王鄰鄰

摘 要：人民防空工程的建設具有重要的意義，對人民和國家的安全有著直接的影響，因此，受到廣大人民的高度重視。為了促進人防建設和發(fā)展，就需要保證人防文書檔案管理工作的質量。隨著時代的發(fā)展進步，計算機技術已經成為各個領域中不可或缺的技術，將計算機技術合理的運用到人防文書檔案管理中，可以有效提升檔案管理的質量和效率，為此，人民防空文書檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的建設就有必要進行深入探究。

關鍵詞：人民防空；文書檔案；數(shù)字管理系統(tǒng)

為促進人民防空文書檔案管理工作水平的提高，就需要加強數(shù)字管理系統(tǒng)的建設，但是在數(shù)字化管理系統(tǒng)的實際建設過程中，出現(xiàn)了很多阻礙，導致人防文書檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)建設工作緩慢，本文對產生阻礙的原因進行了具體的分析研究，并根據(jù)產生的原因提出了具體的解決方案。本文還對數(shù)字化檔案管理平臺構建進行了具體分析研究，希望可以為人民防空文書檔案管理工作人員提供參考。

1 建立人民防空文書檔案數(shù)字管理系統(tǒng)阻礙

隨著時代的發(fā)展進步，計算機技術越來越成熟，已經成為現(xiàn)階段辦公的主流設施，人民防空文書檔案管理工作也不例外，已經將所有部門配備了適合的計算機設備，將一些淺層次的檔案信息輸入計算機，但是沒有根本上改變人防文書檔案管理工作的管理模式，很多文書檔案仍然采取老舊的文本記錄方式。根據(jù)實際的調查研究發(fā)現(xiàn)，使用數(shù)字管理系統(tǒng)進行人防文書檔案管理的部門仍然較少，無法真正實現(xiàn)人防文書檔案的數(shù)字化管理。需要我們根據(jù)當前人防檔案管理的實際問題入手，制定合理的解決方案，才能不斷推進人防檔案管理的數(shù)字化建設工作，下面為數(shù)字管理系統(tǒng)建設的主要問題：

1.1 原有檔案的數(shù)字化轉換工作量高

以前的人防文書檔案都是通過文本進行記錄，隨著檔案數(shù)量的不斷激烈，很多檔案管理部門的文書檔案存儲量驚人，我們在進行人防檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)建設時，需要將原有的檔案進行合理的轉換工作，通過相應的設備將文本檔案轉換為電子檔案。但是因為傳統(tǒng)檔案數(shù)量較高的原因，傳統(tǒng)檔案的轉換工作量過大，大部分的人防檔案管理部門沒有足夠的時間和人員進行轉換，導致很多部門仍然停留在原有的檔案管理水平上，無法進行現(xiàn)代的數(shù)字化系統(tǒng)建設工作。

1.2 數(shù)字管理系統(tǒng)的設備要求較高

我們在進行人防文書檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)的建設時，首先需要配備相應的硬件設備，才能為后續(xù)的工作大量良好的基礎。但是我國現(xiàn)在大部分的人防文書檔案管理部門缺少相應的資金，無法配備足夠的硬件設施，導致數(shù)字化系統(tǒng)的建設工作停滯不前。傳統(tǒng)的人防檔案管理方式一般都是通過紙張進行記錄，沒有任何的設備基礎，在進行新設備的采購時，需要耗費巨大的資金。

1.3 檔案管理人員的管理水平較低

傳統(tǒng)的檔案管理人員管理水平較低，沒有足夠的計算機水平，在進行人防文書檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設后，檔案管理人員無法快速的掌握管理方法，導致整個人防文書檔案的管理水平降低。

2 推進數(shù)字化管理系統(tǒng)建設的措施

根據(jù)上述的文章分析得知，我國的人防文書檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設工作還存在很多阻礙，需要我們進行解決，本文根據(jù)實際情況入手，提出以下幾個解決措施：第一，人防文書檔案管理部門要加強管理人員的培訓工作，定期組織培訓活動，不斷提升管理人員的各方面素質水平，保證管理人員可以掌握數(shù)字化管理系統(tǒng)。第二，國家需要加大人防文書檔案的扶持力度，進行資金的投入，幫助人防文書檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設。第三，通過購買合理的硬件設備，對原有的人防文書檔案進行轉化工作。

3 建立數(shù)字化人民防空檔案管理平臺

目前，國內許多數(shù)字科技公司都相繼開發(fā)了不同類型的檔案管理系統(tǒng)軟件產品，這些軟件均可使人防檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理。通過數(shù)字管理，能夠徹底改變傳統(tǒng)檔案管理模式，為平戰(zhàn)開展人民防空工作奠定基礎。

3.1 提供安全保密的管理機制

“提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，采用互聯(lián)網(wǎng)方式提供的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施?！边@些檔案管理系統(tǒng)軟件均設置了權限分配機制和安全保密的文檔管理體系，防止非法用戶進入。提供了多層次安全解決方案，最大限度地保護了信息源關鍵信息和文件的管理與應用。

3.2 為指揮機關、人防職能部門快速提供有用資料

人防檔案數(shù)字管理系統(tǒng)軟件可通過專職人員的授權，分別為人民防空指揮機關領導、職能部門及需要資料的人防工作人員提供相關資料。

3.3 提供快速、便捷的人防檔案檢索系統(tǒng)

人防檔案系統(tǒng)提供對于信息內容與關鍵字段的邏輯查詢和漸進查詢兩種方式。此簡便的查詢方式與互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎類似，可滿足人防組織機構用戶的查詢需求。

3.4 對外系統(tǒng)接口

人防檔案管理系統(tǒng)與外系統(tǒng)集成，使得其他系統(tǒng)使用人員只要經人防檔案專職授權管理人員授權后，即可直接把需要歸檔的資料按照一定格式提交給檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動歸檔，以減輕檔案管理人員的工作，解決了傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題。

3.5 利用光盤打包，實現(xiàn)離線備份存儲

人防檔案系統(tǒng)提供了將檔案掃描的原件信息刻錄到光盤上的功能。利用此功能可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。制作成的光盤可脫離人防檔案系統(tǒng)（離線）進行備份、檢索或瀏覽。光盤可設置登錄密碼，進行加密保護，增加了數(shù)據(jù)存儲的安全性，同時也大大減少了傳統(tǒng)檔案所占據(jù)的空間。

3.6 人防檔案的掃描識別系統(tǒng)

該系統(tǒng)支持高掃模塊，可直接連接各種高速掃描儀。通過掃描設備可以加速檔案信息的錄入效率，進一步提升檔案管理工作的質量。

4 結語

傳統(tǒng)的人防文書檔案管理工作使用紙張的管理方式，這種管理方式具有很多的缺陷，隨著時代的發(fā)展進步，計算機逐漸取代了傳統(tǒng)的管理模式，我們需要根據(jù)時代的發(fā)展進行人防文書檔案的改進，才能保證人防文書檔案的質量，為人防提供足夠的文書檔案信息。通過人防文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構建，可以提升檔案管理的效率和質量，是時代發(fā)展的必然趨勢，本文對數(shù)字化管理系統(tǒng)的構建進行了具體分析研究，希望可以為人民防空工作提供幫助。

參考文獻

[1]汪曉敏.關于人防檔案數(shù)字化管理的一點思考[J].中國管理信息化，2016，19（9）：205-205.

[2]何青.人防系統(tǒng)單位電子檔案發(fā)展的現(xiàn)狀[J].科學技術創(chuàng)新，2017（16）：292-292.

[3]邵明芹.淺議人防部門檔案管理的現(xiàn)狀問題與解決措施[J].祖國，2017（12）：102-102.