摘要:隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理領(lǐng)域的信息化特點越發(fā)突出。因檔案內(nèi)容復(fù)雜,數(shù)量龐大,引入信息化技術(shù)可增強檔案管理工作效率?;诖耍疚膶n案信息化安全管理體系構(gòu)建的重要性、存在的問題、主要內(nèi)容進行了研究,以增強檔案管理效率和安全性水平。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化;安全管理;體系
引言
檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一,也是支持和服務(wù)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作。安全、高效的檔案管理可有效增強檔案管理部門的服務(wù)水平,隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案信息化安全管理體系建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢。因檔案管理領(lǐng)域中對云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用,在一定程度上增強了檔案信息化管理水平。在提升檔案信息化管理水平的同時,還要確保檔案的安全性水平,這就需要對檔案信息化安全管理體系建設(shè)加強研究。
1、檔案信息化安全管理體系構(gòu)建的重要性
1.1增強檔案管理工作質(zhì)量和效率
實際上,檔案信息化安全管理體系的構(gòu)建具有很多優(yōu)勢,在對傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣性特征進行完善的同時,還能對管理程序進行簡化。例如,可大幅度縮減檔案資料收集、歸檔、保存、檢索、查詢等工序中的復(fù)雜性,并將紙質(zhì)檔案資料以電子檔案的形式顯現(xiàn),增強了檔案管理效率,降低了檔案人員的工作強度。
1.2減少檔案管理工作任務(wù)
在構(gòu)建檔案信息化安全管理體系的過程中,需借助于各種現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),才能將傳統(tǒng)工作模式逐漸演變?yōu)楹喴谆牟僮鞒绦?,以便于對檔案資料進行管理,增強了其的信息化和數(shù)字化特征。檔案工作人員在查詢所需的資料信息時可借助于網(wǎng)絡(luò)檢索平臺,而在對檔案信息進行錄入時只需要保證錄入的準確性水平。由此不難看出,檔案信息化安全管理體系的構(gòu)建可有效降低檔案人員的工作任務(wù),推動了檔案管理工作的順利開展。
1.3實現(xiàn)科研成果共享目標
對于事業(yè)單位來說,大部分的檔案資料涵蓋有學(xué)術(shù)和科研成果方面的信息,在構(gòu)建信息化安全管理體系后,可實現(xiàn)科研成果之間的共享,而借助于完善的信息化平臺,通過網(wǎng)絡(luò)信息傳輸,則能將不同單位所需的資料信息在計算機系統(tǒng)中儲存,人們可利用對應(yīng)的設(shè)備實現(xiàn)檔案的查詢和檢索等工作,為科研活動的推廣和開展提供了便利。
2、檔案信息化安全管理體系構(gòu)建中存在的問題
2.1檔案管理未形成統(tǒng)一標準
我國針對檔案信息的管理仍未形成統(tǒng)一的規(guī)范標準,直接造成不同單位的檔案管理存在很大差異,不利于信息化平臺的長期發(fā)展,再加上部分單位對檔案信息化管理工作的認識不足,使得檔案管理工作標準參差不齊,增加了檔案信息共享難度。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,各種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險層出不窮,部分單位對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性重視不足,缺少嚴格的管理和監(jiān)督,使得檔案資料中毒、丟失情況經(jīng)常出現(xiàn)。另外,在完善和優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)的過程中需要大量的科學(xué)技術(shù)作為支撐,使得單位投入成本大幅度增加。
2.2信息化管理系統(tǒng)浪費
現(xiàn)階段,有很大一部分的單位為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查,只將工作重點放在了如何提升檔案的數(shù)量上,卻忽略了對檔案質(zhì)量的管理,再加上對信息化管理系統(tǒng)認識不足,使得網(wǎng)絡(luò)信息資源浪費、丟失現(xiàn)象嚴重。除此之外,在應(yīng)用高科技檔案管理系統(tǒng)的過程中,因?qū)ζ涞墓δ苷莆詹蝗?,很難將管理系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來,進而導(dǎo)致資源浪費。
2.3傳統(tǒng)檔案管理束縛嚴重
當(dāng)前,我國的檔案管理工作大都是年齡較大的人員負責(zé),因傳統(tǒng)思想束縛過重,很難熟練掌握信息化管理系統(tǒng),使得很多檔案管理工作仍舊處于復(fù)雜、繁瑣的環(huán)境中。近年來,由于不同單位的科研成果研發(fā)和運用量不斷上漲,增加了檔案管理工作的數(shù)量和難度,使得檔案管理人員的作業(yè)負擔(dān)不斷加重。因此,為了降低檔案管理工作強度,工作人員應(yīng)對自身工作理念進行調(diào)整,為了更好的適應(yīng)多元化檔案管理需求,應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸朝著信息化管理模式邁進。
2.4檢索功能難以落實
越來越多的事業(yè)單位開始加大資金投入來構(gòu)建檔案信息化安全管理體系,實現(xiàn)了對檔案資料的數(shù)字化管理,由于可直接掃描和上傳對應(yīng)的檔案目錄和內(nèi)容,在信息化管理平臺中可清晰呈現(xiàn),但是檔案檢索功能卻難以落實,實際功能很難發(fā)揮,降低了檔案信息化安全管理體系的構(gòu)建質(zhì)量。另外,檢索功能難以落實,還會對人們查詢、閱覽檔案等工序帶來不便,不利于檔案資料信息的共享和使用。
3、檔案信息化安全管理體系構(gòu)建的內(nèi)容
3.1增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)和安全意識
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展,我國的檔案管理工作進入到了數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理時代,此時對檔案信息化安全管理工作也提出了更高的要求。為促進檔案管理工作的有序推進,應(yīng)從不同方面增強管理人員的綜合素質(zhì)和安全意識水平。首先,在管理人員選拔時應(yīng)適當(dāng)提升“門檻”,對于每位檔案管理人員應(yīng)加強考核,并擇優(yōu)錄取;在上崗之前還要做好崗前培訓(xùn)工作,以保證檔案人員的工作能力同規(guī)定要求相符;其次,對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)知識加強培訓(xùn)。在實際工作中,應(yīng)根據(jù)工作內(nèi)容不同,將管理人員劃分成不同的小組,每個小組的組長應(yīng)組織本組人員每周開展一次學(xué)習(xí),增強其的專業(yè)技能和安全保密意識,每季度進行一次考核,針對考核優(yōu)秀的人員給予獎勵,反之則給予一定懲罰;對于離崗時間較長的管理人員,在重新上崗前需開展考核工作,只有在考試合格后才能進入之前崗位。
3.2完善檔案信息化安全管理制度
好的制度是確保管理工作順利開展的前提,健全的制度是保證管理到位的基礎(chǔ)。因此,在檔案管理工作中應(yīng)根據(jù)相關(guān)的問題制定出科學(xué)有效的規(guī)章制度。首先,結(jié)合管理工作中遇到的各種問題制定出不同檔案的借閱、歸檔、保密、鑒定、銷毀等各項規(guī)章制度;針對儲存檔案的區(qū)域,應(yīng)制定出完善的庫房、閱覽室、機房等各項管理制度;并在此技術(shù)上對檔案人員的職責(zé)不斷進行細化,如檔案室職責(zé)、專職檔案員職責(zé)等;針對丟失、損壞的不同種類檔案制定出針對性強的賠償制度,對于歸檔中遇到的問題應(yīng)制定出與之相關(guān)的經(jīng)濟責(zé)任制。另外,為保證電子檔案的安全性和可靠性水平,在管理電子檔案的過程中應(yīng)制定出全面有效的電子檔案安全操作和管理制度,主要包括有成品檔案管理、圖檔授權(quán)管理、權(quán)限申請管理等的規(guī)章制度和管理措施。
3.3做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存
相較于紙質(zhì)檔案,電子檔案有很多先進之處,由于儲存的電子檔案極易丟失和被更改,為非法操作者提供了便利,使得檔案安全性問題平突出。為了確保檔案資料信息的真實性和原始性水平,需要做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存,因一旦形成紙質(zhì)檔案,之前記錄的信息資料很難被非法更改,增強了原始檔案信息的可靠性和安全性水平。
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作者簡介:董宏玥(1988-),女,漢族,本科學(xué)歷,助理經(jīng)濟師,從事檔案管理和職稱管理工作。
(作者單位:工業(yè)和信息化部教育與考試中心)