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        淺談怎樣提升國有企業(yè)檔案管理的工作效率

        2019-03-27 09:33:06馮睿
        神州·上旬刊 2019年3期
        關鍵詞:國有企業(yè)檔案管理

        馮睿

        摘要:檔案資料的管理是國有企業(yè)正常運轉的重要保障,是企業(yè)經營活動順利進行的重要依據。但當前我國的國有企業(yè)檔案管理工作中仍存在許多問題,導致檔案管理的工作效率不高。本文通過簡單分析我國國有企業(yè)檔案管理的現狀,進一步探討如何有效提升國有企業(yè)檔案管理的工作效率。

        關鍵詞:國有企業(yè);檔案管理;提升效率

        隨著經濟和科技的快速發(fā)展,國有企業(yè)的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。如何在信息化的時代背景下有效地提升國有企業(yè)檔案管理的工作效率,是企業(yè)管理工作的關鍵。通分析當前國有企業(yè)的檔案管理現狀,結合信息技術,探索有效的檔案管理方法,通過多種途徑提升工作效率。

        一、國有企業(yè)檔案管理的現狀分析

        當前,我國的部分國有企業(yè)中對檔案管理工作的重要性認識不足,缺少專業(yè)檔案管理人才的引進,檔案信息化水平較低,導致國有企業(yè)檔案管理的工作效率不高。

        (一)對檔案管理工作的重要性認識不足

        我國的部分國有企業(yè)管理者對檔案管理工作的重要性認識不足,錯誤地認為檔案資料的保存和管理不重要。檔案管理工作沿用傳統的管理方式,沒有安排專業(yè)的管理人員,通常是由其他工作人員兼任或者管理者缺乏專業(yè)的檔案知識。在日常的檔案管理和保存中,沒有專業(yè)的分類和集中管理。

        (二)檔案管理人員缺乏專業(yè)性

        檔案管理工作不是能夠直接迅速產生經濟效益的工作,因此,在實際的管理工作中常常被認為不重要。企業(yè)在引進管理人才的時候,經常會忽略檔案管理人才這一塊內容。通常企業(yè)會選擇非專業(yè)的人員管理檔案,而檔案管理工作內容本身比較枯燥,導致人員流動性比較大,同時也導致檔案管理工作交接的不完整。

        (三)檔案管理信息化水平

        在當前網絡信息技術快速發(fā)展的時代背景下,傳統的檔案管理方式已經難以適應國有企業(yè)經營管理的需要。部分國有企業(yè)沒有隨著信息技術發(fā)展和更新檔案管理工作方式,嚴重制約著檔案管理工作的效率和質量。

        二、國有企業(yè)檔案管理工作效率的提升途徑

        要提升國有企業(yè)檔案管理工作的效率和質量,首先必須充分認識到檔案管理工作的重要性,加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓學習,結合現代信息技術實行檔案智能化管理。

        (一)充分認識檔案管理工作的重要性

        國有企業(yè)的管理者必須摒棄傳統的檔案管理觀念,站在企業(yè)長遠發(fā)展的角度上客觀看待檔案管理工作的重要意義,改變固有的錯誤認知,重新認識檔案管理工作本身的作用。企業(yè)管理者的思想觀念以及職業(yè)認知在很大程度上影響著企業(yè)員工的工作態(tài)度,因此,國有企業(yè)管理者首先要肯定檔案管理工作的重要性,檔案管理工作是企業(yè)管理工作中重要的環(huán)節(jié),也是為企業(yè)其他經營管理活動提供重要信息的來源,是提高其他工作效率和質量的必要條件。其次,要做好檔案管理工作內容及其意義的宣傳教育工作,檔案資料記錄著企業(yè)發(fā)展過程中的各項數據資料,能夠為企業(yè)經營活動提供有效的數據支持,及時了解和掌握企業(yè)的經營狀況,有利于為企業(yè)調整經營活動提供準確的依據。最后,檔案管理工作能夠完整地記錄企業(yè)的經營成果和企業(yè)發(fā)展歷史,對于企業(yè)長遠的發(fā)展具有深刻意義。

        (二)提高檔案管理人員的專業(yè)水平

        檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強、具有持續(xù)性和長期性的工作,對管理人員的素質要求比較高。因此,要提升國有企業(yè)檔案管理的工作效率首先要提高檔案管理人員的專業(yè)水平。國有企業(yè)的檔案管理大多數沿用傳統的管理方式,在檔案的收集、整理、分類、立卷以及歸檔工作中,難以形成有效的管理。國有企業(yè)領導者應該引進專業(yè)的檔案管理人才,在日常工作中加強對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。企業(yè)可以定期組織相關人員參加專業(yè)培訓和學習,邀請專業(yè)人員到企業(yè)中進行講座和工作指導,向其他優(yōu)秀的檔案管理企業(yè)學習相關管理知識,提高檔案管理人員的的專業(yè)素養(yǎng)和素質。同時,企業(yè)管理者要盡可能地保證檔案管理人員的穩(wěn)定性,降低人員流失率。在產生人員流動時,應該保證檔案資料交接的完整性。

        (三)建立健全檔案管理制度

        健全的檔案管理制度是順利開展檔案管理工作,提高檔案管理水平和工作效率的重要基礎。國有企業(yè)應該結合當前網絡信息的時代背景以及企業(yè)實際情況,根據《中華人民共和國檔案法》及相關的檔案管理規(guī)定,建立健全企業(yè)檔案管理制度。制度中應該清晰地指出檔案管理工作的重要性、檔案管理人員的工作內容和工作職責、檔案管理的收集歸檔、保管與查閱、檔案信息化建設管理等內容。完善的檔案管理制度明確了檔案管理工作的各項內容,有利于快速提升國有企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質量。

        (四)檔案管理工作智能化

        在現代信息技術快速發(fā)展的時代背景下,檔案管理工作必須實現信息化和智能化管理。國有企業(yè)的檔案資料數量龐大,保管和查閱流程時間長,大大影響了檔案管理的工作效率。國有企業(yè)應該注重引進現代信息技術,建立檔案信息化管理制度,加大對信息技術設施設備的資金投入。國有企業(yè)管理者要更新管理觀念和管理方式,參考和學習國內外先進的檔案管理信息技術,適當地引進適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理系統。從傳統的檔案管理模式轉變?yōu)闄n案資料的信息化儲存和管理,實現紙質檔案與電子文件信息的一致性和完整性,使國有企業(yè)的檔案管理工作郵箱數字化、規(guī)范化、網絡化,從而有效地提升國有企業(yè)檔案管理的工作效率。此外,國有企業(yè)可以在條件允許的情況下建立檔案資源信息共享,通過信息技術有效地進行檔案資料的查閱和運用。

        結語:

        當前,我國部分的國有企業(yè)檔案管理工作正面臨信息技術時代的挑戰(zhàn)與機遇。國有企業(yè)管理者要充分認識到檔案管理工作的重要性,注重加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓學習,建立健全企業(yè)檔案管理制度,結合現代信息技術實行檔案智能化管理,是有效提升國有企業(yè)檔案管理工作效率的重要途徑。

        參考文獻:

        [1]賀曉宏.信息化時代下國有企業(yè)檔案管理策略研究[J].企業(yè)改革與管理,2017,(24).

        [2]滕麗.關于我國國有企業(yè)檔案管理的現實審視與解決路徑探究[J].辦公室業(yè)務,2017,(23).

        [3]郭鑫.國有企業(yè)改制過程中的檔案管理問題與對策[J].企業(yè)改革與管理,2018,(4).

        [4]胡靜.試論國有企業(yè)檔案管理存在的問題及對策[J].現代國企研究,2017,(18).

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