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        試論電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

        2019-03-22 02:16:50紀(jì)春福
        卷宗 2019年8期
        關(guān)鍵詞:社保檔案電子檔案條形碼

        紀(jì)春福

        摘 要:習(xí)近平總書記在中共中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時強(qiáng)調(diào):大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異,我們應(yīng)該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動,深入了解大數(shù)據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢及其對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的影響,分析我國大數(shù)據(jù)發(fā)展取得的成績和存在的問題,推動實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略,加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施,推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開放共享,保障數(shù)據(jù)安全,加快建設(shè)數(shù)字中國,更好服務(wù)我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民生活改善。將檔案管理融入大數(shù)據(jù)時代之中,對于檔案管理的發(fā)展有著重要意義,2018年各級政府都建立了大數(shù)據(jù)管理部門,大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用,電子檔案及條形碼技術(shù)提升了社保檔案管理效率。本文重點(diǎn)論述了電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用。

        關(guān)鍵詞:電子檔案;條形碼;社保檔案

        在我國社保的主要作用是分擔(dān)及預(yù)防社會風(fēng)險,是一種強(qiáng)制社會成員參加的非營利性制度,自社保體系正式建立后,社會保險已經(jīng)逐步成為社會保障方式。社保采用的是基金集中管理的方式,針對如下人群進(jìn)行社會補(bǔ)償:失業(yè)、工傷、疾病、年老等。社會保險是社會保障體系的重要組成部分,它的覆蓋范圍十分廣泛,終身制是社保最為基本的一種投保方式,由此能夠促使人們的生活水平不斷提升??梢姡绫S兄鵁o法替代的地位和作用。近年來,參與社保的人員數(shù)量不斷增多,社保檔案的數(shù)量也隨之呈現(xiàn)出大幅度增長的態(tài)勢,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社保檔案的管理要求。為此,必須加快推進(jìn)社保檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程,通過各種信息技術(shù)的運(yùn)用,提高社保檔案的管理效率和水平,使其作用得以最大限度地發(fā)揮。

        1 電子檔案在社保檔案管理中的應(yīng)用

        1.1 開發(fā)建設(shè)電子檔案、電子簽章系統(tǒng)

        針對以往線下傳遞紙質(zhì)檔案效率低、調(diào)閱查詢不方便和簽字、蓋章費(fèi)時費(fèi)力的問題,創(chuàng)新開發(fā)建設(shè)電子檔案、電子簽章系統(tǒng),對業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔、使用實(shí)行全程電子化管理,每年可減少紙質(zhì)打印材料120多萬份。對業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中的電子檔案加蓋電子簽章,實(shí)行授權(quán)使用、專人操作、密鑰控制,不同經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的電子信息傳遞實(shí)現(xiàn)實(shí)時交互辦理,不再需要人工層層復(fù)核、簽批,極大方便企業(yè)和群眾馬上辦、一次辦。目前,已取消各級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)物印章370個,使用電子簽章企業(yè)達(dá)到1061家,為一體化遠(yuǎn)程辦公和線上辦事提供有力支撐。如威海金猴集團(tuán)員工比較多,勞資人員一個月要跑十幾趟社保大廳,辦理參保人員增減、繳納社保費(fèi),填表、打印、蓋章;現(xiàn)在通過網(wǎng)上大廳以及電子簽章、電子檔案,替代紙質(zhì)材料、手寫簽字和實(shí)物蓋章,勞資人員只需在單位,動動手指就能網(wǎng)上完成,真正省去奔波之苦。

        1.2 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息資源共建與共享

        現(xiàn)今,在針對社保檔案管理的階段之中,一般都會發(fā)生信息資源難以共享的現(xiàn)象,各個地區(qū)的社保檔案管理都是相對獨(dú)立的,檔案信息也處在封閉的狀態(tài),所以很難實(shí)現(xiàn)各個地區(qū)之間檔案管理的共享,最終導(dǎo)致方案無法將自身的作用發(fā)揮出來。因此運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)尤為關(guān)鍵,可以基本實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息資源之間的共享。對于基層社會保險檔案而言,應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)來實(shí)時查詢基層社會保險檔案的信息,相應(yīng)的也就實(shí)現(xiàn)了各個地區(qū)與部門之間信息數(shù)據(jù)之間的共享,最終也就將社保檔案的社會價值凸顯出來。

        大數(shù)據(jù)分析挖掘的過程,首先是列出自己想要的數(shù)據(jù)的方向,根據(jù)目標(biāo)去編制分析的提綱和邏輯,制定好計劃,再在社保系統(tǒng)內(nèi)獲取授權(quán),取得所需資料的讀取權(quán)限,整理數(shù)據(jù)資料,進(jìn)而對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)的分析,制作分析報表報告。其主要體現(xiàn)在如下幾個方面:首先,通過對聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫的不斷更新對參保群體進(jìn)行分類分析,對參保人員進(jìn)行歸類分析并得出統(tǒng)計結(jié)果,使得國家社保機(jī)構(gòu)能夠更深入了解參保人員的需求并做出相應(yīng)的決策,從而提供更有效的服務(wù);其次,可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對參保人員進(jìn)行背景分析,通過對參保群體的背景資料分析,社保決策層可以制定更契合實(shí)際的社保策略和規(guī)定;再次,利用大數(shù)據(jù)分析挖掘?qū)ι绫ο笮庞觅Y料的信用分析,可以對參保對象實(shí)施等級分類,這對社保機(jī)構(gòu)在對待不同等級參保對象的管理工作上尤為突出,這樣可以對不同類型的參保群體實(shí)施有針對性的參保措施,即大數(shù)據(jù)分析過程是從海量的參保人員數(shù)據(jù)中提取出有效的、可運(yùn)用的及能得到最終分析結(jié)果的數(shù)據(jù)分析,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對參保群體的信用等級劃分;第四,大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?qū)⒈H藛T數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善與共享,越來越多的政府信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行信息共享,這就對社保數(shù)據(jù)庫的大數(shù)據(jù)信息收集和規(guī)范整理提出了更高的要求,實(shí)現(xiàn)了對共享數(shù)據(jù)庫資源的充分利用,也彌補(bǔ)了社保系統(tǒng)信息資源不足的缺點(diǎn),節(jié)約了社保系統(tǒng)的費(fèi)用。

        2 條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

        在使用二維碼和條形碼的過程中,更多的是利用激光的裝備掃描二維碼和條形碼,把信息輸入數(shù)據(jù)庫中,這就有效地實(shí)現(xiàn)了與計算機(jī)的結(jié)合,給管理工作帶來了便利。

        二維碼在與條形碼同樣單位面積上的信息量是原來?xiàng)l碼的近百倍,二維碼矩陣式編碼技術(shù)涵蓋更多信息,不但可存放數(shù)字,更可以存放所有可以數(shù)字化的諸如文字、圖片、聲音、指紋、視頻等等;而且具有糾錯能力強(qiáng),識讀速度快捷,全方位補(bǔ)讀。二維碼的出現(xiàn)從質(zhì)的方面提高了條碼技術(shù)的應(yīng)用水平,從量的方面拓寬了應(yīng)用領(lǐng)域。近二十年間二維碼技術(shù)從誕生到現(xiàn)在得到迅猛發(fā)展,在二維碼符號表示技術(shù)研究方面已研制出包括pdf417\qrcode\code49\code16k\codeone等多種碼制適合不同領(lǐng)域的不同需求,我國是在2010年后逐漸廣泛使用的,目前在日益發(fā)展的社保檔案事業(yè)上的應(yīng)用也是時代發(fā)展的必然趨勢。

        2.1 對檔案實(shí)體位移進(jìn)行控制

        該種功能在檔案借閱管理中具有有效應(yīng)用。在借閱利用中,檔案會發(fā)生位移這樣的情況。在傳統(tǒng)管理中,主要是以手工登記為核心,在檔案案卷上,都會貼條碼,并將案卷檔案號進(jìn)行記錄。假如檔案實(shí)體脫離庫房,并進(jìn)入到查詢服務(wù)臺中,最終提供給利用者?;蛘邔n案返還時,都可以將閱讀器條碼進(jìn)行利用,最終將案卷轉(zhuǎn)移信息,進(jìn)行便捷的記錄,將其記錄在案卷數(shù)據(jù)之中,這樣才能更好地反映出案卷位置。

        2.2 檔案著錄信息能夠進(jìn)行自動錄入

        對于一維碼來講,能夠?qū)⒁恍┥倭孔址M(jìn)行記錄,而二、三維碼,能夠?qū)n案著錄和摘要信息等進(jìn)行記錄,進(jìn)而能夠利用閱讀器文件中的條碼,將文檔著錄信息輸入在數(shù)據(jù)庫之中,還能保證案卷在數(shù)據(jù)庫記錄中的同步性。本人在海陽市社保中心從事檔案信息著錄多年,深知這一環(huán)節(jié)的重要性。

        3 結(jié)語

        綜上所述,在當(dāng)前的新形勢下,社保檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢,具體的建設(shè)過程中,除應(yīng)當(dāng)對各種先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用之外,還應(yīng)采取行之有效的措施,保障檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。只有這樣,才能使社保檔案的管理效率和水平得到大幅度提升,也才能使社保檔案的利用價值得以充分體現(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉婷婷.社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術(shù)的運(yùn)用探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(24):180.

        [2]韓冬.探討電子檔案及條形碼技術(shù)應(yīng)用在社保檔案管理中的有效性[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(23):101.

        [3]夏丹.淺談電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(18):91.

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