顏英梅

摘 要：文書檔案管理工作創(chuàng)新理念的有效落實(shí)，一方面能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思路，使檔案管理工作的效率與質(zhì)量得到顯著提升，以便更適應(yīng)現(xiàn)代辦公高效化的要求；另一方面，憑借創(chuàng)新意識(shí)的深入，更能夠有效降低檔案損壞、遺失、被竊取等問(wèn)題出現(xiàn)概率，使單位經(jīng)濟(jì)權(quán)益得以更好的保障。本文基于文書檔案管理存在問(wèn)題展開分析，在明確優(yōu)化對(duì)策同時(shí)，期望為后續(xù)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建提供良好參照。

關(guān)鍵詞：辦公文書；檔案管理；存在問(wèn)題；優(yōu)化對(duì)策

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)是以信息數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，在企業(yè)及事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)衍生出較多的方案，其中不乏機(jī)密性的信息，若此類數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露、遺失或損毀的情況，對(duì)于后續(xù)辦公無(wú)疑都會(huì)埋下極為惡劣的影響，甚至直接會(huì)撼動(dòng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境中的地位。因此，文書檔案管理工作的持續(xù)創(chuàng)新與優(yōu)化需要得到重視，以便保障企業(yè)基本的經(jīng)濟(jì)權(quán)益。

1 文書檔案管理工作創(chuàng)新意義

文書檔案是記錄企業(yè)項(xiàng)目信息、員工信息、工作內(nèi)容的主要載體。在企業(yè)工作期間，經(jīng)常需要調(diào)用檔案借鑒其中的信息以便為后續(xù)企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供參照，若檔案數(shù)據(jù)仍舊沿用傳統(tǒng)檔案記錄形式，則極易使管理者對(duì)企業(yè)工作認(rèn)識(shí)產(chǎn)生偏差，使后續(xù)工作的開展實(shí)用性不足，最終影響企業(yè)工作的質(zhì)量。因此，現(xiàn)代文書檔案管理工作應(yīng)站在傳統(tǒng)檔案管理角度分析欠缺的內(nèi)容，并提供詳細(xì)的補(bǔ)償措施，轉(zhuǎn)變檔案管理思路，使管理技術(shù)、管理設(shè)備、管理方式得到創(chuàng)新，并且能夠提供更充實(shí)的檔案資源儲(chǔ)備，以便管理者更全面的審核企業(yè)環(huán)境，才能使檔案管理工作質(zhì)量與效率得到顯著提升，以便更深層的發(fā)掘出企業(yè)潛在能力，使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力得以明顯增強(qiáng)。

2 文書檔案管理工作存在問(wèn)題

2.1 檔案管理制度的不完善

根據(jù)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，很多事業(yè)單位都存在相同問(wèn)題，那就是缺乏完善的管理制度。相關(guān)工作人員在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于管理制度的缺乏，沒(méi)有一個(gè)具體的管理規(guī)范，極容易使相關(guān)的工作人員在工作過(guò)程中降低工作的要求，產(chǎn)生懈怠、懶散等現(xiàn)象，甚至?xí)刮臅鴻n案的管理出現(xiàn)很多的差錯(cuò)。在這種情況下，企業(yè)利用相關(guān)文書檔案信息去做決策，將會(huì)使最終制定的決策與實(shí)際情況存在很大的差異，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。與此同時(shí)，管理制度的缺乏還會(huì)導(dǎo)致在工作過(guò)程中出現(xiàn)貪腐的現(xiàn)象，使記錄存儲(chǔ)的信息缺乏真實(shí)保障。

2.2 檔案管理工作的不重視

根據(jù)目前我國(guó)各事業(yè)單位實(shí)際的運(yùn)行情況可知，絕大多數(shù)企業(yè)都在一定程度上忽視了文書檔案的管理，使其不能夠真正發(fā)揮出自身的作用。有些企業(yè)在執(zhí)行相關(guān)的管理制度時(shí)，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行任何改革和創(chuàng)新，使用的都是幾十年前的管理制度，并且對(duì)于文書檔案也很少進(jìn)行整合和更行。同時(shí)，還有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于文書檔案的管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，使其在進(jìn)行管理的工作過(guò)程中一直都是采取重管理、輕使用的管理態(tài)度。

2.3 檔案管理技術(shù)的不先進(jìn)

現(xiàn)階段，各事業(yè)單位所采用的管理技術(shù)也是相對(duì)較為落后的，這在一定程度上大大降低了管理工作所帶來(lái)的實(shí)際效果。很多事業(yè)單位在進(jìn)行管理工作時(shí)，先用計(jì)算機(jī)去接收和保存相關(guān)的信息，在通過(guò)相關(guān)的軟件對(duì)其進(jìn)行查找和檢索。這種管理形式，使得相關(guān)工作最后所獲得文書檔案信息只不過(guò)是一條電子文本信息，不能夠與實(shí)際生活相連接。所以，文書檔案的管理不要脫離實(shí)際，應(yīng)與實(shí)際工作建立更緊密的聯(lián)系，這樣才能夠增加文書檔案信息被人們利用的次數(shù)，發(fā)揮出其本身所具有的真正的作用。

3 文書檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策

3.1 完善檔案管理制度內(nèi)容

在完善文書檔案管理內(nèi)容過(guò)程中，管理人員需基于傳統(tǒng)檔案管理制度基礎(chǔ)分析現(xiàn)階段檔案管理需求與未來(lái)發(fā)展形式，以便擬定更詳細(xì)的完善方案，使事業(yè)單位檔案管理水準(zhǔn)與實(shí)用性滿足工作要求，才能不斷完善企業(yè)檔案管理制度，使檔案管理效率與質(zhì)量得到全面增強(qiáng)。其次，在檔案管理制度修改過(guò)程中，管理人員應(yīng)基于現(xiàn)代檔案管理技術(shù)與信息化平臺(tái)，提出創(chuàng)新思想，確保傳統(tǒng)檔案管理形式能夠融入現(xiàn)代檔案管理平臺(tái)內(nèi)，并能夠有足夠的檔案轉(zhuǎn)型與緩沖空間，才能使檔案管理制度在不斷完善過(guò)程中，得到更好的管理效果，使傳統(tǒng)文書檔案管理能夠繼續(xù)應(yīng)用于未來(lái)辦公內(nèi)。租后，在檔案管理體制不斷完善過(guò)程中，管理人員需要對(duì)文書內(nèi)容類型進(jìn)行詳細(xì)劃分，并切實(shí)的擬定責(zé)任制度，以便檔案管理工作效率與質(zhì)量得到最基本的保障，避免管理人員懈怠與消極情緒出現(xiàn)，并提供定期考核的制度，確定管理人員的實(shí)際工作狀況，提供詳細(xì)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，才能持續(xù)激發(fā)檔案管理部門工作的積極性，使整體檔案管理質(zhì)量得到保障。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

相關(guān)工作人員在從事檔案管理工作時(shí)，需要不斷的提升其整體素質(zhì)。企業(yè)在提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)可以采取以下幾種方法：首先，在招聘相關(guān)工作人員時(shí)，要嚴(yán)格把控工作人員所具有的個(gè)人素質(zhì)；其次，事業(yè)單位可以定期開展一些有利于提高和完善相關(guān)工作人員素質(zhì)和技術(shù)的交流大會(huì)；最后，還需要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，以提高工作人員的積極性和主動(dòng)性，以進(jìn)一步提高檔案管理工作。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式

電子檔案是基于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)衍生出現(xiàn)的信息承載形式。在檔案管理過(guò)程中，比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在空間、成本、管理方面都具備絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，并且電子檔案?jìng)浞莞雍?jiǎn)便，能夠有效降低檔案管理工作的壓力。但傳統(tǒng)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變并不意味著要淘汰紙質(zhì)檔案，因?yàn)楝F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理法規(guī)等方面尚未構(gòu)建完善，在具備法律效益的檔案管理過(guò)程中，仍傾向使用信息唯一性的紙質(zhì)檔案，不但能夠有效避免檔案內(nèi)容被篡改，同時(shí)更便于保管，避免檔案機(jī)密信息泄露。

4 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)的有效落實(shí)，不但能夠?yàn)闄n案管理工作提供更廣泛的數(shù)據(jù)采集平臺(tái)，由此增強(qiáng)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)憑借文書檔案管理制度的不斷完善，更便于管控檔案管理技術(shù)，以便為后續(xù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)與生產(chǎn)系統(tǒng)的構(gòu)建提供更準(zhǔn)確且真實(shí)的檔案資料。故而，在論述文書檔案管理工作的創(chuàng)新期間，必須明確文書檔案管理內(nèi)容與要素，并提供詳細(xì)的資料管理方案，才能為后續(xù)文書檔案管理工作的開展提供更全面的技術(shù)保障。

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