張俊福

摘 要：由于電子文件的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對電子文件的科學(xué)管理已成為一個(gè)全球面臨的急待解決的重要課題。

關(guān)鍵詞：電子文件管理；問題；探析

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件的安全是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，改進(jìn)電子技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，更能加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。由于電子文件的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對電子文件的科學(xué)管理已成為一個(gè)全球面臨的急待解決的重要課題。

1 電子文件管理中存在的問題

1.1 電子文件管理過程中出現(xiàn)的漏洞

首先，對電子文件原稿保存的忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，隨意對其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。其次，信息安全與保密問題。電子文件存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子文件與載體的可分離，使電子文件信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體構(gòu)成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。再次，電子文件的接收格式問題。由于電子文件的應(yīng)用尚沒有全國范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子文件在轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)困難。

1.2 電子文件自身的缺陷

首先，電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不但內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。其次，電子文件極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子文件的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。再次，電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失。電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，也容易造成信息的缺損，以致電子文件內(nèi)容的完整性很難保障。此外，隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子文件載體互不兼容，難以互換，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，長期可讀性是一個(gè)比檔案載體壽命更為重要的問題。

1.3 電子文件存儲載體的特質(zhì)與缺陷

高溫可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。庫房潮濕還會促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素以及滋生有害生物對電子文件保存載體的破壞作用。光向外輻射時(shí)會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取?？諝庵械挠泻怏w在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子文件保存載體耐久性削弱?；覊m在給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷的同時(shí)也是微生物寄生與繁殖的良好場所。磁場和機(jī)械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子文件載體壽命。

2 加強(qiáng)電子文件管理的對策

2.1 加強(qiáng)電子文件全過程管理

電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應(yīng)對原稿進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時(shí)，應(yīng)在收集、整理過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。

2.2 采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子文件數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子文件上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

2.3 加強(qiáng)對電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開辟電子文件存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的單位應(yīng)及時(shí)配備升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

2.4 重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子文件日益普及且重要的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級政府要重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。