楊瑞華

摘 要：在縣政府工作當(dāng)中，辦公室檔案管理屬于十分重要的工作內(nèi)容。通過(guò)對(duì)辦公室檔案的有效管理，能夠保證縣政府工作的正常有效實(shí)施。近年來(lái)，電子信息技術(shù)高速發(fā)展，辦公室檔案管理也迎來(lái)了全新的時(shí)代。將電子信息技術(shù)運(yùn)用于辦公室檔案管理當(dāng)中，能夠有效提升檔案管理效率與質(zhì)量。因此，本文首先分析了新時(shí)期辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題，然后探究提升新時(shí)期辦公室檔案管理有效性的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理；效率；策略

辦公室檔案管理與辦公室工作緊密相連，其管理工作的開(kāi)展效率就在一定程度上決定了整個(gè)辦公室工作的有序進(jìn)行。但是，隨著科技技術(shù)的不斷更新，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方法已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前辦公室的發(fā)展需求。因此，我們就應(yīng)對(duì)辦公室檔案管理工作方法進(jìn)行合理創(chuàng)新，這樣才能提高整個(gè)檔案保存的完整性，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的高效利用和管理。

1 現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 工作人員的管理意識(shí)較為薄弱

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主要組織者和策劃者，其管理意識(shí)的強(qiáng)弱就影響著整個(gè)檔案管理工作的正常展開(kāi)。但是，就針對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理工作人員而言，其大多都不是專(zhuān)業(yè)的管理人員，有的工作人員甚至是臨時(shí)工，這樣就嚴(yán)重影響了工作人員做事的規(guī)范性。此外，有的企業(yè)并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理工作展開(kāi)的重要性沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而在展開(kāi)相應(yīng)的管理工作時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)較多的漏洞。

1.2 工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升

辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作開(kāi)展意識(shí)的淡薄，就導(dǎo)致工作人員對(duì)管理工作的開(kāi)展存在一定的認(rèn)知偏差，這樣就影響了整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展效率。此外，由于大部分的管理工作人員都是臨時(shí)性的，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)都較為缺乏，這樣就使得辦公室大量的檔案得不到及時(shí)的整合和管理，從而也就影響了檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。此外，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，辦公室的內(nèi)容變得越來(lái)越復(fù)雜，這也就對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。倘若工作人員工作能力存在著不足，就會(huì)影響整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展效率。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

2.1 對(duì)現(xiàn)有檔案管理方法進(jìn)行變革

1）創(chuàng)新新時(shí)代檔案科學(xué)化管理理念。傳統(tǒng)管理檔案方法形式單一，與新時(shí)代檔案管理工作的要求存在較大的差異，對(duì)老舊傳統(tǒng)的檔案管理方法變革是大勢(shì)所趨，是現(xiàn)階段管理檔案工作的首要任務(wù)，必須提高檔案管理科學(xué)化水平，樹(shù)立現(xiàn)代科學(xué)化的檔案管理理念。2）提供資金保障，購(gòu)置管理設(shè)施。管理辦公室檔案科學(xué)化水平的提高，對(duì)檔案管理的設(shè)備也提出了較高的要求，根據(jù)檔案管理科學(xué)化的需求，配置硬件和軟件，提供資金支撐。按照檔案管理庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)各項(xiàng)防護(hù)設(shè)施功能完備專(zhuān)用檔案儲(chǔ)存室，在檔案管理室配置檢索專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)設(shè)備等。

2.2 建立科學(xué)的規(guī)章制度

在影響新時(shí)期辦公室檔案管理工作質(zhì)量的因素當(dāng)中，規(guī)章制度不完善屬于重要因素之一。因此，想要有效提升新時(shí)期辦公室檔案管理的有效性，首先需要建立科學(xué)的規(guī)章制度，從而確保辦公室檔案管理工作能夠順利、有效地開(kāi)展。在建立科學(xué)規(guī)章制度時(shí)，不能模仿或者復(fù)制原有的規(guī)章制度，需要結(jié)合新時(shí)期發(fā)展規(guī)律與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，確保規(guī)章制度的完整性與創(chuàng)新性。同時(shí)，為了更好地保證縣政府辦公室檔案管理工作效率，還需要保證規(guī)章制度細(xì)致與明確，確保其具有可行性。完成規(guī)章制度的建立之后，縣政府管理層需要將其落實(shí)下去，在實(shí)行過(guò)程中，不能隨意更改。管理人員也應(yīng)該充分發(fā)揮出其監(jiān)督管理的職責(zé)，確保辦公室檔案管理工作不會(huì)流于形式，保證工作效率與工作質(zhì)量。

2.3 提升管理人員業(yè)務(wù)水平

想要提升辦公室檔案管理工作有效性，還需要注重提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。首先，需要轉(zhuǎn)變管理人員的思想觀念。縣政府可以通過(guò)思想教育等方式，讓辦公室檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而更加認(rèn)真細(xì)致地對(duì)待檔案管理工作，提高其責(zé)任心。尤其是一些機(jī)密文件的管理，管理人員的保密意識(shí)與責(zé)任意識(shí)十分關(guān)鍵。其次，新時(shí)期辦公室檔案管理當(dāng)中，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用十分廣泛，因此，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平還需要注重提升其計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平?？h政府可以開(kāi)設(shè)專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)班，對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，有效提升其管理水平，使其更加適應(yīng)新型辦公室檔案管理工作。最后，注重綜合性人才的培養(yǎng)。當(dāng)前社會(huì)對(duì)綜合性人才的需求越來(lái)越高，因此，在提升管理人員業(yè)務(wù)水平時(shí)，還需要注重人才轉(zhuǎn)變，確保辦公室檔案管理人員具備多專(zhuān)多能，更好地提升辦公室檔案管理有效性。

2.4 電子化檔案與原始紙質(zhì)類(lèi)檔案相結(jié)合

電子化檔案的管理和使用隨著科技的進(jìn)步必將越來(lái)越多，對(duì)紙質(zhì)檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)化檔案與紙質(zhì)類(lèi)原始材料相結(jié)合的管理方法，提高了檔案使用效率。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境極其復(fù)雜，對(duì)電子數(shù)據(jù)化檔案加強(qiáng)安全管理。對(duì)電子化數(shù)據(jù)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密儲(chǔ)存，堅(jiān)決杜絕由于網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等造成電子化數(shù)據(jù)檔案的損毀和丟失等問(wèn)題的發(fā)生。按期對(duì)計(jì)算機(jī)服務(wù)器等電子管理設(shè)備進(jìn)行垃圾清理和病毒的查殺，防止因網(wǎng)絡(luò)病毒侵入、垃圾文件堆積等原因造成檔案的丟失和管理系統(tǒng)中毒事件發(fā)生。

2.5 全面增強(qiáng)管理檔案人員的責(zé)任意識(shí)

管理檔案人員要具備高度的職業(yè)感，站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度做好本職工作，科學(xué)規(guī)范地管理好每一份檔案。在新時(shí)代背景下，作為管理檔案人員，要改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，采取積極主動(dòng)的措施改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的缺陷，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的癥結(jié)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)存在問(wèn)題的情況并提出切實(shí)可行的解決辦法。為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)，全面規(guī)范檔案管理工作，提高工作效率。增強(qiáng)管理檔案人員工作意識(shí)的主要做法是：專(zhuān)門(mén)進(jìn)行管理制度規(guī)范化的培訓(xùn)。專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)要采用靈活多樣的方式進(jìn)行，本著在學(xué)中練、練中學(xué)的原則，加強(qiáng)管理檔案人員交流工作經(jīng)驗(yàn)和方法，取人之長(zhǎng)補(bǔ)己之短，應(yīng)側(cè)重于培訓(xùn)效果，增強(qiáng)管理檔案人員的責(zé)任意識(shí)。

3 結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理工作對(duì)于每個(gè)單位來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，必須將辦公室檔案管理工作擺在重要的位置上，全面提高管理檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、實(shí)現(xiàn)一體化管理檔案新模式，做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，提高本單位辦公室檔案管理工作的效率。

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