摘要：本文將對(duì)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理問題進(jìn)行分析，并提出做好這一工作的具體措施，希望可以為相關(guān)工作者的研究提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案；規(guī)范管理

前言：

進(jìn)入新時(shí)代后，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前工作需求。因此，必須了解機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理中存在的問題，并通過相關(guān)措施的實(shí)施，提高管理質(zhì)量與水平，充分發(fā)揮檔案信息作用，從而為我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作健康發(fā)展提供有力保障。

一、機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理問題

（一）管理工作不規(guī)范

作為國(guó)家重要組成部分之一，機(jī)關(guān)單位工作與國(guó)家發(fā)展有著緊密聯(lián)系，其中檔案管理更是重中之重[1]。只有做好分類與登記工作，才能為后續(xù)翻閱、查找等提供便利。但當(dāng)前大部分機(jī)關(guān)檔案管理人員工作缺乏熱情，隨意堆放檔案，這也就使得重要文件極易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（二）安全隱患較多

目前，在不斷發(fā)展過程中，很多機(jī)關(guān)單位都具備獨(dú)立辦公場(chǎng)所，有利于辦公效率的提升，但這也給機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)。原本機(jī)關(guān)檔案管理工作是由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，并且具有專門檔案室，但當(dāng)前集中辦公模式的運(yùn)用，取消了檔案管理室，把辦公室、資料室以及檔案室集中在一起，埋下了嚴(yán)重的安全隱患，無(wú)法保證機(jī)關(guān)檔案的機(jī)密性與安全性。

（三）管理人員素質(zhì)不高

在實(shí)際機(jī)關(guān)檔案管理工作中，很多管理人員缺乏對(duì)自身工作的正確認(rèn)識(shí)，這使得其并不重視檔案管理工作，日常管理行為與態(tài)度也不端正，在很大程度上給檔案管理工作帶來(lái)了不良影響。

二、做好機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理的措施

（一）規(guī)范管理流程

機(jī)關(guān)檔案管理具有較強(qiáng)的政策性，如果能夠采取有效管理措施，那么就會(huì)促進(jìn)檔案使用時(shí)間大幅度提升。因此，一方面，機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)該在綜合考慮自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理方案進(jìn)行合理制定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決實(shí)際管理中的問題。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)該成立專門的管理小組，嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定。對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行歸類與存放，而對(duì)于重要文件，則應(yīng)該派遣專人做好加密管理。只有這樣，才能有效排除安全隱患，為機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量與安全提供有力保障。另一方面，要想促進(jìn)檔案管理工作順利有序進(jìn)行，機(jī)關(guān)單位還要規(guī)范檔案管理流程，加大監(jiān)督力度，并通過相關(guān)制度的制定有效約束人員行為。例如，在完成檔案分類工作后，應(yīng)該由專人檢查，及時(shí)找出不規(guī)范現(xiàn)象，并通過和工作人員的交流，有效解決問題，從而提高機(jī)關(guān)檔案歸檔分類的準(zhǔn)確性與合理性。又如，在描述檔案條目時(shí)，工作人員應(yīng)該加強(qiáng)和專業(yè)人員的交流，避免因概念模糊而給檔案規(guī)范管理帶來(lái)不良影響。

（二）抓好工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)

一方面，做好整理工作。在實(shí)際檔案管理中，案卷整理需要花費(fèi)大量精力與時(shí)間，若無(wú)法對(duì)其進(jìn)行細(xì)致、專業(yè)整理，那么就會(huì)使檔案缺乏規(guī)范性。因此，必須嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)管理要求，用鋼筆或者是毛筆填好各種相關(guān)信息與整理日期，并保證書寫的正確性與工整性。目前，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了普及，大部分機(jī)關(guān)單位都實(shí)現(xiàn)了電子檔案錄入，所以，在完成整理工作后，應(yīng)該以類別為依據(jù)，做好錄入工作，為后續(xù)檢索提供便利，從而在最大程度上利用檔案信息。另一方面，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該建立健全管理審核制度，并制定詳細(xì)借閱或查詢表，在具體借閱之前，人員應(yīng)該填寫好申請(qǐng)表。通常情況下，申請(qǐng)表應(yīng)該包含姓名、借閱時(shí)間、保管期限以及保密等級(jí)等內(nèi)容，而管理人員則以最終審核結(jié)果為依據(jù)，提供相應(yīng)的借閱服務(wù)。同時(shí)，借閱人員還應(yīng)該及時(shí)歸還并辦理相應(yīng)手續(xù)。另外，管理人員還需要做好跟蹤服務(wù)，通過電話回訪、問卷調(diào)查等方式，完善反饋機(jī)制，提高管理質(zhì)量與水平，以此來(lái)將更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供給人們。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)

作為主要的實(shí)施者，管理人員綜合素質(zhì)會(huì)直接影響機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理的質(zhì)量。因此，為了順利實(shí)施檔案管理工作，機(jī)關(guān)單位必須努力提高管理人員的綜合素質(zhì)。首先，機(jī)關(guān)單位要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其掌握先進(jìn)管理理念與方法，提高管理人員的專業(yè)能力。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該自覺對(duì)信息化建設(shè)與計(jì)算機(jī)操作等知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而更好地管理機(jī)關(guān)檔案。機(jī)關(guān)單位還要通過一定的職業(yè)道德教育，促進(jìn)管理人員責(zé)任意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)的提升，增強(qiáng)其綜合素質(zhì)，從而有效提高檔案規(guī)范管理水平。另外，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該建立健全責(zé)任制度，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)管理人員身上，并對(duì)其管理行為進(jìn)行規(guī)范，以此來(lái)獲得理想管理效果。

其次，機(jī)關(guān)單位要積極舉辦演講、交流會(huì)以及座談會(huì)等活動(dòng)，為管理人員提供交流平臺(tái)，并讓其通過交流，學(xué)習(xí)、借鑒他人成功經(jīng)驗(yàn)，有效解決實(shí)際工作中遇到的問題，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理的質(zhì)量與水平。

最后，機(jī)關(guān)單位要建立考核機(jī)制與獎(jiǎng)懲措施，將管理人員切身利益與其實(shí)際工作水平掛鉤。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員，應(yīng)該通過物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或表?yè)P(yáng)的方式，充分調(diào)動(dòng)其工作熱情與積極性；而對(duì)于表現(xiàn)較差的管理人員，則應(yīng)該通過適當(dāng)懲罰措施，讓其正確認(rèn)識(shí)自身工作，改正自身不良行為與態(tài)度，以此來(lái)為機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理順利進(jìn)行提供有力保障[2]。

結(jié)論：

綜上所述，做好機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理已經(jīng)成為了一項(xiàng)重要工作。因此，必須正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案，并通過規(guī)范管理流程、抓好工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及提高管理人員綜合素質(zhì)等措施，提高管理的質(zhì)量與水平，從而促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁淑珍.機(jī)關(guān)檔案的創(chuàng)新管理模式探索與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（06）：13-14.

[2]王燕.機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化管理[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（22）：183-184.

作者簡(jiǎn)介：陳伯香（1975.12），女，籍貫：江蘇泰州，民族：漢族，最高學(xué)歷：本科，目前職稱：館員，研究方向：檔案管理和利用。