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        淺論機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作

        2019-05-10 06:17:28劉逸冉
        讀與寫·教育教學(xué)版 2019年4期
        關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化優(yōu)勢問題

        劉逸冉

        摘 要:隨著人類社會的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案管理工作也由傳統(tǒng)方式逐步過渡到數(shù)字化管理時代,如何更有效的利用現(xiàn)代化科技手段強(qiáng)化對檔案資料的管理和利用,已成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。本文就數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵,優(yōu)勢,存在問題以及解決方式作簡要闡述。

        關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化 優(yōu)勢 問題 對策

        中圖分類號:G718 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:C 文章編號:1672-1578(2019)04-0248-01

        1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

        檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的各種載體的檔案資料,通過掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、多媒體技術(shù)等新型技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接和分享,并利用專業(yè)的軟件設(shè)備進(jìn)行管理,將信息資源搜集、整理成為一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,以便于及時將檔案信息資源實現(xiàn)共享。

        檔案數(shù)字化工作的同步實施,有助于提高檔案業(yè)務(wù)部門工作效率和服務(wù)水平,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案內(nèi)部管理及面向社會群體提供高效率的全面服務(wù)。

        2 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

        2.1 加快辦公自動化,降低管理成本

        以往,我們的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案的搜集、整理,存儲以及管理工作中,一直采用粗放型模式,即增配檔案工作人員、不斷更新檔案管理軟硬件設(shè)備以及增加財政預(yù)算,作為解決檔案管理工作中存在問題的主要方法,致使檔案管理工作成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案,將傳統(tǒng)大量冗繁的以紙質(zhì)為載體的檔案信息,通過現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)存入電腦,成為機(jī)讀檔案,大大節(jié)省了保管費用和占地空間。同時,在查詢所需檔案資料時,極為方便迅速,從而有效避免了資源的消耗和浪費。

        2.2 提高檔案利用率,實現(xiàn)資源共享

        數(shù)字化檔案管理通過計算機(jī)錄入、掃描等多媒體技術(shù),及時將重要檔案信息歸檔整理存儲,并盡快提供利用。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,檔案資料的應(yīng)用非常普遍和及時,干部的任用、提拔、調(diào)用等都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。檔案數(shù)字化管理可以隨時提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時,數(shù)字化檔案管理成為一個“大數(shù)據(jù)”平臺,使得資料信息的查詢和共享更加快捷和方便。由于信息的共享突破了時間和空間的限制,數(shù)字化檔案已經(jīng)成為“無實體檔案”,檔案庫也從文件實體的保管變成了信息資源的交換中心。

        2.3 強(qiáng)化管理水平,提升人員素能

        一方面,數(shù)字化檔案管理工作依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和專業(yè)的計算機(jī)設(shè)備,在設(shè)備的維護(hù)和管理上,對于人員配備會有更高的要求,確保數(shù)字化檔案管理工作能夠正常的運(yùn)行。另一方面,隨著時代的進(jìn)步和信息技術(shù)發(fā)展水平的提高,數(shù)字化檔案的管理運(yùn)用軟件也會有相應(yīng)的升級和更新,同樣也需要檔案管理人員同步更新自身業(yè)務(wù)知識,去適應(yīng)新的工作常態(tài)。

        3 數(shù)字化檔案管理存在的問題

        3.1 檔案安全問題

        信息技術(shù)的不斷更替,網(wǎng)絡(luò)安全問題也同樣凸顯。嚴(yán)重依賴于電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化檔案,其數(shù)據(jù)、文字、影像極容易被電腦病毒感染或者黑客非法入侵,使得檔案資料失真失實甚至檔案泄密,這些均會對我們的檔案工作造成嚴(yán)重威脅和巨大損失。

        3.2 重視程度不夠

        檔案數(shù)字化是檔案工作的新要求。大多數(shù)人對檔案工作的細(xì)致性和重要性了解不夠深入和透徹,從領(lǐng)導(dǎo)到個人參與意識都相當(dāng)薄弱,在檔案收集、利用等方面未能對檔案管理人員給予理解和支持,這樣直接導(dǎo)致檔案信息的真實性和完整性不夠,影響后續(xù)檔案的利用效果。

        3.3 管理不夠?qū)I(yè)

        實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化,首先要求檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化,要有較高的層次和計算機(jī)操作水平。從目前看,大多數(shù)檔案管理人員在年齡、知識水平和工作技能還停留在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上,甚至還是兼職檔案管理工作人員。檔案管理人員素能素養(yǎng)偏低,很大程度上影響了檔案工作的開展,也嚴(yán)重制約著檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。

        4 應(yīng)對數(shù)字化檔案建設(shè)問題的對策

        4.1 健全檔案管理制度

        想要扎實開展好數(shù)字化檔案管理工作,就要緊跟信息化時代的步伐,并結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作實際,從檔案的收集、整理、歸檔、錄入等方面,按照“分級管理,集中統(tǒng)一”的原則,建立一套健全的檔案管理制度。在檔案的使用調(diào)閱過程中,也要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度,防止資料的失真、失實以及檔案的泄密。

        4.2 更新軟硬件建設(shè)

        數(shù)字化檔案建設(shè),是當(dāng)前檔案工作的新形勢,新要求。在檔案管理工作中,要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視,及時更新先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備,保證檔案信息資源的共享和共建,將傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化檔案相結(jié)合印證,提高檔案信息的利用率和準(zhǔn)確率。與此同時,要做好數(shù)字化檔案工作的普及和引領(lǐng)工作,為數(shù)字化檔案管理做好保障。

        4.3 強(qiáng)化人員素質(zhì)

        “創(chuàng)新,是一個民族不斷進(jìn)步的靈魂,是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力,是一個政黨永葆生機(jī)的源泉”。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在檔案數(shù)字化工作中擁有良好的創(chuàng)新能力,關(guān)鍵在于“人”,即高素質(zhì)的人才隊伍。而人才隊伍的素質(zhì)主要在于新知識和新技能的更新提高,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要與時俱進(jìn),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的觀念,及時對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn),加快機(jī)關(guān)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程,將檔案數(shù)字化管理提上一個新臺階。

        5 結(jié)語

        檔案管理數(shù)字化建設(shè),是新時期、新時代對檔案管理工作的新要求和新舉措。檔案信息作為一種原生信息資源,在社會發(fā)展的進(jìn)程中,是一個極為重要的見證。面對新的形勢,領(lǐng)導(dǎo)和個人須提高對檔案管理工作的認(rèn)識,檔案管理人員要抓住機(jī)遇,迎接挑戰(zhàn),與時俱進(jìn)汲取新技術(shù)、提升新技能,依靠嚴(yán)密安全的檔案管理制度,服務(wù)于檔案管理工作,讓檔案工作更好地為社會主義精神文明服務(wù),為社會主義經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 孫梅霞.檔案數(shù)字化是檔案管理的未來趨勢[J].新校園·上旬刊,2014(06).

        [2] 郭婉強(qiáng).淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的作用和意義[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(03).

        [3] 劉曉霞.檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與劣勢[J].商情2017(04)

        [4] 毛羽豐、毛寧.論檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與不足[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02).

        [5] 王丹.檔案數(shù)字化工作中遇到的問題與對策分析[J].企業(yè)文化(中旬刊),2017(07).

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