任彥琴

摘 要：通常情況下，信息化在現(xiàn)代化社會發(fā)展中占有著重要的地位，而信息化技術(shù)促使檔案信息資源逐漸轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的社會資源，而且還在以往管理形式從原來的檔案信息資源共建逐漸向當(dāng)前共享形式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵所在。隨著當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展下，我國檔案事業(yè)得到了飛速的進(jìn)步，尤其是對于檔案信息資源管理來說，逐漸朝著計算機(jī)等相關(guān)技術(shù)的方向發(fā)展。本文主要針對檔案信息化的信息資源管理問題進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；信息資源；管理問題

1 檔案信息化的內(nèi)涵分析

檔案管理是信息資源管理的組成部分，檔案信息化是在國家相關(guān)的法律依據(jù)下，依托于計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對檔案文件資料進(jìn)行保存、整理、開發(fā)和利用。檔案信息化區(qū)別于檔案的數(shù)字化管理，即檔案信息化管理重在對信息資料的開發(fā)應(yīng)用，其中也可以存在部分紙質(zhì)檔案，也會將其轉(zhuǎn)化為電子文件。而紙質(zhì)檔案文件為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺的查閱服務(wù)提供第一手原始資料憑證?？梢哉f檔案信息化是要求能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的最大化使用，并能夠借此提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮其檔案文件的全部價值。

2 檔案信息資源管理中存在的問題

1）信息數(shù)據(jù)異構(gòu)現(xiàn)象明顯，這是我國檔案信息化資源管理中普遍存在的一個問題，無論是數(shù)據(jù)來源，還是檔案架構(gòu)等方面，都明顯的存在異構(gòu)現(xiàn)象，這種異構(gòu)性表現(xiàn)在檔案管理的多方面，其中典型的有兩點(diǎn)，一點(diǎn)是檔案數(shù)據(jù)的變換，另一點(diǎn)是檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，因為異構(gòu)現(xiàn)象的存在，使得檔案館信息資源管理難度加大，變得十分復(fù)雜。

2）信息數(shù)據(jù)資源管理分散性特征明顯，之所以會造成這種情況，主要是因為著錄檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得即使是相同的主題檔案，但是也不能集中收錄，只是采取分散管理的方式，而這種管理方式導(dǎo)致的直接后果就是檔案信息的利用價值降低，而且也不方便檔案管理人員管理，在查找統(tǒng)一檔案主體信息時，十分麻煩，如果事先沒有做好記錄，很多的檔案信息甚至不會被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得很多檔案信息失去了利用的價值。

3）信息數(shù)據(jù)資源重復(fù)性特征明顯，所謂重復(fù)性即指相同的檔案信息主題下，收錄的很多檔案信息性質(zhì)相同，甚至內(nèi)容完全相同，這樣檔案館在整理這些檔案時，需要耗費(fèi)大量的精力，逐一篩選，將無用的檔案信息刪除，留下利用價值高的信息，如果檔案館將大部分精力都放在這上面，其他方面的檔案信息管理工作將難以開展，因為檔案館人力方面明顯不足，而信息數(shù)據(jù)資源重復(fù)性的特征，又分散了大量的人力，因此十分不利于檔案管理整體工作的開展。

4）滯后性現(xiàn)象明顯，這也是我國檔案信息資源管理面臨的主要問題，檔案信息數(shù)據(jù)形成過程過長，當(dāng)所有的信息數(shù)據(jù)已經(jīng)整理完成形成檔案時，該檔案已經(jīng)失去了大部分的利用價值，或者有些檔案信息形成之后并未被利用，但是等到其有利用價值時，或者轉(zhuǎn)移到其他檔案館或者已經(jīng)超過保存年限，這使得某些檔案信息數(shù)據(jù)一直處于無利用就價值的狀態(tài)中，盡管現(xiàn)代檔案信息管理要求時效性，但是這種匯總之后的現(xiàn)象時有發(fā)生，從中可以發(fā)現(xiàn)，我國這種檔案管理方式無法達(dá)到公眾對檔案信息數(shù)據(jù)的需求。

3 檔案信息化的信息資源管理建設(shè)對策

3.1 正確樹立檔案信息化觀念實現(xiàn)統(tǒng)籌管理

正確樹立檔案信息化觀念要求能夠站在各行業(yè)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)下，確定檔案信息資源管理的重要性，從而能夠正確對待檔案信息資源管理的四大內(nèi)涵，而非是將檔案信息化管理進(jìn)行淺薄的各個部分的整合發(fā)展。另一方面是要求能夠站在長遠(yuǎn)的角度來看待檔案信息化管理，即能夠?qū)氲谌焦芾碚邔τ诟餍袠I(yè)的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)驗收。

如由當(dāng)?shù)刎斦雒鎸崿F(xiàn)檔案信息管理單位的招投標(biāo)，對當(dāng)?shù)氐臋n案信息化建設(shè)管理提供專業(yè)人力（即提供專業(yè)化的檔案信息資源管理人才進(jìn)行檔案信息化管理的指導(dǎo)工作），并健全檔案信息化管理下的計算機(jī)硬件設(shè)施建設(shè)、相關(guān)的檔案部分的人力柔性管理，最終幫助這些行政單位能夠展開全面系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理工作，提高檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.2 改善檔案信息化的基礎(chǔ)建立安全保障體系

提高檔案信息化的安全保障體系在于能夠?qū)崿F(xiàn)制度上的建設(shè)，如采用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)入的權(quán)限設(shè)定制度，即如檔案信息化管理是一個單向系統(tǒng)，只能進(jìn)行錄入，確定不能進(jìn)行資源的更改，從而避免檔案信息系統(tǒng)受到不明人士的更改，影響檔案信息資源的準(zhǔn)確性。其次是通過檔案信息庫的系統(tǒng)升級優(yōu)化，企業(yè)行業(yè)內(nèi)的不同職業(yè)的人員對于檔案信息的提取查閱的資源是有限的，不同的賬號所披露的信息是有限的，由此來控制檔案信息庫的安全。最后是要求能夠優(yōu)化檔案信息化計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，避免人為的網(wǎng)絡(luò)安全行為的發(fā)生，導(dǎo)致行政單位的檔案信息庫的資料收到損害，造成經(jīng)濟(jì)損失和社會損失。

3.3 基于行業(yè)需求培養(yǎng)具有較高實踐操作能力的檔案人才

信息資源管理專業(yè)是當(dāng)前高校的一門學(xué)科，其主要是通過對檔案信息管理下的國內(nèi)外資訊、法律、技術(shù)以及基本理論的學(xué)習(xí)。但是由于當(dāng)前信息資源管理專業(yè)是基于理論化的教學(xué)培訓(xùn)，導(dǎo)致所培養(yǎng)出來的檔案管理人才不能夠按照不同企業(yè)所需要的檔案信息資源情況展開有效的檔案信息庫的建設(shè)，甚至在檔案信息的開發(fā)利用的程度有限。

這就要求高校能夠根據(jù)市場實際的檔案人才需求，如在大二階段能夠?qū)崿F(xiàn)方向的劃分，其創(chuàng)新型企業(yè)、事業(yè)單位以及傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的檔案信息資源管理方向，從而使其所展開的教學(xué)活動是具有較強(qiáng)的實踐應(yīng)用性的，其能夠快速的進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，展開檔案信息庫的優(yōu)化升級，針對行政單位、企業(yè)等不同單位發(fā)展的實際需求進(jìn)行檔案信息的開發(fā)，提供最有效的信息數(shù)據(jù)。

3.4 提高工作人員的工作素質(zhì)與效率

檔案管理動作人員在現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的檔案管理模式下的工作不僅僅是單純對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行登記整理，更需要工作人員逐步促進(jìn)自身信息化與和字化理念的提升與提高信息技術(shù)的應(yīng)用能力，適應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，促進(jìn)工作素質(zhì)的提升以滿足檔案信息化建設(shè)的需求。在學(xué)習(xí)與了解方面，檔案管理工作人員需要掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作的流程，并且具備對數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行合理的采集、儲存、加工、提供利用等工作技能，既要了解傳統(tǒng)的檔案管理的相關(guān)知識，同時又要為建設(shè)信息化檔案管理工作提升自身的數(shù)字化信息技術(shù)處理能力。

檔案管理人才的促進(jìn)可以從兩個方面進(jìn)行概述：建立相關(guān)有效的人才培養(yǎng)體制、重視人才培養(yǎng)。建立人才機(jī)制一方面從引進(jìn)角度看，需要聘任符合數(shù)字化與信息化檔案部門建設(shè)需求的工作人員；另一方面從培養(yǎng)角度看，對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行技能培養(yǎng)，促進(jìn)管理人員的工作素質(zhì)的提高，并通過激發(fā)工作人員的工作熱情和學(xué)習(xí)潛能，促進(jìn)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)的提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案文件管理是信息資源管理的重要組成部分，當(dāng)前各行各業(yè)內(nèi)對于信息資源管理這一模塊較為重視，但是卻忽視檔案的信息化建設(shè)發(fā)展。作為信息資源管理的一部分，檔案信息化面臨著管理認(rèn)識不足、管理制度不健全、管理人員專業(yè)性不足等各項問題，嚴(yán)重制約著信息資源管理整體發(fā)展。因而要求依照信息資源管理的專業(yè)發(fā)展情況樹立正確的檔案信息化建設(shè)觀念，加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌管理，從國內(nèi)外行業(yè)信息發(fā)展的要求入手健全行政單位檔案信息化的法律法規(guī)，并且能夠培養(yǎng)高素質(zhì)的企業(yè)檔案人才，實現(xiàn)檔案信息化的安全性和科學(xué)性。

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