梁銳洪

摘 要：隨著社會的不斷進步，信息化已經滲透到人們生活與工作的方方面面，對于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經不適應社會發(fā)展以及檔案工作進步的需要，為此，對文書檔案的整理與保管方法進行創(chuàng)新是勢在必行的。筆者結合機關單位的檔案管理工作，在對文書檔案管理工作創(chuàng)新必要性進行分析的基礎上，闡述了文書檔案整理與保管的創(chuàng)新途徑，希望能夠為相關的文書檔案管理工作者提供必要的參考，從而促進我國整體檔案管理水平的進步。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；創(chuàng)新；策略

文書檔案管理，是機關事業(yè)單位以及社會企業(yè)、團體等對自身活動以及社會各種信息變化的有效記錄，它能夠實現(xiàn)對歷史事物的快速查找，也能為主體活動提供必要的決策支持，因此對于社會的發(fā)展和國家的安全具有重要的意義。對于機關單位而言，特別是基層的機關事業(yè)單位而言，目前檔案管理中的落后性較為明顯，這直接影響了檔案管理工作效率的提升，檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行。為此，我們必須認真理解文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，并積極探索創(chuàng)新的有效路徑，從而促成檔案管理工作實現(xiàn)質的飛躍。

1 文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性分析

1.1 文書檔案管理工作創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然要求

隨著社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的現(xiàn)代化程度和信息化程度都在普遍提高，我國已經進入了科技高速發(fā)展的時期。在此背景之下，創(chuàng)新成為各行各業(yè)追求進步的靈魂，也成為社會進步的本質特征，只有以創(chuàng)新的眼光和勇氣開展各項工作，才能促進社會的整體發(fā)展。對于文書檔案管理工作而言，其自身高價值信息資源性質的本身，已經決定了其對于社會發(fā)展的重要影響，文書檔案管理工作只有不斷適應社會發(fā)展、滿足社會需求，才能體現(xiàn)其真正的價值。特別是在政府職能轉變以及政務信息公開化的今天，機關單位文書檔案的管理水平和利用水平，已經成為影響行政管理工作效率高低的關鍵。

1.2 文書檔案管理工作創(chuàng)新是解決檔案工作存在困難的必然要求

在社會飛速發(fā)展的背景之下，我國各行各業(yè)的技術水平有了本質上的提升，然而對于行政機關的文書檔案管理工作而言，仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，工作中的問題和弊端屢見不鮮。為了克服工作中的實際困難，我們就必須跳出舊有思維模式的限制，大膽創(chuàng)新、積極創(chuàng)新，采用先進的技術手段改良我們的文書檔案管理工作，只有這樣，才能解決現(xiàn)有工作問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作效率和質量的提升。

1.3 文書檔案管理工作創(chuàng)新是促進文書檔案管理工作水平提升的必然要求

積極進行文書檔案管理工作的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的技術手段和管理思維開展工作，可以顯著提升文書檔案工作的規(guī)范化、標準化，從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案管理散漫、安全性不高等問題，從而實現(xiàn)檔案管理水平的提升。比如，改變傳統(tǒng)單一的紙質檔案的管理模式，將信息技術引入到檔案管理過程當中，實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、保存等步驟的全程電子化，并利用先進的計算機軟件，實現(xiàn)對檔案的自動編號和分類保存，可以顯著提升文書檔案管理工作的效率，實現(xiàn)文書檔案整理與保管的簡單、易行、高效。

2 文書檔案管理工作創(chuàng)新的路徑分析

2.1 充分認識文書檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義，為創(chuàng)新工作提供更多支持

機關單位的文書檔案，是對多年來社會發(fā)展與自身工作的整體總結，是確保工作信息安全的重要文件，單位相關領導和負責人應該正確認識檔案管理的重要意義，加大對于檔案管理部門的資金投入。要為文書檔案管理工作創(chuàng)新配備先進的軟硬件設施，打造更加標準化的文書檔案管理系統(tǒng)和更加安全的檔案保管模式，要為檔案整理與保管方法的創(chuàng)新提供必要的支持，比如購買相應的存儲介質、新建和擴建文書檔案館舍等，從而為文書檔案的整理與保管創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，減少文書檔案遺失、損毀等問題的發(fā)生。

2.2 建立鼓勵創(chuàng)新的內部工作機制，充分調動檔案管理人員的創(chuàng)新積極性

文書檔案管理應該堅持以人為本的原則，充分尊重和發(fā)揮檔案管理人員在檔案工作創(chuàng)新中的積極作用。各單位應該加大對人才培養(yǎng)的力度，通過文書檔案管理創(chuàng)新知識講座以及創(chuàng)新精神重要性的宣傳，使每一位檔案管理人員都能正視自己在工作中的核心價值，從而促使其主動轉變觀念，適應當前社會發(fā)展形勢，以先進的思想和技術緊跟時代發(fā)展步伐。另外一方面，為了提升文書檔案管理人員的創(chuàng)新積極性，我們還應該建立活躍的內部競爭機制，以明確的責任分配為基礎，建立相應的管理制度和管理系統(tǒng)，通過權限的設定，真正將工作責任、創(chuàng)新責任落實到人，并加大對于創(chuàng)新成果的考核、鼓勵和獎勵力度，以此充分激發(fā)文書檔案管理人員的創(chuàng)新積極性和責任感，促進文書檔案管理作用的最大發(fā)揮。

2.3 加快先進管理技術的應用，切實促進文書檔案管理方法的創(chuàng)新

行政機關的文書檔案管理工作相對于一般的企事業(yè)單位和社會團體而言更為復雜，為此，行政機關應將先進的互聯(lián)網技術、大數(shù)據(jù)分析應用到文書檔案的日常管理工作當中，特別重視做好文書檔案整理和保管工作，以促進工作效率的有效提升。比如，我們可以將單位內部的辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)直接聯(lián)系，確保行政單位各個部門工作中產生的各類文件能夠第一時間傳輸?shù)綑n案管理部門的后臺系統(tǒng)當中，從而確保機關工作中規(guī)章制度、事務管理、黨群關系、科研培訓等各類內容的都能及時收歸檔案，避免文件遺漏、泄露的問題出現(xiàn)。同時，要在辦公自動化系統(tǒng)內部建立統(tǒng)一的標準和格式，加強資料的標準性和工作操作的規(guī)范性，從而減輕后續(xù)檔案整理與歸檔的工作壓力，實現(xiàn)檔案管理的高效化和簡易化。此外，立足于辦公自動化的優(yōu)勢以及政務信息公開的政策要求，檔案管理部門還可以有針對性地應用創(chuàng)新手段對政務網站上刊登的有關信息進行收集，比如，新聞發(fā)布信息、通知公告信息以及政策法規(guī)信息等，從而以網頁鏈接、截圖的方式，實現(xiàn)檔案的快速、準確收集，為以后的檔案管理提供便利。此外，在信息時代，文書檔案面臨著被竊取、被改寫的危險，一些機關工作保密文件一旦泄露，后果不堪設想，這是新時代政府文書檔案管理中出現(xiàn)的新問題和新挑戰(zhàn)。為此，我們必須進一步提升檔案管理的風險防范能力，一方面明確內部制度，強調法律法規(guī)，規(guī)范業(yè)務操作，以嚴格的制度確保工作中不出差錯，另一方面，要有意識地引進先進的檔案加密技術以及各類防電磁輻射泄露技術、防改寫技術，通過防火墻的設置以及用戶權限的限制，確保文書檔案的完整性和真實性。

2.4 注重文書檔案管理工作細節(jié)之處的創(chuàng)新

在日常的文書檔案管理工作當中，我們要更加重視工作細節(jié)之處的創(chuàng)新和完善，從文書檔案分類、檔案裝訂與排序、檔案信息保管等方面探索檔案管理的新途徑。比如，積極探索文書檔案分類的不同方法，根據(jù)檔案的性質、內在價值以及未來利用方向，可以按照年度分類、組織機構分類、資料產生科室分類、事務處理類型分類等不同的方法，站在單位整體發(fā)展角度，對文書檔案的所屬范圍進行明確。又如，在檔案的裝訂與排序工作當中，我們應因地制宜地考察檔案的利用需求和保存價值，并根據(jù)檔案內容的多少，進行統(tǒng)一裝訂或者拆分裝訂，并做好檔案蓋章以及頁碼編寫工作，明確文書檔案的所屬年份、機構代碼、問題代碼、保管時限等內容，確保檔案整理和保管的有序性。在機關檔案的管理工作當中，我們應著重做好索引表的編制以及各式模板的對應形成工作，以此可以保證檔案利用時的便捷性，也可以對檔案種類、內容、負責人等相關信息進行明確，從而實現(xiàn)檔案的安全有效運行，必要時候可以引入計算機輔助程序進行檔案文件題名與目錄的比較，以此顯著提升工作效率，為日后的檔案使用提供更大的方便。

參考文獻

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