王海霞

摘 要 隨著我國新課程改革的不斷深入，校內(nèi)管理情況也受到了廣泛關(guān)注，而檔案管理在中學(xué)發(fā)展過程中作為一項重要工作，需要改革與創(chuàng)新。本文將分析中學(xué)階段檔案管理特點，提出加強工作意識、加大人員隊伍建設(shè)力度、應(yīng)用信息化技術(shù)、提升人員素養(yǎng)、增加工作投入、應(yīng)用考核制度等策略，為其發(fā)展提供建議。

關(guān)鍵詞 檔案意識 中學(xué)檔案管理 管理工作

中圖分類號：G472.4 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.02.074

Abstract With the deepening of the new curriculum reform in our country， the situation of school management has also received extensive attention. As an important work in the development of secondary schools， archives management needs reform and innovation. This paper will analyze the characteristics of archives management in middle school， and put forward some strategies， such as strengthening work consciousness， strengthening personnel team building， applying information technology， improving personnel quality， increasing work input and applying assessment system， to provide suggestions for its development.

Keywords awareness of archives； middle school archives management； management work

強化檔案意識不僅僅對其管理工作的開展起到重要幫助，同時校內(nèi)職工人員也可以根據(jù)檔案得到有效的歷史經(jīng)驗與參考資料，對提升工作效率、落實教育改革均具有現(xiàn)實意義，目前在我國大部分中學(xué)的檔案管理工作中仍存在一定問題，需要針對性解決，使其能夠在提升學(xué)校綜合實力時發(fā)揮更多作用。

1 中學(xué)階段檔案管理特點

檔案是指利用數(shù)據(jù)資料、文字、表格、視頻影音等多種形式對學(xué)校內(nèi)發(fā)生的全方位時間進行記錄，具有健全性、豐富性、多樣性等特點。充分利用檔案資料能夠為中學(xué)教育與學(xué)校發(fā)展提供準(zhǔn)確、真實、寶貴、可靠的資料與經(jīng)驗。管理人員與領(lǐng)導(dǎo)也能夠以此為依據(jù)提升決策的有效性。中學(xué)在教育進程中起到了至關(guān)重要的作用，其檔案大概分三方面構(gòu)成，但這三個板塊中又囊括了很多細小的項目。例如：專業(yè)檔案中還包括了教師的教學(xué)計劃與工作經(jīng)驗總結(jié)；日常教案與優(yōu)秀成果；教務(wù)處工作登記信息；學(xué)校個人基本情況信息表；校內(nèi)所制定的活動記錄等等。由于種類眾多，在進行管理時就顯得十分困難。而檔案材料的來源也比較分散，一般情況下中學(xué)階段的檔案都是來自于上級部門、機關(guān)、校內(nèi)實際教學(xué)、校務(wù)管理、學(xué)生以及教師等方面。

其中上級部門資料在整體占比較少，但這些資料都經(jīng)過詳細的記錄，相關(guān)手續(xù)比較周全，在實際查找時更加方便與簡單，管理起來更加高效。校務(wù)、管理部門以及師生所輸出的資料占整體檔案的絕大部分，這些檔案更加真實、對學(xué)校發(fā)展也更有幫助，能夠準(zhǔn)確、直觀的反應(yīng)出學(xué)校的進程。但是往往校內(nèi)對于這部分資料無法做到有效登記、處理，因此此類檔案管理進行起來較為困難。需要注意的是，中學(xué)檔案由于來源途徑多樣、內(nèi)容廣泛復(fù)雜，所以會出現(xiàn)多種格式，加上技術(shù)設(shè)施陳舊、人員綜合素質(zhì)有待提升等問題所以也得這些檔案在實際上架操作、信息核查等工作的效率受到制約。[1]

2 提升中學(xué)檔案管理水平的策略

2.1 提升檔案管理意識

分析我國目前檔案管理情況可以看出，大部分中學(xué)在檔案管理工作時，都是由管理人員對資料、信息、檔案采取簡單的處理、歸類、整合，然后再保存完成，后續(xù)工作得不到完善。因此在這種片面、單一的工作流程中，中學(xué)檔案無法發(fā)揮其具備的作用，校方領(lǐng)導(dǎo)也不能從其中找到值得一用的參考數(shù)據(jù)，從長遠角度上來看，這也會導(dǎo)致管理情況向著不規(guī)范的方向發(fā)展。因此需要盡快提升檔案管理意識，確保其與當(dāng)前時代發(fā)展形勢相符合。如果在新時期背景下依然保持著傳統(tǒng)工作模式，則會造成中學(xué)檔案應(yīng)用效率較低，學(xué)校整體管理水平落后。目前，重視程度不高、意識不足可體現(xiàn)在幾個方面，例如：對檔案分析程度較低、管理方法與策略并不完善、人員素質(zhì)水平偏低等等。

想要改變這一情況就需要加大對于中學(xué)檔案管理的重視程度，由于其工作水平影響到學(xué)校未來發(fā)展，數(shù)據(jù)信息中記錄了歷史發(fā)展情況以及重大事件。這也為領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略決策提供了強而有力的案例支撐與材料幫助，能夠推進學(xué)校建設(shè)以及中學(xué)教育持續(xù)發(fā)展。例如：某中學(xué)檔案中記錄了19xx年建校、歷時xx年的時間、在這段期間內(nèi)曾經(jīng)培養(yǎng)了xxx、xx等人才，對國家發(fā)展做出過哪幾方面的貢獻、教學(xué)發(fā)展水平與歷程等等。這些信息的整合與記錄十分重要，是一個學(xué)校的發(fā)展命脈，因此加大對于檔案管理工作的重視就是加大對中學(xué)發(fā)展的重視。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)積極培養(yǎng)自身檔案管理意識，對相關(guān)工作進行及時了解，發(fā)現(xiàn)困難給予幫助，使其能夠快速發(fā)展并持續(xù)優(yōu)化。

2.2 加大管理人員隊伍建設(shè)

人才無論在社會什么職業(yè)與崗位中都能發(fā)揮出巨大作用，更是社會發(fā)展以及教育行業(yè)發(fā)展的源動力。因此加大中學(xué)檔案管理工作人員隊伍建設(shè)，提升整體人員綜合素質(zhì)能夠加快管理水平在新時代背景中與時代的銜接。想要全方位建設(shè)出一支高水平、高質(zhì)量、高能力的人員隊伍，就需要從多個方面入手，從資源到人才都需要進行改革創(chuàng)新，從而實現(xiàn)整體專業(yè)水平的提升?，F(xiàn)階段我國學(xué)校中從事檔案工作的人員數(shù)量較少，而且行政部門也不是很重視，所以要從這一方面入手，合理調(diào)配人力資源，安排充足人數(shù)進行相關(guān)工作，這在實際操作中的難度系數(shù)并不高。例如：采取專業(yè)技能培訓(xùn)工作，對上崗、在崗的人員都需要針對性的培訓(xùn)；組織工作內(nèi)容交流會；同時加大對優(yōu)質(zhì)人才的引進力度，做好當(dāng)前工作內(nèi)容管理，落實責(zé)任到個人，從而推進工作人員認真、實事求是的完成好自己的本職工作，在不斷實踐中實現(xiàn)行業(yè)的科學(xué)發(fā)展。[2]

2.3 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

優(yōu)秀人才是一項工作開展并發(fā)展的基礎(chǔ)保障，也是一種核心競爭力。因此需要當(dāng)前檔案工作人員不斷提升自身綜合素質(zhì)、意識到終身學(xué)習(xí)的重要性，及時更新自身知識技能。在進行實際學(xué)校檔案管理時需要先樹立起自己對于工作的重視，做到對文件、歷史、數(shù)據(jù)的充分尊重，保證內(nèi)容真實性、可靠性。同時尊重歷史真實性也是開展工作時必須遵守的一個原則。在對文件數(shù)據(jù)進行收集、整合、審查、存檔等流程中，在各環(huán)節(jié)工作人員都要對自己嚴加要求，做到“立檔真實、用檔可靠、依照歷史、恪盡職守”。

除此之外，校方還可以開展相關(guān)活動來組織職員提高自身能力，培養(yǎng)并深化其對于專業(yè)知識的理解與應(yīng)用。例如：專家主題講座；檔案管理主題知識有獎競賽等等。讓工作人員系統(tǒng)、嚴謹、全面的掌握理論內(nèi)容，并在不斷實踐工作中找到高效歸檔、保存的方法，在信息化技術(shù)的應(yīng)用上，要定期更新員工知識與操作技能。

2.4 加大對檔案管理投入

由于受到資金缺乏以及重視程度低等多種因素的影響，很多中學(xué)在檔案管理工作中所應(yīng)用的設(shè)備比較陳舊，基礎(chǔ)設(shè)施不健全，在當(dāng)前現(xiàn)代化技術(shù)以及設(shè)備應(yīng)用廣泛的今天，仍有許多學(xué)校采取人工、保守、老舊的手段來進行檔案文件的審閱、核查、保存等工作。隨著信息化技術(shù)的推廣與成熟，將其使用在檔案信息管理工作中已經(jīng)是未來發(fā)展趨勢，因此在實際工作中需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，融入信息化設(shè)備，建立起完整的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫以及配套的檢索平臺，從而提高檔案使用的效率，從分類、尋找、應(yīng)用等多個方面的功能一同優(yōu)化，教師與學(xué)生也能夠在平臺上查閱檔案，讓師生了解到檔案應(yīng)用的意義。

政府部門與校方領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮自身職能，加大對相關(guān)工作的投入力度，無論是從資金的加注，還是人才的引進均需要提高水平。除此之外，還可以采用引進來走出去的方法，積極從國外引進先進的管理模式與管理技術(shù)，結(jié)合學(xué)校實際情況進行調(diào)整，將技術(shù)知識、查詢功能軟件應(yīng)用在管理過程中的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理工作與當(dāng)代社會發(fā)展的接軌，為深化教育改革創(chuàng)新提出幫助。[3]

2.5 應(yīng)用科學(xué)績效考核制度

結(jié)合過去管理情況與工作經(jīng)驗來看，采取績效考核模式對于工作效果提升可以起到推進的積極作用。績效考核制定標(biāo)準(zhǔn)是以工作人員的執(zhí)行效率、執(zhí)行成績等方面來對其階段工作采取一個評價與判斷。通過這種方式不僅能提升中學(xué)檔案管理工作的完成效率，同時也可以給各崗位人員提供一個良好表現(xiàn)發(fā)展的平臺?？冃Э己酥贫刃枰獙I(yè)人員結(jié)合實際情況進行制定，只有確?？己藰?biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果的公平公正公開才能發(fā)揮到積極作用。同時管理者與領(lǐng)導(dǎo)者也可以根據(jù)考核得到的結(jié)果引進專業(yè)人才與智能設(shè)備。充分應(yīng)用其優(yōu)勝劣汰模式，實現(xiàn)人員的合理應(yīng)用，避免崗位上出現(xiàn)游手好閑、懈怠僥幸的人員，積極調(diào)動崗位積極性，從而提升整體工作效率。

2.6 建立完整檔案管理機制

管理機制是一項工作能夠合理運行的基礎(chǔ)，因此建立完整的檔案管理機制十分必要，在傳統(tǒng)模式中，機制的不完善會導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)、材料在存檔時出現(xiàn)紕漏，后期應(yīng)用時發(fā)生錯誤。需要注意的是機制建立后，需要切實執(zhí)行相關(guān)內(nèi)容，將責(zé)任下發(fā)到每個人員，保證工作到人，避免在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失以及數(shù)據(jù)泄露時候工作人員之間相互推卸責(zé)任，降低整體工作效率，在建立機制的過程中，可以引薦國外先進管理模式與體系，注意與自身情況的結(jié)合，避免出現(xiàn)盲目跟風(fēng)的情況，只有這樣才能確保機制應(yīng)用時的科學(xué)、合理。學(xué)校內(nèi)上下所有工作人員包括教師與學(xué)生都需要按照規(guī)章制度使用檔案，如果在應(yīng)用流程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過積極討論后有針對性的解決問題，從而保證學(xué)校正常運行穩(wěn)定、良好。

3 結(jié)論

綜上所述，由于檔案管理工作對于中學(xué)學(xué)校整體發(fā)展可起到重要作用，所以在新時期背景下，就需要提升檔案管理意識，有針對性的解決現(xiàn)存問題，根據(jù)不同學(xué)校的實際發(fā)展情況制定出科學(xué)、合理、完善的管理提示，推進中學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 李薇薇.強化管理意識提升高職院校檔案管理水平[J].科普童話，2017.3：18.

[2] 曾小亮.中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].文學(xué)教育（下），2018.3：82-83.

[3] 張曉偉.新媒體技術(shù)在推動檔案管理信息化進程中的應(yīng)用分析[J].新媒體研究，2015.114：41-42.