周黎明

摘 要：檔案管理在人類社會(huì)的發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，被廣泛應(yīng)用到我們的生活中。例如，在校讀書(shū)時(shí)需要學(xué)籍檔案；進(jìn)入社會(huì)參加工作需要人事檔案；醫(yī)院就醫(yī)也需要個(gè)人健康檔案。尤其是在基層醫(yī)院辦公室中，它不僅包括了業(yè)務(wù)指導(dǎo)性質(zhì)類的檔案，還包括了醫(yī)患關(guān)系類以及業(yè)務(wù)晉升類的檔案，而這些檔案大多數(shù)是不能夠泄露的。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足新時(shí)代下基層醫(yī)院新的發(fā)展需求。因此，本文主要針對(duì)基層醫(yī)院辦公室的檔案管理工作進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院；辦公室；檔案管理特點(diǎn)；思考

檔案管理是一項(xiàng)兼具管理性、政治性和服務(wù)性的基礎(chǔ)性工作，它是社會(huì)各項(xiàng)管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分，能為個(gè)人和基層醫(yī)院發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)。就檔案管理的性質(zhì)而言，其中部分檔案是不能對(duì)外公開(kāi)的，尤其是在基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作中涉及到的各種醫(yī)患關(guān)系類的檔案更是需要進(jìn)行保密?？墒牵诨ヂ?lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給檔案管理帶來(lái)了極大的便利，卻也存在著檔案管理混亂、信息泄露等問(wèn)題。因此，加強(qiáng)對(duì)基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的思考是極其重要的。

1 基層醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)

1.1 類型多樣化，內(nèi)容比較豐富

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，基層醫(yī)院辦公室的檔案類型不只包含了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，更是包含了許多的電子視頻、音頻等檔案，檔案的內(nèi)容比較豐富，其檔案類型包括：1）業(yè)務(wù)性檔案?；鶎俞t(yī)院也是一個(gè)以業(yè)務(wù)發(fā)展為主的工作機(jī)構(gòu)，因此，基層醫(yī)院辦公室的業(yè)務(wù)性檔案較多且更新速度快。此外，由于基層醫(yī)院的科室較多，業(yè)務(wù)性質(zhì)的檔案內(nèi)容也比較的豐富。2）醫(yī)患類檔案。基層醫(yī)院最重要的工作還是為患者提供服務(wù)，且隨著患者對(duì)于醫(yī)療水平與健康狀況認(rèn)知程度的提高，患者在治病的過(guò)程中會(huì)與醫(yī)師、醫(yī)院之間存在著一些治療意見(jiàn)上的分歧。此時(shí)，醫(yī)院與患者簽訂的檔案則是日后解決醫(yī)患糾紛的重要證據(jù)。3）晉升聘任類檔案。醫(yī)院是一個(gè)人才聚集地，每年都會(huì)有大批的醫(yī)生、護(hù)士等正常晉升或聘任，數(shù)量也是比較龐

大的。

1.2 檔案管理完整延續(xù)

一般情況下，基層醫(yī)院辦公室的檔案管理人員較為集中且穩(wěn)定，從而使得檔案管理工作更加的完整且具有延續(xù)性。同時(shí)，基層醫(yī)院辦公室的檔案管理人員會(huì)對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行定期的整理和歸類，從而便于尋找和查閱。

1.3 檔案文書(shū)工作細(xì)致

檔案管理工作是基層醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，它的工作質(zhì)量直接影響到醫(yī)院管理工作的質(zhì)量，而檔案管理工作的質(zhì)量直接受到檔案管理人員文書(shū)工作的影響。檔案管理人員在收集、整理檔案的過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院的工作報(bào)告以及發(fā)展建設(shè)性文件也是檔案管理工作的重中之重。

2 當(dāng)前基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀與問(wèn)題

2.1 管理較為混亂

就基層醫(yī)院結(jié)構(gòu)而言，由于它的科室眾多，導(dǎo)致其涉及到的檔案管理部門(mén)較多。可是，基層醫(yī)院辦公室是一個(gè)具有綜合性質(zhì)的中轉(zhuǎn)部門(mén)，它不僅需要進(jìn)行文件的上傳，還需要將上級(jí)文件下達(dá)給各下級(jí)部門(mén)，所以基層醫(yī)院辦公室在檔案管理的過(guò)程中存在較大的爭(zhēng)議性。此外，基層醫(yī)院辦公室在檔案管理的過(guò)程中由于涉及的部門(mén)太多，使得其在文件歸檔的過(guò)程中導(dǎo)致文件的遺漏或丟失，從而造成管理混亂。

2.2 管理人員素質(zhì)亟待提高

事實(shí)上，基層醫(yī)院辦公室的檔案管理人員大多是由醫(yī)務(wù)人員擔(dān)任的，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。這樣，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)就極其容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，極大的降低了檔案管理的效率和質(zhì)量，所以管理人員素質(zhì)亟待提高。

2.3 督導(dǎo)落實(shí)不到位

基層醫(yī)院辦公室在處理重要文件或舉行重大活動(dòng)的過(guò)程中涉及到的部門(mén)較多，需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容過(guò)多且需要按照合理的流程進(jìn)行處理。并且，在實(shí)際的工作中，基層醫(yī)院辦公室的人員是較少的，但需要負(fù)責(zé)的工作卻十分的復(fù)雜繁瑣，從而導(dǎo)致在協(xié)調(diào)工作的過(guò)程中容易出現(xiàn)督導(dǎo)落實(shí)不到位的現(xiàn)象。

3 提高基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作成效的策略

3.1 歸檔要明確

檔案資料的收集和分類是整個(gè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，在對(duì)檔案資料進(jìn)行處理的過(guò)程中一定要及時(shí)的進(jìn)行分類和歸檔。首先，要對(duì)來(lái)源不同的資料進(jìn)行分類，將來(lái)源相同的資料加以區(qū)分后分類在一起；其次，可以根據(jù)文件的目錄內(nèi)容進(jìn)行分類，將內(nèi)容一致的資料整理在一起。這樣，辦公室管理人員在進(jìn)行檔案資料查詢和管理時(shí)就可以快速的獲取自己想要的內(nèi)容，從而提高了基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的成效。

3.2 提高檔案管理信息化建設(shè)水平

如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法完全適應(yīng)新時(shí)期下醫(yī)院的辦文以及辦事的需求。因此，基層醫(yī)院辦公室要提高檔案管理信息化建設(shè)水平，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化以及信息化檔案管理，將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行集中整理、歸檔后將其傳輸至醫(yī)院的信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.3 督導(dǎo)落實(shí)要到位

基層醫(yī)院辦公室是整個(gè)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的核心部門(mén)，因此要對(duì)醫(yī)院辦公室的檔案資料管理工作引起重視。只有基層醫(yī)院辦公室具備檔案資料管理意識(shí)，并以身作則帶領(lǐng)整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)采取相應(yīng)的措施、制定相關(guān)的檔案資料管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理力度，充分調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，才能真正的將醫(yī)院的管理工作落到實(shí)處，從而確?；鶎俞t(yī)院辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。

3.4 切實(shí)提高管理人員素質(zhì)

孫中山先生曾說(shuō)：“人能盡其才則百事興”，人才是社會(huì)發(fā)展的根本動(dòng)力，而基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作也是如此。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)的要求不是太高，但是，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，原有的傳統(tǒng)檔案管理人才已無(wú)法適應(yīng)越發(fā)復(fù)雜且規(guī)模龐大的信息化檔案管理工作。因此，信息化時(shí)代下要大力培育新的檔案管理人才，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)；首先，基層醫(yī)院管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在醫(yī)院管理工作中的重要作用，從而加大對(duì)相關(guān)專業(yè)人才的引進(jìn)，為檔案管理工作提供技術(shù)人才，從整體上提高檔案管理人員的素質(zhì)；其次，加大人才培養(yǎng)資金投入，讓相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，只有這樣，才能不斷提高我國(guó)新時(shí)代發(fā)展下基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率。

3.5 狠抓重點(diǎn)，力求突破

基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作不能夠只停留在傳統(tǒng)的管理模式上，而是要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，從基層醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，要求檔案管理人員狠抓重點(diǎn)，力求突破。此外，基層醫(yī)院要將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，建立起科學(xué)的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理進(jìn)行智能整理、分類和歸檔，逐步規(guī)范檔案管理的流程，不斷提高基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)基層醫(yī)院工作的全面縱深發(fā)展，各類檔案信息必將持續(xù)呈現(xiàn)出增長(zhǎng)的趨勢(shì)，這給檔案管理工作提出了極大的挑戰(zhàn)。但是，挑戰(zhàn)與機(jī)遇是并存的，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作思考研究是必不可少的重要環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：94—96.

[2]任珊，宋林子，楊敬.醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題與思考[J].醫(yī)學(xué)教育管理，2017（2）：156—159.

[3]張澄橙.數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J].信息記錄材料，2016（4）：82—83.