周錦濤 彭 迪 孫 渝

（湖南工程學(xué)院 紡織服裝學(xué)院，湖南 湘潭 411100）

一、緒言

我國全日制工程碩士教育自2009年起全面實(shí)施，至今已取得良好效果，工程碩士研究生的產(chǎn)學(xué)研聯(lián)合培養(yǎng)模式已成為國家培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的重要舉措。研究生秘書是高校研究生教育工作中的關(guān)鍵一環(huán)，其在研究生院（部、處）和學(xué)院（學(xué)位點(diǎn)）的領(lǐng)導(dǎo)下，發(fā)揮上情下達(dá)、下情上報(bào)的橋梁作用，全面參與研究生培養(yǎng)相關(guān)的各項(xiàng)工作①。有鑒于此，進(jìn)一步厘清研究生秘書的角色定位，對加強(qiáng)高校工程碩士教育有著重要作用。

二、工程碩士與研究生秘書

有別于學(xué)術(shù)型碩士“不出校門”的培養(yǎng)模式，高校工程碩士研究生的培養(yǎng)模式更強(qiáng)調(diào)走出去，以行業(yè)需求為導(dǎo)向，突出工程技術(shù)的應(yīng)用與實(shí)踐。根據(jù)工程碩士研究生的培養(yǎng)計(jì)劃中的要求，碩士生在完成理論課程學(xué)習(xí)后須深入企業(yè)實(shí)踐，并在生產(chǎn)一線開展相關(guān)課題研究、完成學(xué)位論文。這種校企聯(lián)合的培養(yǎng)模式能夠整合社會資源，不僅加深了碩士生對專業(yè)知識的理解與應(yīng)用，而且提升了科研創(chuàng)新能力，對其自身發(fā)展起到了有益作用。

目前，高校研究生管理工作實(shí)行的是研究生院-二級學(xué)院（研究生院-學(xué)位點(diǎn)-學(xué)院）的二級（三級）管理結(jié)構(gòu)，每個(gè)學(xué)院或?qū)W位點(diǎn)配備有一名研究生秘書，負(fù)責(zé)協(xié)助學(xué)位點(diǎn)負(fù)責(zé)人開展工程碩士教育培養(yǎng)工作。研究生秘書是研究生教育過程管理的神經(jīng)末梢，全面參與招生錄取、日常培養(yǎng)、畢業(yè)答辯及就業(yè)指導(dǎo)等各環(huán)節(jié)的工作。在整個(gè)工程碩士培養(yǎng)期內(nèi)，不論是在學(xué)校學(xué)習(xí)階段抑或在企業(yè)實(shí)習(xí)階段，研究生秘書都需要對碩士生進(jìn)行動態(tài)跟蹤、協(xié)助和引導(dǎo)，處理好與研究生教育有關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。

三、研究生秘書的角色定位

（一）招生錄取等環(huán)節(jié)中的行政角色

研究生秘書是學(xué)校研究生院和各學(xué)院分管院領(lǐng)導(dǎo)的得力幫手，具體參與到研究生教育工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。研究生秘書是研究生教育行政管理工作的核心環(huán)節(jié)之一，其角色的發(fā)揮最顯著的就是在招生錄取工作中。研究生秘書在研究生院統(tǒng)一指揮下參與招生工作，例如招生方案的修訂、復(fù)試錄取流程的組織等。每到招生錄取時(shí)期，研究生教育系統(tǒng)都承受著巨大的工作壓力。需指出的是，在部、省級教育主管部門的高度重視下，研究生招生錄取各環(huán)節(jié)的工作要求愈加嚴(yán)格、細(xì)致。

（二）培養(yǎng)環(huán)節(jié)中的管理角色

研究生秘書工作涉及碩士培養(yǎng)過程中的大事小情，主要包括協(xié)助學(xué)院或?qū)W位點(diǎn)負(fù)責(zé)人制訂或修訂研究生培養(yǎng)方案，以及研究生的學(xué)位論文開題、中期考核、實(shí)踐考核、創(chuàng)新項(xiàng)目評審、獎學(xué)金評定等培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作。研究生秘書要負(fù)責(zé)每學(xué)期研究生注冊、報(bào)到及請銷假、休學(xué)、獎懲等程序符合規(guī)范；協(xié)助組織好研究生的實(shí)踐教學(xué)、學(xué)術(shù)講座、科技創(chuàng)新與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)競賽等工作；做好應(yīng)往屆生的畢業(yè)指導(dǎo)和學(xué)位論文答辯等相關(guān)工作。

研究生秘書通常擔(dān)任碩士生的班主任，是在校碩士生群體最信賴的知心人和指導(dǎo)員。面對少數(shù)學(xué)業(yè)和生活上存在困難的在讀碩士生，研究生秘書需要及時(shí)了解情況、洞悉研究生群體思想動態(tài)，必要時(shí)對其進(jìn)行心理疏導(dǎo)，確保其能夠跟上同年級學(xué)生的進(jìn)度。值得指出的是，工程碩士在企業(yè)實(shí)踐階段將長期不在學(xué)校，為保證碩士生的學(xué)習(xí)進(jìn)度和人身安全，班主任要本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度定期與碩士生進(jìn)行聯(lián)系，了解、關(guān)心、掌握他們的學(xué)習(xí)成長動態(tài)。

（三）其他事務(wù)中的服務(wù)角色

研究生秘書工作面向的不僅是在校碩士研究生，同時(shí)也是服務(wù)著包括碩士生導(dǎo)師、任課教師在內(nèi)的各位老師。研究生秘書的工作交際面廣，在研究生導(dǎo)師遴選、工程碩士學(xué)位點(diǎn)建設(shè)等工作環(huán)節(jié)中會遇到各方不同人員的合理訴求，都應(yīng)做到全力協(xié)同、盡力配合。部分研究生秘書還會擔(dān)任學(xué)科秘書，在接收到諸如學(xué)科會議通知等訊息時(shí)要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地進(jìn)行傳達(dá)。研究生秘書通常發(fā)揮著聯(lián)結(jié)作用，不論將其定位為哪種角色都是一個(gè)勤勉盡責(zé)的服務(wù)者形象，是高校工程碩士研究生培養(yǎng)管理工作無法缺失的一環(huán)。

目前，高校研究生秘書一般為二級學(xué)院的行政崗位，擔(dān)任研究生秘書的教師通常承擔(dān)著與研究生教育相關(guān)的各項(xiàng)管理工作，因此普遍帶有事務(wù)瑣碎、工作量大、人員流動性大的崗位特點(diǎn)。部分研究生秘書為專業(yè)教師兼職，因此還必須肩挑科研任務(wù)，面對繁瑣工作常有力不從心、更易產(chǎn)生倦怠感。對于擔(dān)任研究生秘書職務(wù)的教師，其責(zé)任心大小和素質(zhì)高低將對工程碩士研究生培養(yǎng)管理工作的產(chǎn)生很大的影響。因此，如何吸納更多優(yōu)秀人才加入到研究生管理工作中來，并更好地發(fā)揮出研究生秘書的作用，對于提升工程碩士的培養(yǎng)教育水平至關(guān)重要②。

四、發(fā)揮工程碩士研究生秘書作用的措施

（一）強(qiáng)化服務(wù)意識，提升主動性

首先，學(xué)習(xí)掌握學(xué)校規(guī)章制度，明析研究生秘書工作職責(zé)和目標(biāo)。兼職研究生秘書通常在精力上有不足，可能會出現(xiàn)不夠熟悉學(xué)校研究生教育管理制度的情況。這就需要遇事的時(shí)候主動去查閱了解相關(guān)制度文件，了解事務(wù)處理的規(guī)則、權(quán)限與步驟。只有掌握了規(guī)則才能在日常工作中有解決問題的思路，清楚明白地做事。即使遇到突發(fā)、復(fù)雜的事務(wù)，只要嚴(yán)格按照學(xué)校的章程來進(jìn)行處理，也就有底氣來應(yīng)對。

其次，明確自身定位，自覺提高主動性。在日常工作中，研究生秘書往往習(xí)慣于凡事請示領(lǐng)導(dǎo)，再遵從指示來處理各個(gè)事項(xiàng)。這樣的工作方式雖然確保了出錯少，但也是缺乏主動性和創(chuàng)新性的表現(xiàn)。研究生秘書如果消極應(yīng)對工作將會帶來負(fù)面評價(jià)，使得自信心受挫，進(jìn)而引發(fā)負(fù)面循環(huán)。只有端正心態(tài)，對自身管理者和服務(wù)者的定位有清晰的認(rèn)識，遇到事情不推辭、不拖延、不抱怨，以有悉心與耐心的心態(tài)去面對，才能夠把工作做到位、做出彩、不出紕漏。

再次，注重工作上的創(chuàng)新，提高工作消息。研究生培養(yǎng)工作事無巨細(xì)、紛繁復(fù)雜在，如果沒有注重創(chuàng)新工作方法，將難以提高工作效率應(yīng)對實(shí)際工作。擔(dān)任研究生秘書的教師，要與其他同事進(jìn)行交流溝通，總結(jié)工作方法、取長補(bǔ)短。盡力使日常工作程序化、規(guī)范化，有利于下次遇到類似任務(wù)時(shí)能夠準(zhǔn)確、省時(shí)、及時(shí)地進(jìn)行應(yīng)對。

（二）虛心學(xué)習(xí)，從工作中尋找快樂

首先，提升溝通交流技巧，增進(jìn)人際關(guān)系。研究生秘書的工作面廣泛，很多場合下開展工作都需要導(dǎo)師、碩士生和領(lǐng)導(dǎo)的通力配合，因此擁有良好的人緣是展開工作的必要條件。研究生秘書應(yīng)保持客觀公正的態(tài)度和甘于奉獻(xiàn)的工作精神，從而建立和維護(hù)好和諧的人際關(guān)系③。

其次，對于工作上的批評要有思想上的準(zhǔn)備。研究生書崗位從事的是行政工作，不可以出錯，否則會造成比較大的事故和損失。新任的研究生秘書只有保持平和心態(tài)，遇錯能改并且善于總結(jié)，才能夠盡快地獨(dú)當(dāng)一面，成為研究生教育和培養(yǎng)工作的基石。

再次，加強(qiáng)教育教學(xué)改革與研究。研究生秘書崗位處于研究生教育和培養(yǎng)工作的前沿，是最直接接觸研究生群體的教育事業(yè)工作者，因此能夠最先、最全面地獲取研究生群體動態(tài)、任課教師授課情況以及學(xué)生評教結(jié)果等信息。

另外，有些研究生秘書為專業(yè)教師兼職，因此還會承擔(dān)一些課程的教學(xué)任務(wù)。這些因素都為研究生秘書申請教改項(xiàng)目、展開教改研究提供了有利條件，研究生秘書要積極從事教改研究，提高自身教育理論水平。

（三）尊重秘書工作，自上而下的激勵

盡管對于工程碩士培養(yǎng)起到重要作用，但研究生秘書和他們的工作多數(shù)時(shí)候不太被領(lǐng)導(dǎo)和同事重視。這主要因?yàn)槠涔ぷ鬟h(yuǎn)離教學(xué)和科研，被認(rèn)為是簡單、重復(fù)、沒有光環(huán)的教輔工作，所以容易被忽視。這些片面的印象使得往往缺乏職業(yè)認(rèn)同感，容易打擊擔(dān)任研究生秘書的積極性，并使其產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

根據(jù)心理學(xué)原理，人人都有受尊敬和自我實(shí)現(xiàn)的需要，研究生秘書也不例外。一方面，研究生秘書最需要的就是周圍人的尊重、理解與配合。直管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)多給予關(guān)心，對秘書在工作中遇到的困難多理解、肯定與支持，而非簡單地傳遞工作壓力。例如在私下或公開場合對其工作進(jìn)行肯定，并且在事務(wù)會比較瑣碎的時(shí)候安排人員協(xié)助。通過這樣的方式，研究生秘書的工作能夠獲得專業(yè)教師們的更多理解，而不是被疏遠(yuǎn)、隔離，有效地提升研究生秘書的職業(yè)認(rèn)同感。另一方面，高校在重視研究生教育的同時(shí)，對研究生秘書的工作也應(yīng)多予以關(guān)注。學(xué)?？梢酝ㄟ^資源配置手段來保障和提升研究生秘書的待遇，并且允許和鼓勵其參與優(yōu)秀班主任、優(yōu)秀輔導(dǎo)員的評比，使研究生秘書一職真正成為“吃力討好”的崗位。

五、結(jié)語

工程碩士研究生的管理工作水平得益于高校研究生秘書良好的工作質(zhì)量，這不僅需要研究生秘書自覺、努力地提高自身的素質(zhì)與能力，積極主動地開展工作，充分發(fā)揮交通樞紐作用，為研究生和導(dǎo)師等群體提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，高校也應(yīng)充分認(rèn)識到研究生秘書工作的重要性，采取得力措施來調(diào)動研究生秘書群體的工作主動性和積極性，使其從工作中找打歸屬感與成就感。只有各方形成合力，才能更好地提升工程碩士研究生教育水平。

注釋：

①劉翠瓊,賈黎明.做好高校研究生秘書二級管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中國電力教育,2010(10)：41-42.

②房蓮,朱泉同.高校研究生秘書工作芻議[J].科教導(dǎo)刊(上旬刊),2011(10)：176-177.

③吳海燕.高校研究生秘書的工作性質(zhì)及其作用分析[J].科教導(dǎo)刊(上旬刊),2012(03)：218-219.