李海峰

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在人們的日常生活中已經(jīng)得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。傳統(tǒng)檔案所采用的管理模式和服務(wù)方式，已經(jīng)不能很好的適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)到發(fā)展。隨著檔案事業(yè)的不斷成熟，電子檔案也逐漸用于檔案工作在開展中，這既是紙質(zhì)檔案進(jìn)一步發(fā)展，又是紙質(zhì)檔案發(fā)展的創(chuàng)新。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，詳細(xì)分析了紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡中的問題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理過渡；問題及策略；分析研究

隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，電子檔案可以不受時(shí)間因素、地點(diǎn)因素和距離因素等多種因素的限制，只要借助計(jì)算機(jī)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的開展，在開展檔案管理工作是能迅速的處理和傳遞各種所需文件。同時(shí)電子檔案的存儲(chǔ)量比紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)量要大的多。盡管如此，電子檔案具有很多的技術(shù)條件優(yōu)勢(shì)，但是現(xiàn)階段的電子檔案仍然不能完全取代紙質(zhì)檔案。下面我們?cè)敿?xì)分析一下，紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡中的問題及對(duì)策。

1 紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡中的問題

在現(xiàn)今的現(xiàn)代技術(shù)條件下，紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡中仍然存在著許多問題，主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：其一，在電子檔案管理工作開展中，許多個(gè)性的電子文件處于一種“放任自流”的狀態(tài)。在自動(dòng)化辦公極為普及的當(dāng)下時(shí)代，多數(shù)辦公室使用電子計(jì)算機(jī)來起草相應(yīng)的文件，這些起草性文件一旦被打印成正式的紙質(zhì)文件，那么之前所產(chǎn)生的起草性文件通常都會(huì)被人們所忽視[1]。其二，在開展電子文件管理工作時(shí)，那些輔助性電子文件都處于一種無人問津的狀態(tài)。現(xiàn)階段的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)處于較為完善的水平，雖然紙質(zhì)文件屬于正式文件，但是在開展檔案管理工作時(shí)也會(huì)將電子文件作為一種輔助性文件，以這樣的形式來使用電子文件，但是對(duì)已使用的電子文件，卻沒有及時(shí)的傳送到相應(yīng)檔案管理部門，并對(duì)其進(jìn)行歸檔保存，因此電子文件處于一種無人管理和各自保管的狀態(tài)。其三，部分電子文件所運(yùn)用的貯存載體團(tuán)隊(duì)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)部分電子文件的信息記錄格式也缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)。由于在開展電子檔案管理工作時(shí)，缺乏統(tǒng)一的電子檔案管理規(guī)章制度，這在選擇相應(yīng)電子文件載體的過程中，難免會(huì)存在一定的隨意性，將電子檔案保存在各自的硬盤儲(chǔ)存器上，如果一旦儲(chǔ)存電子檔案的硬盤儲(chǔ)存器發(fā)生故障，或者是在使用的過程中被病毒感染，那么非常容易造成電子檔案文件和相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的丟失[2]。其四，生成電子檔案文件的設(shè)、環(huán)境及其所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等信息缺乏一定的登記記錄，同時(shí)生成電子檔案文件的一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺乏完善的保護(hù)措施。

2 紙質(zhì)檔案的不可替代性

從法律效力的角度方面進(jìn)行分析，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的字體、字跡以及相應(yīng)的圖像和印章等信息都清晰可見，這也很容易辨別紙質(zhì)檔案的真?zhèn)?，司法部門都具備一套相對(duì)成熟的物證鑒定技術(shù)和鑒定經(jīng)驗(yàn)。紙質(zhì)檔案可以作為有效的法律證據(jù)，發(fā)揮其所具有的法律效力，得到法律的認(rèn)可和保障。紙質(zhì)檔案具有的最大作用就是能夠有效見證法律效力，因此只知道愛檔案管理工作的開展中仍然具有非常重要的作用。而電子檔案文件在此方面都會(huì)具有更多的疑慮，因?yàn)殡y以清楚的界定電子檔案的原始性[3]。對(duì)于那些具有憑證作用和具備法律效率的電子檔案文件，有必要加重要的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝存檔，以這樣的方式才能有效確保電子檔案文件的安全性，因此在開展檔案管理工作時(shí)，紙質(zhì)檔案是不可替代的，同時(shí)更需加強(qiáng)電子檔案的發(fā)展，一紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的形式來開展檔案文件管理工作。

3 紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡的策略

3.1 做好電子文件的歸檔

紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡的過程中，需要充分做好電子文件的歸檔工作，在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，電子檔案文件管理人員在開展檔案管理工作時(shí)，需要學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，充分了解電子檔案文件信息組合的來源和去向，充分保護(hù)電子檔案文件所具備的原始信息，在開展電子檔案管理工作的過程中，充分掌握電子檔案信息的收集、調(diào)閱和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)電子檔案買家進(jìn)行有效的控制，維護(hù)電子檔案信息資源，是電子，那具備良好的實(shí)效性和可靠性[4]。同時(shí)也要在開展工作的過程中制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止工作中漏洞的出現(xiàn)。通過先進(jìn)的技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行處理，已經(jīng)歸檔的電子檔案文件更改為只可以進(jìn)行讀取的文件，同時(shí)在與之相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立能夠相互對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系，有的時(shí)候也可以在電子檔案收集和積累的過程中，將其制作成相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝文件，或者是將其制成相應(yīng)的文件微縮品，以此來便于電子檔案文件的長(zhǎng)時(shí)間保存，同時(shí)還要對(duì)已歸檔的電子文件進(jìn)行定期的復(fù)制，以免在開展檔案管理工作時(shí)，因系統(tǒng)發(fā)生意外導(dǎo)致電子檔案文件信息和數(shù)據(jù)的丟失。

3.2 運(yùn)用切實(shí)可行的電子文件檔案信息保護(hù)措施

紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡時(shí)，需要運(yùn)用切實(shí)可行的電子檔案信息保護(hù)措施，以此來保證電子檔案文件不會(huì)因?yàn)檫@環(huán)境，而導(dǎo)致其數(shù)據(jù)信息發(fā)生修改、刪除等現(xiàn)象，其最有效的保護(hù)途徑就是采用專業(yè)防火墻技術(shù)、電子檔案文件存取權(quán)限技術(shù)、電子檔案文件數(shù)據(jù)加密技術(shù)等技術(shù)[5]。將這些技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理過渡工作的開展過程中，可以有效保證電子檔案文件內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性，確保電子檔案人家在存儲(chǔ)過程中和運(yùn)輸過程中能夠?qū)崿F(xiàn)良好的安全和保密，以此來防止他人對(duì)電子檔案文件進(jìn)行非法訪問，或者杜絕他人對(duì)電子檔案文件的非法訪問可隨意刪改。采用這樣的技術(shù)保護(hù)措施，對(duì)電子檔案過渡管理工作的開展將會(huì)起到良好的效果。

3.3 開辟電子檔案文件存儲(chǔ)新途徑

在開展紙質(zhì)檔案向電子檔案管理過渡工作時(shí)，要為檔案管理部門開展電子檔案文件管理工作配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，在開站電子檔案文件歸檔工作和電子檔案文件數(shù)據(jù)資料采集工作時(shí)，需要運(yùn)用通用格式的光盤開展相應(yīng)的存儲(chǔ)工作。在開展軟件管理工作時(shí)，應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理軟件所存在的安全漏洞，并對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)，同時(shí)所采用的防火墻和防病毒軟件要能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)自動(dòng)升級(jí)，以此來做好電子檔案文件的病毒防范工作，同時(shí)做好電子檔案文件信息數(shù)據(jù)的上傳，電子檔案文件設(shè)置訪問權(quán)限，同時(shí)根據(jù)電子檔案文件設(shè)置相應(yīng)的安全等

級(jí)[6]。在電子檔案文件硬件管理方面，需要進(jìn)一步完善電子檔案文件和相應(yīng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施，同時(shí)對(duì)其環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化電子檔案文件打防高溫、防腐蝕、防磁場(chǎng)干擾等防護(hù)設(shè)施的完善和維護(hù)，以此來對(duì)電子檔案文件進(jìn)行有效的保護(hù)，條件優(yōu)越的單位還可以即使升級(jí)服務(wù)器的主機(jī)和數(shù)據(jù)控相應(yīng)的硬件設(shè)施，以這樣的方式來確保電子檔案文件數(shù)據(jù)信息保存的完整性，同時(shí)充分保證電子檔案文件傳輸?shù)陌踩头€(wěn)定。

3.4 數(shù)字化與檔案銷毀相結(jié)合

現(xiàn)有紙質(zhì)檔案由于種種原因?qū)е隆澳苓M(jìn)不能出”，很多過期檔案不能及時(shí)銷毀，導(dǎo)致管理成本增加，檔案利用率得不到提高。在鑒定銷毀檔案前做好電子檔案?jìng)浞荩軌蛴行П４孢^期資料，降低管理成本，提高檔案管理工作效率，合理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語

在開展檔案管理過渡工作時(shí)，既需要保證紙質(zhì)檔案管理工作的開展，又要加快發(fā)展電子檔案，使檔案管理過渡工作能夠保持高效的開展?fàn)顟B(tài)。

參考文獻(xiàn)

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