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        “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作的對策

        2019-03-22 02:16:50孫偉娜
        卷宗 2019年8期
        關(guān)鍵詞:高校檔案管理互聯(lián)網(wǎng)

        孫偉娜

        摘 要:在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,很多行業(yè)都開始將信息技術(shù)融合到自身的發(fā)展當中,信息技術(shù)為傳統(tǒng)行業(yè)帶來了根本性的變革,解放了的勞動力,改變了許多傳統(tǒng)的工作方式,為行業(yè)的發(fā)展帶來了新的機遇。檔案管理工作也不例外,在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下,不斷優(yōu)化改革檔案工作的結(jié)構(gòu),為檔案管理工作提供了更加便捷的通道。高校檔案管理者也以此為契機,尋找互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為傳統(tǒng)高校檔案管理工作所帶來的更多的可能性。

        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;傳統(tǒng)檔案管理;高校檔案管理

        互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展勢頭迅猛,“互聯(lián)網(wǎng)+”則是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新業(yè)態(tài),是傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)的升級,引入大數(shù)據(jù)等一系列前沿信息技術(shù),推動“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸趨于成熟。高校檔案管理在新的信息技術(shù)發(fā)展的背景下,開始打破傳統(tǒng)的發(fā)展局限,在體系改革上尋求新的轉(zhuǎn)變。因為檔案工作要求有一定的保密性,在傳統(tǒng)的運輸、存儲及加工的過程當中,認為可控性不高,容易出現(xiàn)疏漏,信息技術(shù)平臺則能很好地解決這一問題。

        1 傳統(tǒng)的高校檔案管理工作的特點

        從某種意義上說,高校檔案管理工作為高校有序高效地開展招生、教學、科研等工作提供了保障,也為各項工作的順利進行奠定了基礎(chǔ)??偟膩硎?,傳統(tǒng)的高校檔案管理工作比較耗費人力和物力,主要有以下特點:

        1.1 收集工作量大

        傳統(tǒng)的高校檔案管理工作從收集開始就面臨著任務(wù)重,人力資源配置跟不上的問題。紙質(zhì)化的檔案信息資源的搜集難以做到全面,搜集的工作量是非常大的,從高校的學科建設(shè)角度考慮,每一門學科都應(yīng)該設(shè)立專門的學科負責任來進行學科檔案的搜集工作,然而實際情況是,高校通常在檔案管理工作上沒有給出那么豐富的人力資源預算,常常是依靠有限的人力去搜尋盡可能多的學科檔案信息,有時候也難免會出現(xiàn)偏差[1]。

        1.2 整理難度大

        我們說高校的學科體系比較龐雜,對搜集的大量檔案信息資源的整理也是一個比較棘手的問題,在做分類工作的時候,對有些交叉學科的具體類別難以準確定義,這就是說在進行相應(yīng)學科檔案整理時,對從事檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也是要求極高的。但是,從過去的一些高校的檔案管理工作人員的背景來看,有較高專業(yè)水準的也是很有限的,這說明,高校檔案建設(shè)對人才的引進還需要再加大力度。

        1.3 存檔過程繁雜

        傳統(tǒng)的高校檔案管理工作的存檔過程也是比較繁雜的,紙質(zhì)化的檔案資源的存儲難度大,且到一定時期必須進行復選和剔除,剔除工作的工作量比較大,而且需要在全面分析學科發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,對現(xiàn)存學科檔案再進行整理,最后再進行新的檔案存檔。因為存儲空間的限制,因而在空間規(guī)劃上也是需要花費較大的氣力去研究的。

        1.4 檔案的存儲要求高

        紙質(zhì)化的檔案信息資源在存儲時對存儲環(huán)境的要求較高,因為紙質(zhì)材料比較脆弱,不易保護,比如火災或者水災等對檔案的傷害有時候是毀滅性的,并且由此造成的損失通常比較慘重,甚至無法挽回,所以高校傳統(tǒng)的檔案管理工作對存儲檔案的環(huán)境也要納入考量的

        范圍[2]。

        2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理

        隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理工作在逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)變,有的高校則將兩者進行很好的結(jié)合,取長補短,創(chuàng)造了新環(huán)境下的高校檔案管理工作的有機條件。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理工作主要是從以下幾個方面進行建設(shè)的:

        2.1 建立電子文件管理系統(tǒng)

        我們都知道,互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展大致分為三個階段,在web1.0時代,它的服務(wù)特征主要表現(xiàn)為單機服務(wù),到了web2.0時代,則開始了雙向服務(wù),那么在web3.0時代則要致力于實現(xiàn)機器來進行語義分析[3]。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作基本還處于1.0時代,無法達到讓信息技術(shù)手段很好地服務(wù)于檔案管理工作。所以,在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,建立屬于高校自己的電子文件管理系統(tǒng)是很有必要的,電子文件管理系統(tǒng)能為高校的檔案管理工作節(jié)省很大的人力和物力,且實現(xiàn)了文檔電子化,也能解決傳統(tǒng)檔案儲存不便的問題。

        電子文件管理系統(tǒng)的建立要依據(jù)高校的需求,建立符合本校發(fā)展的系統(tǒng),在前期的需求分析階段,就要針對各個高校不同的風格,來和有關(guān)負責人進行洽談和協(xié)商;在系統(tǒng)的設(shè)計階段,則要進一步加強和高校的對接工作,尤其是檔案管理工作者,設(shè)計出切實可行的方案;在最后的系統(tǒng)實施階段,也就是在整個系統(tǒng)正式投入使用之前應(yīng)該加強對系統(tǒng)的反復試驗,找出在實際運行過程的當中存在的種種問題,及時解決,進一步優(yōu)化系統(tǒng)。

        2.2 建立數(shù)字化檔案信息資源

        傳統(tǒng)的高校檔案管理因為資源載體的限制,因而在發(fā)展上受到了很大的限制,檔案的存在形式較為單一,無論是人事檔案還是學科檔案都相對片面,單一的存在形式也讓檔案失去了一部分的生命力。數(shù)字化信息資源的建立為高校檔案管理工作帶來了歷史性的變革,使得檔案管理工作邁向了新的臺階[4]。

        建立數(shù)字化檔案信息資源的首要步驟則是設(shè)計屬于自己的信息管理系統(tǒng),我們前面說了信息系統(tǒng)開發(fā)的步驟,這里就不再贅述;其次,在電子信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上全面實施檔案資源的數(shù)字化,在這個過程當中,系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置也是需要仔細研究的,系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置體現(xiàn)了整個高校檔案管理的人事配置及相互間的關(guān)系,有時候,某些崗位也會有相應(yīng)的流動性,那么如何在人員變動的情況下,及時收回權(quán)限或者變更權(quán)限也是值得注意的問題,因為數(shù)字化的信息資源具有整體性、系統(tǒng)性的特點,牽一發(fā)而動全身;最后,在檔案信息系統(tǒng)使用過程中,還應(yīng)該注意系統(tǒng)的維護,系統(tǒng)在使用過程的當中要及時發(fā)現(xiàn)問題,做好后期的維護工作,數(shù)字化的信息系統(tǒng)為高校的檔案管理工作帶來了很大的便利,一定要注意信息系統(tǒng)的定期的檢修。

        3 總結(jié)

        高校的檔案管理工作目前正處于轉(zhuǎn)型階段,在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,從傳統(tǒng)向數(shù)字化的過渡首先要從檔案管理工作者的觀念上轉(zhuǎn)變,再著手于具體的實施細節(jié)?;ヂ?lián)網(wǎng)時代帶給我們的不只有機遇,還有更大的挑戰(zhàn),我們需要在不斷的實踐中充分認識到“互聯(lián)網(wǎng)+”的利弊,從而果斷取舍,在檔案管理工作中,過度數(shù)字化是否真的有利于高校的檔案管理,這一系列問題還有待于進一步的實證檢驗。

        參考文獻

        [1]劉可.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理存在的問題及對策探討[J].科技創(chuàng)新導報,2017,14(12):182-183.

        [2]莫振琳.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案信息化管理研究[J].財經(jīng)界(學術(shù)版),2017(17):111.

        [3]梁韻.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下高校檔案信息資源共享的思考[J].城建檔案,2018(07):99-100.

        [4]徐向龍,凌群英.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案O2O服務(wù)模式研究[J].銅陵學院學報,2018,17(03):88-90.

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