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        做好單位檔案管理工作的高效方法探

        2019-03-27 09:33:06董宏剛
        神州·上旬刊 2019年3期
        關(guān)鍵詞:高效化管理人員檔案管理

        董宏剛

        摘要:伴隨信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更新,單位可供利用的技術(shù)手段愈發(fā)的多元化,檔案管理朝著規(guī)?;Ⅲw系化和高效化的方向發(fā)展。單位對(duì)檔案資源進(jìn)行高效化管理,能夠更好地處理多種形式的檔案資源,最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效利用。本文以單位檔案管理為研究藍(lán)本,探索檔案管理高效化的路徑,以期能夠大幅度提升檔案作用,提高單位處理各種信息資源的能力。

        關(guān)鍵詞:高效化;信息技術(shù);管理人員;檔案管理

        一、高效化管理的意義

        (一)改善檔案工作氛圍

        現(xiàn)階段,許多單位的檔案管理部門(mén)氣氛沉悶,檔案部門(mén)缺乏相應(yīng)的靈性,檔案工作不被領(lǐng)導(dǎo)所重視。之所以出現(xiàn)這種問(wèn)題,主要是因?yàn)闄n案管理效率過(guò)于低下,檔案工作人員的工作壓力大,檔案工作人員心態(tài)容易出現(xiàn)問(wèn)題。為了改善檔案工作氛圍,有必要提升檔案管理效能,提高檔案資源的流通率,增強(qiáng)檔案部門(mén)的活力。檔案高效化管理能夠激發(fā)檔案管理人員的積極性,降低檔案管理人員壓力,從而使得單位檔案管理活動(dòng)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

        (二)提升檔案部門(mén)整體地位

        隨著社會(huì)個(gè)體之間信息交流頻率加快,信息資源在單位建設(shè)中的作用愈發(fā)突出,部分單位管理層開(kāi)始轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,開(kāi)始重視檔案管理。檔案管理高效化能夠凸顯檔案資源的作用,為單位其他部門(mén)提供便利的信息服務(wù)和決策咨詢服務(wù),進(jìn)而提升檔案部門(mén)的整體地位。需要注意的是,檔案管理只有走向高效化的道路,單位領(lǐng)導(dǎo)才能看到檔案資源的潛在價(jià)值。檔案管理長(zhǎng)期低效,單位領(lǐng)導(dǎo)自然不愿意在檔案建設(shè)環(huán)節(jié)投入過(guò)多的資源。因此,檔案高效化管理對(duì)于檔案部門(mén)意義重大,是檔案部門(mén)必須堅(jiān)持的基本準(zhǔn)則。

        (三)提高單位運(yùn)行效率的需要

        不同的檔案資源具有不同的特性,其對(duì)單位的作用也有所不同。檔案高效化管理是提高單位運(yùn)行效率的必要保障。例如,對(duì)人事檔案進(jìn)行高效管理,能夠推動(dòng)人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,使單位更好地做好選人、用人和育人工作。人事檔案中客觀反映了某一職工的歷程、工作能力和思政素養(yǎng)。人事部門(mén)參考人事檔案則可以對(duì)崗位進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置,并對(duì)職務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分析,實(shí)現(xiàn)人力配置效能最大化。

        二、高效化管理中存在的問(wèn)題

        (一)人才資源問(wèn)題

        許多單位在推進(jìn)檔案高效管理進(jìn)程中,沒(méi)有制定人才戰(zhàn)略,檔案管理人員的素質(zhì)與實(shí)務(wù)工作脫軌,難以應(yīng)對(duì)愈發(fā)科技化、復(fù)雜化的檔案管理工作。一方面,部分單位的培訓(xùn)內(nèi)容中不包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn),檔案管理人員只是單純的利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文件進(jìn)行電子化管理,與真正意義上的檔案信息化建設(shè)相比仍有差距。另一方面,部分單位則忽視了對(duì)檔案管理人員服務(wù)能力的培養(yǎng),檔案管理長(zhǎng)期停留在“被動(dòng)型”的層面,服務(wù)質(zhì)量不高。典型表現(xiàn)在檔案管理人員缺乏與其他員工進(jìn)行溝通,不能了解其他部門(mén)的檔案需求,檔案數(shù)量不斷增多的同時(shí),檔案利用率和流通率卻不斷減少。

        (二)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題

        信息技術(shù)是檔案高效管理模式的有力推手,也是減輕工作人員壓力,提高工作績(jī)效的有力抓手。首先,檔案管理實(shí)務(wù)工作中,許多單位的檔案信息化建設(shè)停留在表面層次,既沒(méi)有建立檔案綜合信息庫(kù),也沒(méi)有搭建檔案“云服務(wù)”平臺(tái)。其次,許多單位沒(méi)有及時(shí)對(duì)設(shè)備予以更新和改造,檔案硬件設(shè)施的信息處理能力低,檔案系統(tǒng)落后,在提供檔案服務(wù)時(shí)效率不高。最后,許多單位沒(méi)有搭建信息化管理機(jī)制,沿用傳統(tǒng)手工管理機(jī)制,檔案工作缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。例如,單位沒(méi)有制定統(tǒng)一的文件處理格式和文件轉(zhuǎn)化格式。檔案管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描過(guò)程中,要么保存為pdf格式,要么保存為word格式;檔案管理人員在轉(zhuǎn)化音像檔案、圖片和影視檔案時(shí),也沒(méi)有轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式。電子檔案格式不統(tǒng)一將直接阻礙檔案云服務(wù)工作,不利于檔案工作的長(zhǎng)期開(kāi)展。

        三、高效化管理的路徑

        (一)打造人才隊(duì)伍

        檔案管理的核心在于人才,人才是檔案管理體系中最為關(guān)鍵的部分。因此,單位必須從人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)入手,打造一批具有真才實(shí)學(xué)的檔案管理人才。首先,單位應(yīng)當(dāng)改良培訓(xùn)機(jī)制,根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的方向來(lái)培養(yǎng)人才。單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容,搭建培訓(xùn)效果測(cè)評(píng)體系,對(duì)人才進(jìn)行全方位培養(yǎng)。在培訓(xùn)內(nèi)容層面,單位不僅要加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案管理理論的培訓(xùn),也要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征,重點(diǎn)培養(yǎng)檔案人才操控計(jì)算機(jī)和運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力。在培訓(xùn)效果測(cè)評(píng)上,單位要注重與員工進(jìn)行溝通,傾聽(tīng)員工對(duì)于培訓(xùn)工作的意見(jiàn),有針對(duì)性的開(kāi)展下一次培訓(xùn)工作,確保培訓(xùn)效果。其次,單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案人才的服務(wù)能力進(jìn)行培養(yǎng),打通部門(mén)之間溝通的阻礙。

        (二)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

        單位在采購(gòu)設(shè)備時(shí),應(yīng)當(dāng)盡可能采購(gòu)性能優(yōu)化的設(shè)備,防止數(shù)碼電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代過(guò)快,節(jié)約單位的資金資源。最后,單位應(yīng)當(dāng)搭建檔案云服務(wù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息資源的共通與共享。單位應(yīng)當(dāng)將云儲(chǔ)存技術(shù)運(yùn)用到檔案建設(shè)領(lǐng)域,將網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)或者網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存端與檔案管理系統(tǒng)相連,開(kāi)發(fā)檔案“掌上云”服務(wù)功能。所謂掌上云服務(wù),就是在APP終端或者微信公眾號(hào)終端設(shè)置相應(yīng)的檔案查詢路口,提升檔案查詢和檢索的效率。本文認(rèn)為,從節(jié)約單位成本的角度,單位應(yīng)盡量選擇利用微信公眾號(hào)來(lái)開(kāi)通“掌上云”服務(wù)功能,為單位其他工作部門(mén)的人員或者其他單位的人員提供更為高效化、品質(zhì)化的檔案服務(wù)。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        單位檔案作為單位項(xiàng)目管理、研發(fā)、基本建設(shè)和生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始憑證,是單位創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的重要信息保障,也是單位進(jìn)行決策的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式,難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的規(guī)?;?、體系化和高效化處理,檔案資源利用率不高,檔案對(duì)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的推動(dòng)作用不明顯。本文重點(diǎn)研究信息技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用,并提出幾點(diǎn)建議,希望能夠豐富相關(guān)理論學(xué)說(shuō)的同時(shí),為檔案實(shí)踐工作提供有益的參考。隨著電子智能技術(shù)以及人工智能技術(shù)的發(fā)展,未來(lái)單位可供利用的技術(shù)會(huì)增多,檔案管理會(huì)愈發(fā)的高效化。因此,檔案管理人員必須提升自己的素質(zhì),更好地適應(yīng)檔案工作變化,適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]鄭晨明.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(16):179.

        [2]王閣.實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化 推動(dòng)機(jī)關(guān)管理高效化發(fā)展[J].勞動(dòng)保障世界,2016(15):44.

        [3]高麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理改進(jìn)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(04):170+172.

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