白和焱

摘 要：雙套制的檔案管理模式就是利用紙質(zhì)和電子化兩種管理形式進(jìn)行單位檔案的管理、保存和歸檔，讓兩種檔案處于同時(shí)可利用狀態(tài)之下，并且能夠互相轉(zhuǎn)換，新時(shí)期隨著信息技術(shù)的發(fā)展，雙套制的檔案管理模式勢(shì)在必行，這也是機(jī)關(guān)單位完善檔案管理模式的必然要求。對(duì)此我們要做好檔案范圍明確、載體間轉(zhuǎn)換以及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境構(gòu)建等方面問題，全面提高檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)相關(guān)工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；雙套制

1 引言

和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著自己得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，其發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理模式造成極大的沖擊。過去主要使用紙質(zhì)檔案，占據(jù)了大量的物理存儲(chǔ)空間，且需要極大的人工勞動(dòng)量，而電子檔案和紙質(zhì)檔案并存極大地提高了檔案管理利用效率，所以在新時(shí)期要全面認(rèn)識(shí)雙套制管理的優(yōu)勢(shì)，通過有效策略實(shí)施，開創(chuàng)檔案管理新時(shí)代。

2 明確“雙套制”歸檔的范圍

在實(shí)行檔案“雙套制”管理的過程中，因?yàn)闄n案保管部門經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)檔案管理范圍界定不清楚的問題，以至于檔案劃分工作缺乏科學(xué)性。當(dāng)出現(xiàn)檔案范圍劃分較大的時(shí)候，會(huì)在很大程度上浪費(fèi)人力和物力資源，出現(xiàn)檔案范圍劃分較小情況時(shí)候，容易導(dǎo)致重要檔案丟失或者銷毀。究其原因，主要是在檔案管理中單純地強(qiáng)調(diào)“雙套”制，卻沒有明確區(qū)分文檔備份與否，所以要對(duì)“雙套”歸檔范圍予以明確。

另外，在雙套制檔案管理工作中，對(duì)于具體工作流程要做到精細(xì)化管理，要科學(xué)合理地有序推進(jìn)，比如對(duì)于關(guān)乎國計(jì)民生文件、政府內(nèi)部文件、上級(jí)批示文件等，要按照歸檔要求進(jìn)行雙套制管理；對(duì)于機(jī)關(guān)中的日常文件，根據(jù)其實(shí)際情況考慮是否應(yīng)用雙套制；對(duì)于外部文件管理要求不嚴(yán)格的，根據(jù)隸屬機(jī)關(guān)之間的情況先對(duì)其進(jìn)行雙套保存，對(duì)于沒有隸屬關(guān)系的視情況再定。

3 做好信息儲(chǔ)存在不同載體之間形式的轉(zhuǎn)換

不同載體之間的信息儲(chǔ)存形式轉(zhuǎn)換主要有兩個(gè)方面。一方面是將檔案的各級(jí)目錄和全文實(shí)現(xiàn)電子化處理，主要因?yàn)閿?shù)據(jù)是否完備決定了計(jì)算機(jī)效益大小。但是對(duì)于數(shù)量規(guī)模較為龐大的文本型檔案信息來說，想要在較短的時(shí)間之內(nèi)將其全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息還不夠現(xiàn)實(shí)，缺少實(shí)際條件支持，因?yàn)槠湓跁r(shí)間、資金和技術(shù)方面都還不夠成熟，特別是對(duì)那些歷史悠久和案卷數(shù)量龐大的檔案館來說更是如此。所以對(duì)紙質(zhì)檔案的管理要分階段進(jìn)行，逐步實(shí)現(xiàn)電子化。

另一方面是把長(zhǎng)期永久性保存的電子檔案實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化，我國《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》明確規(guī)定對(duì)于長(zhǎng)期或者具有永久性保存價(jià)值的電子文件需要將其制作成為紙質(zhì)件或者微縮品，要求對(duì)各類電子文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，要將對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件和微縮品一起進(jìn)行歸檔，所以目前的文件歸檔工作中還是以紙質(zhì)檔案為核心，電子檔案為輔，想要完成兩種不同檔案之間的實(shí)際轉(zhuǎn)化工作還是需要一定的時(shí)間和耐心。另外，“雙套制”建立初始階段，對(duì)電子檔案格式加以確定，按照固定格式進(jìn)行保存，有利于電子檔案格式整齊劃一，避免文件不可以相互轉(zhuǎn)化的問題發(fā)生，為實(shí)施“雙套制”提供有效保證。

4 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境

為能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)檔案的安全、便捷和高效管理，在檔案管理過程中實(shí)行雙套制管理模式十分必要，特別是在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景之下，基于良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境有利于避免出現(xiàn)檔案信息資料遺漏問題發(fā)生。一般來說，檔案的雙套制管理需要的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境設(shè)備有物理隔離設(shè)施、應(yīng)用防火墻和身份驗(yàn)證技術(shù)等，其中基于內(nèi)外網(wǎng)的隔離和控制是被實(shí)踐已經(jīng)證明了的最為有效的安全管理模式，所以在應(yīng)用雙套制管理的過程中要以防火墻為基礎(chǔ)條件制定具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方案。

在檔案雙套制管理中，為保證資料信息的安全，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況選擇具有針對(duì)性的管理模式，其中要嚴(yán)格管理檔案管理室人員出入情況和對(duì)檔案的查閱、借調(diào)情況，對(duì)此可以引入證件識(shí)別、人臉識(shí)別和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，制定對(duì)應(yīng)的操作程序和檔案系統(tǒng)管理制度，修改檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候要得到主管人員批準(zhǔn)，同時(shí)要有對(duì)應(yīng)的安全管理責(zé)任人員在場(chǎng)配合完成工作。另外，強(qiáng)化數(shù)字證書管理。首先設(shè)置1名UK管理員負(fù)責(zé)數(shù)字證書的申請(qǐng)及發(fā)放工作；其次進(jìn)一步完善數(shù)字證書申請(qǐng)及領(lǐng)用各環(huán)節(jié)相關(guān)手續(xù)，要求以本人手持身份證、數(shù)字證書、UK領(lǐng)用匯總表進(jìn)行拍照確認(rèn)領(lǐng)用；再次根據(jù)管理中心要求統(tǒng)一編制《數(shù)字證書簽領(lǐng)照片登記表》，由“簽領(lǐng)人”、“發(fā)放人”及“監(jiān)發(fā)人”簽名確認(rèn)；最后將申領(lǐng)資料及申領(lǐng)照片及時(shí)移交管理中心存檔，并做好個(gè)人數(shù)字證書管理臺(tái)賬。

5 加強(qiáng)電子文件管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

雖然目前參考的《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》以及相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)，不過我國對(duì)于電子化檔案的應(yīng)用目前還處于初始階段，現(xiàn)階段的主要管理辦法還存在著宏觀傾向嚴(yán)重，對(duì)此需要盡快對(duì)電子檔案方面的立法予以完善，構(gòu)建更加完整的法律體系，逐步實(shí)現(xiàn)雙套制的檔案管理模式應(yīng)用。

6 提高檔案工作人員素質(zhì)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理相比較，對(duì)于電子化檔案管理工作的實(shí)施更具挑戰(zhàn)性和需要一定的專業(yè)性，這就給我們檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高要求。現(xiàn)階段我國很多的電子文件形成執(zhí)行工作人員在意識(shí)方面還處于比較淡薄階段，對(duì)于雙套制管理中的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)積累不足，加上電子文件經(jīng)常會(huì)給檔案管理帶來不少新問題，這都需要檔案管理工作者提高個(gè)人素質(zhì)。

具體來說，提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要從以下幾點(diǎn)入手：首先要加快轉(zhuǎn)變管理觀念，努力適應(yīng)雙套制實(shí)施之后的電子文件這個(gè)新興事物出現(xiàn)帶來的新變化，以此為契機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)到現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變；其次要加快知識(shí)更新速度，檔案管理人員要及時(shí)對(duì)自己進(jìn)行充電學(xué)習(xí)，努力掌握信息管理自動(dòng)化基本認(rèn)識(shí)和提高業(yè)務(wù)技能，協(xié)調(diào)好不同部門之間的關(guān)系，保證為電子文件的形成和歸檔工作營造本質(zhì)上的安全管理，保證檔案管理工作的連續(xù)性；最后要結(jié)合工作實(shí)際探索電子文件歸檔新程序和新內(nèi)容，保證歸檔的電子文件真實(shí)、完整、有效、可應(yīng)用。

7 結(jié)語

當(dāng)前應(yīng)用的“雙套制”檔案管理模式是以實(shí)現(xiàn)“單套制”為目標(biāo)的過渡階段，就目前情況來看，雙套制的檔案管理模式的應(yīng)用在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)將會(huì)一直存在下去，這一階段的檔案管理以紙質(zhì)和電子化檔案并重，需要我們提高檔案管理水平，為檔案管理“無紙化”時(shí)代到來做好準(zhǔn)備，也希望每個(gè)檔案管理工作者能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)，為檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

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