馬連英

檔案統(tǒng)計工作是我國政府統(tǒng)計工作的有機組成部分，是反映檔案事業(yè)發(fā)展過程、發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。真實、準確、全面的統(tǒng)計數(shù)據(jù)是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。檔案統(tǒng)計人員必須熟悉填報要求，掌握填報技能，準確、系統(tǒng)、全面的填報數(shù)據(jù)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供詳實的數(shù)據(jù)參考。

目前，檔案統(tǒng)計年報的部分數(shù)據(jù)存在不準確、數(shù)據(jù)間系統(tǒng)性差、數(shù)據(jù)填報不全面等問題，嚴重影響了檔案統(tǒng)計年報的質(zhì)量。文章通過分析本行業(yè)2012-2017年度檔案統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)一些填報的問題，并提出解決的措施以提高檔案統(tǒng)計年報的填報質(zhì)量，更好地為檔案統(tǒng)計工作提供準確的參考數(shù)據(jù)。

一、概念不清，填報數(shù)據(jù)不準確

檔案統(tǒng)計年報是一項專業(yè)性強的工作，它需要具有檔案專業(yè)知識，并熟悉本單位檔案館藏、了解電子文件的檔案人員才能完成的一項填報工作?？v觀2012-2017年的統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的準確率不是很高，存在一些概念性的錯誤。如：檔案的機構(gòu)、全宗，實物檔案、檔案陳列室等概念不清，填報的數(shù)據(jù)與事實有較大差距。如，有的單位檔案機構(gòu)數(shù)是1個，專職人員1人或全部是兼職人員，其工作部門是綜合辦公室;檔案全宗有的單位不填或填若干個。有的將文書檔案與實物檔案概念混淆，將館藏的幾千件文書檔案當做實物檔案，認為同為件，就是同一種檔案，從而造成實物檔案數(shù)據(jù)填報不準確。究其原因是統(tǒng)計人員不了解實物檔案概念。通過報表中錯誤的數(shù)據(jù)可以看出，檔案統(tǒng)計人員對統(tǒng)計報表中有些專業(yè)名詞不了解，在沒有真正理解填報數(shù)據(jù)定義，就按照自己的理解或在上一個檔案統(tǒng)計人員錯誤的數(shù)據(jù)上繼續(xù)錯誤的填報。有的新檔案統(tǒng)計人員沒有進行專業(yè)培訓，手里沒有正確的參照性文件可查，通常按照去年的數(shù)據(jù)累加，這樣的錯誤，每年都在發(fā)生。

二、業(yè)務不強，填報數(shù)據(jù)不系統(tǒng)

檔案統(tǒng)計軟件具有運算、審核等功能，檢查數(shù)據(jù)間的邏輯關系是否正確。如果不符合，則審核不通過。而系統(tǒng)內(nèi)有的數(shù)據(jù)之間看似沒有邏輯關系，通過系統(tǒng)運算、審核后，系統(tǒng)填報數(shù)據(jù)通過了。而事實上，有些數(shù)據(jù)之間還是存在著某種邏輯關系的，需要專業(yè)的統(tǒng)計人員憑借經(jīng)驗才能找出錯誤。而兼職或新的檔案統(tǒng)計人員比較難發(fā)現(xiàn)。如：館藏數(shù)量與排架長度，館藏數(shù)量與室存永久、長期數(shù)量，檔案提供利用的數(shù)量與館藏檔案的數(shù)量等。

三、審核不嚴，填報數(shù)據(jù)不全面

統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)涉及上百個，針對本行業(yè)填報的是檔基3表及檔基3附表。因檔案信息化建設滯后等原因大多數(shù)單位不涉及檔基3附表，問題主要集中在檔基3表。有的單位填報了館藏檔案的卷數(shù)、件數(shù)及排架長度，但室存永久、長期（30年）的數(shù)量和永久數(shù)量不填全，造成保管期限劃分的數(shù)量不全。

有的單位只填館藏的案卷數(shù)，不填件數(shù)，或填案卷數(shù)與件數(shù)一樣。經(jīng)核實發(fā)現(xiàn)，是檔案統(tǒng)計人員把卷與件的概念沒有搞清楚，只統(tǒng)計館藏的卷數(shù)，而按件保管的文書檔案一直未統(tǒng)計。造成該單位的年報數(shù)據(jù)沒填全。還有的是檔案統(tǒng)計人員因科技檔案與文書檔案不是一個部門，一直只填本部門的科技檔案數(shù)量，而未填報文書檔案數(shù)據(jù)。造成填報數(shù)據(jù)不全面。

檔案統(tǒng)計年報的數(shù)量關系到檔案管理部門對檔案管理的實體、檔案項目管理等情況的綜合了解，而填報過程中出現(xiàn)的各種各樣的問題，直接影響學了檔案統(tǒng)計年報的填報質(zhì)量，使檔案的統(tǒng)計部門收集的數(shù)據(jù)不全面不準確、不能真實地了解檔案管理情況。為加強檔案統(tǒng)計年報的填報質(zhì)量，作者給出了以下三個方面措施。

（一）建立填報模板，確保填報數(shù)據(jù)準確。檔案行政管理部門在布置年度統(tǒng)計填報任務時，將報表中相關數(shù)據(jù)的定義及填報要求模板化，如下表所示：

通過模板，將檔案統(tǒng)計人員難把握、不清楚的數(shù)據(jù)加以定義或提出填報要求，使填報人員能按照模板，根據(jù)本單位檔案館藏、信息化建設等實際情況準確地填報數(shù)據(jù)，從而大大提高填報數(shù)據(jù)的準確性。

（二）加強針對性培訓，提高統(tǒng)計人員的業(yè)務素養(yǎng)。從事檔案統(tǒng)計工作的人員中部分為兼職檔案人員，或是剛剛從事檔案統(tǒng)計的人員，他們對檔案業(yè)務不熟悉。檔案部門需要定期對檔案統(tǒng)計人員進行針對性培訓，其形式可以多種多樣，如召開培訓會，講解填報數(shù)據(jù)的概念、填報要求、填報過程中容易出錯的地方，重點關注的數(shù)據(jù)等并進行現(xiàn)場答疑。也可采取微信交流群等的方式，對比較集中的問題進行答疑。也可以制作微視頻，放到微信群，讓兼職或新統(tǒng)計人員按步驟操作。多種培訓方式使統(tǒng)計人員真正明白所填數(shù)據(jù)的概念，填報要求，使填報的數(shù)據(jù)更加真實、系統(tǒng)。

（三）加強檔案部門領導的審核力度，確保填報數(shù)據(jù)全面。檔案部門領導或主管檔案的領導，在檔案統(tǒng)計人員完成統(tǒng)計報表的填報后，在保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)真實性的基礎上，要根據(jù)本單位的檔案館藏、信息化建設等業(yè)務情況，對填報數(shù)據(jù)認真核實，對照填報要求，審核填報的數(shù)據(jù)是否準確、全面，數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性是否符合等，真正履行填報單位的審核責任，把好檔案統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)審核關，使上報數(shù)據(jù)真實體現(xiàn)本單位檔案管理工作實際情況。

綜合所述，只有基層檔案部門的每個檔案統(tǒng)計人員真正掌握了填報數(shù)據(jù)的概念、填報要求，并全面熟悉本單位的館藏檔案情況，檔案部門負責人嚴格審查，才能保證填報的數(shù)據(jù)準確、系統(tǒng)、全面，從而大大提高檔案綜合管理部門匯總的數(shù)據(jù)的質(zhì)量。才能為黨和國家的檔案事業(yè)今后的發(fā)展方向及政策提供參考依據(jù)，為檔案工作的進一步發(fā)展助一臂之力。

參考文獻

[1]檔辦發(fā)[2018]1號.國家檔案局辦公室印發(fā)《關于進一步加強和改進檔案統(tǒng)計工作的意見》的通知[R].2018年6月19日.

[2]徐曉晴.檔案事業(yè)統(tǒng)計年報工作的問題與建議—以紹興檔案事業(yè)統(tǒng)計年報工作為據(jù).