鄧遠源

摘 要：信息化時代的進步與發(fā)展，為各事業(yè)單位與市政府部門的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，本文對文書檔案管理的創(chuàng)新方法進行了分析，明確了信息技術應用為文書檔案管理帶來的管理方式創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新與服務理念創(chuàng)新，希望為關注此話題的人提供有效的參考。

關鍵詞：信息化時代；文書檔案；創(chuàng)新管理方式

文書檔案管理是各事業(yè)單位與市政府部門在日常工作中不可避免的文件管理工作，信息化時代的到來，在文書檔案管理過程中充分發(fā)揮信息化技術的應用，不僅能夠提高文書檔案管理的有效性，同時能夠更好的發(fā)揮文書檔案的價值，促進文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率不斷提升。

1 信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 創(chuàng)新是文書檔案管理事業(yè)發(fā)展的時代需求

隨著信息化時代的到來，大量的數(shù)據(jù)信息占據(jù)各個領域，創(chuàng)新是各大事業(yè)單位必備的特長，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)無法適應當前社會中各事業(yè)單位與市政府部門的大量工作，文書檔案管理必須順應時代的發(fā)展，充分結(jié)合信息時代科學技術的應用，將文書檔案管理與信息技術相結(jié)合，打破了傳統(tǒng)文書檔案管理復雜、繁瑣、大量的檔案管理模式，實現(xiàn)了更加快節(jié)奏，符合信息時代創(chuàng)新、共享、快速發(fā)展理念的文書檔案管理模式[1]。

1.2 信息技術在文書檔案管理中的有效性

信息技術在文書檔案管理中的應用主要依托網(wǎng)頁管理、計算機程序、文檔掃描等技術應用，將文書檔案掃描成電子文檔上床至專門的程序中，通過參數(shù)設置，計算機程序會對文檔做出快速的歸類整合，通過網(wǎng)絡技術與信息技術的結(jié)合應用能夠快速查詢需要的文書檔案，并將非機密性的文書檔案進行共享，方便各部門進行數(shù)據(jù)查詢，發(fā)揮文書檔案的最大價值，信息技術在文書檔案管理中的應用使得檔案管理更加快捷、簡便、高效，同時大大節(jié)省了人力、物力與財力，降低了管理成本。

2 信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新的具體方法

2.1 管理理念創(chuàng)新

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作在管理理念上更加注重對管理層面，即對文書檔案的收集、歸納與整理，但文書檔案管理的最終目標是充分運用到日常的工作中，為工作提供充分的數(shù)據(jù)支持，文書檔案管理不僅要實現(xiàn)自身的規(guī)范與協(xié)調(diào)，更要保證事業(yè)單位發(fā)展的協(xié)調(diào)，積極為事業(yè)單位與市政府部門的工作提供信息。傳統(tǒng)的文書檔案管理在信息共享這一環(huán)節(jié)的效率性較低，隨著現(xiàn)階段社會的快速發(fā)展與市場競爭力的不斷提升，需要事業(yè)單位能夠整合各位信息并做到工作創(chuàng)新，信息化時代信息共享成為主題，同時成為文書檔案管理的重要理念。一方面，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理性較強的工作性質(zhì)，將其轉(zhuǎn)化為服務性的工作，使文書檔案管理成為事業(yè)單位運作發(fā)展的基礎信息，為各項工作的開展提供充足的信息支持，促進文書檔案管理的與時俱進。另一方面，文書檔案管理工作的社會化發(fā)展，文書檔案的信息共享應當面向全社會，篩選事業(yè)單位與市政府部門中的非重要信息，將信息以公告、新聞、數(shù)據(jù)信息等形式在事業(yè)單位的官方網(wǎng)站、系統(tǒng)中進行發(fā)布，形成文書檔案管理與外界信息的有效共享與聯(lián)系，拓展文書檔案管理工作的服務范圍。

2.2 管理流程創(chuàng)新

隨著現(xiàn)階段事業(yè)單位與市政府部門的人員流通與工作內(nèi)容的變化越來越多樣，傳統(tǒng)文書檔案管理的具體流程中的信息收集、整理、存放、變更等管理工作已經(jīng)無法跟上當前事業(yè)單位的快速發(fā)展，信息技術的應用為事業(yè)單位與市政府部門的文書檔案管理優(yōu)化了新的流程，使得文書檔案管理效率更高。在信息收集方面，事業(yè)單位的各項工作數(shù)據(jù)會被收入到文書檔案管理系統(tǒng)，對員工的具體工作進行實時記錄，或通過紙質(zhì)文件版本的掃描，形成電子文件，自動歸類文件的類型與日期，大大提高了信息收集的精準性。在文書檔案的整理方面，文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)設使得文件分類的具體依據(jù)更為清晰明確，如時間、主題、部門等，使得管理者可以根據(jù)自身需要進行快速的信息查詢與整理，提高事業(yè)單位整體的文書檔案處理效率。在文書檔案的存放方面，信息技術的應用為文書檔案管理提供了云儲存環(huán)境，使得事業(yè)單位中的數(shù)據(jù)信息能夠以數(shù)字的形式在網(wǎng)絡中儲存，文書檔案管理人員只需要做好備份與儲存管理工作，便可以有效運用云儲存中的檔案信息[2]。在文書檔案的庫房管理方面，文書檔案管理系統(tǒng)能夠通過權限設置，為事業(yè)單位中不同部門的工作人員設置操作權限、瀏覽權限等，使得各事業(yè)單位與市政府部門的文書檔案庫房只有具有權限的人員才具備文件整理、采用與選取能力，明確了檔案管理人員具備一定的職責與義務，提高文書檔案管理的安全可靠性。

2.3 管理方法創(chuàng)新

信息化技術在文書檔案管理中的應用原理主要是將事業(yè)單位與市政府部門中的各類信息都轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的形式在計算機技術應用的基礎上進行數(shù)據(jù)的收集、處理、儲存與管理，以深圳市經(jīng)濟貿(mào)易和信息化委員會對信息化文書檔案管理的創(chuàng)新應用為例，其主要利用信息化技術收集各個地方的基礎研究、前沿技術研究、重大社會公益性技術研究以及關鍵技術研究等相關資料，進行協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌與管理，并將各類研究信息有針對性的促進高新技術企業(yè)、軟件企業(yè)、技術先進型企業(yè)的建設與發(fā)展，通過高效的信息整合，指導與協(xié)調(diào)高新技術產(chǎn)業(yè)園區(qū)的管理與服務工作，深圳市經(jīng)濟貿(mào)易和信息化委員會對各類研究信息的整理與應用，主要用于預測與引導相關行業(yè)信息，協(xié)調(diào)工業(yè)、商貿(mào)業(yè)針對問題提出解決建議，將信息化文書檔案管理貫穿于深圳市經(jīng)濟貿(mào)易和信息化委員會的始終，促進協(xié)調(diào)與管理工作開展的有效性不斷提升。事業(yè)單位與市政府部門的文書檔案管理方法需要不斷研發(fā)創(chuàng)新，結(jié)合應用新型的網(wǎng)絡平臺、信息系統(tǒng)、移動平臺等，在對文書檔案進行有效管理的同時尋求適合事業(yè)單位發(fā)展的最佳管理方法。

2.4 保密管理創(chuàng)新

信息化時代的文書檔案管理需要依托網(wǎng)絡進行管理工作，網(wǎng)絡平臺的不穩(wěn)定性為文書檔案管理的保密性創(chuàng)設了新的挑戰(zhàn)，加強文書檔案的保密管理創(chuàng)新，需要管理人員結(jié)合計算機技術人員，在文書檔案管理系統(tǒng)的使用上做好權限管理工作，為各個部門的工作人員設置能夠瀏覽與使用數(shù)據(jù)的具備權限，嚴格限制各部門人員的操作范圍，避免員工操作不當造成的秘密文檔泄露。在文書檔案的保存過程中，應當進行加密處理，計算機上必備殺毒軟件的安裝等，從多個層面保障事業(yè)單位的機密文檔信息不會受到網(wǎng)絡安全的威脅。另外，文書檔案管理人員的基本素質(zhì)的提升，同樣是保障事業(yè)單位文書檔案管理安全運行的必要保障，事業(yè)單位應當加強對文書檔案管理人員的培訓，通過計算機技術培訓、信息化技術培訓以及網(wǎng)絡安全技術培訓等，保障管理人員能夠具有網(wǎng)絡安全意識，當文書檔案儲存與管理受到網(wǎng)絡安全問題影響時，能夠及時利用熟練的計算機操作技術止損，降低事業(yè)單位的損失。在各類管理系統(tǒng)與軟件充分發(fā)揮作用的同時，提高文書檔案管理者的素質(zhì)與技術水平，達到對文書檔案管理各方面的創(chuàng)新。

3 結(jié)束語

總而言之，信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新的必要性為創(chuàng)新是文書檔案管理事業(yè)發(fā)展的時代需求，信息技術在文書檔案管理中的有效性。通過管理理念創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新、管理方法創(chuàng)新、保密管理創(chuàng)新、提高管理人員素質(zhì)等具體文書檔案管理創(chuàng)新方法的應用，能夠促進文書檔案管理的與時俱進。

參考文獻

[1]秦鳳萍.信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].城建檔案，2018（01）：81-82.

[2]王宏.信息化時代如何創(chuàng)新檔案管理方法[J].城建檔案，2017（09）：67-68.