(zhì)的材料，卻沒有能夠被收集，進(jìn)入檔案。比如，帶領(lǐng)學(xué)生參加實(shí)踐活動的經(jīng)歷，磨練學(xué)生技能，以及學(xué)生通過展示技能獲得的證書等。

2.檔案管理方式不科學(xué)

我國高職院校的教學(xué)檔案管理工作，大多沒有設(shè)立專職部門。就以筆者就職的陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，教學(xué)檔案的管理職責(zé)，歸屬于學(xué)校教務(wù)處，也就是筆者所在的部門，這樣的管理模式，對于教學(xué)檔案的流通，以及系統(tǒng)化的檔案管理工作，造成了阻礙，同時也不利于檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，信息化水平有待提高。

就我國高職院?，F(xiàn)在的情況而言，檔案管理工作還比較傳統(tǒng)，依舊在很大程度上通過手動操作管理檔案。隨著高等教育越來越普及，檔案管理工作的壓力會越來越大，傳統(tǒng)手動操作的方式，已經(jīng)越來越難以滿足檔案管理工作的需求。所以，引進(jìn)現(xiàn)代化信息設(shè)備，已經(jīng)成為大趨勢。這也對檔案管理工作者的信息化水平提出了要求。

三、考試檔案管理中存在的問題

考試檔案的管理，是檔案管理工作中的核心。它是指學(xué)生在各項(xiàng)考試中，形成的各類相關(guān)文件，這也是筆者主要負(fù)責(zé)的工作之一。對于考試檔案管理中存在的問題，筆者現(xiàn)提出幾個存在的問題。

1.對考試檔案沒有足夠的重視

對考試檔案的不重視，主要體現(xiàn)在各學(xué)科教師身上，他們?nèi)狈n案管理經(jīng)驗(yàn)，但又是考試檔案管理過程中的重要一環(huán)，因此會對考試檔案的管理造成很多消極的影響，其次，有很多高職院校的考試檔案管理者身兼數(shù)職，精力有限的情況下，對考試檔案的管理工作就會顯得相當(dāng)被動，很多時候會造成考試檔案整理不規(guī)范、內(nèi)容不完整的錯誤，從而對正常的教學(xué)工作進(jìn)度造成影響。

2.對考試檔案沒能充分利用

目前各高校只將學(xué)生的考試檔案又來進(jìn)行考核，而沒能將其運(yùn)用于各項(xiàng)教學(xué)相關(guān)的科學(xué)研究，造成了資源浪費(fèi)。

3.考試檔案數(shù)據(jù)整合不充分

由于考試數(shù)據(jù)的產(chǎn)生時間段比較集中，對于數(shù)據(jù)的采集工作是一個挑戰(zhàn)，會造成考試檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的不完整。

四、高職院校教學(xué)檔案的對策

1.豐富材料內(nèi)容

首先要明確收集資料的范圍，其次要有針對性的收集能夠反映真實(shí)教學(xué)情況的資料，不斷豐富檔案內(nèi)容。

2.科學(xué)化管理檔案

科學(xué)化管理就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，同時要加大對管理人員的培訓(xùn)力度，完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制。促進(jìn)檔案管理科學(xué)化發(fā)展。

3.提高檔案信息化水平

投資構(gòu)建高職院校教學(xué)檔案信息化管理平臺;加強(qiáng)與學(xué)校各部門之間的信息化聯(lián)系;這兩點(diǎn)在一定程度上能夠解決信息化水平低下的問題。

以上三點(diǎn)策略，同時在一定程度上，解決了考試檔案管理方面存在的問題。

總結(jié)

做好高職院校檔案管理工作，有利于科學(xué)化管理教學(xué)檔案，能夠促進(jìn)檔案資源的開發(fā)，提高教學(xué)檔案的利用率。這有這樣才能充分發(fā)揮高職院校教學(xué)檔案管理工作的職能，最大限度為學(xué)生提供幫助，對擴(kuò)大學(xué)校的社會影響也起到了一定的促進(jìn)作用。具有主要的現(xiàn)實(shí)意義。

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