摘 要：隨著學(xué)校教育管理體制的不斷健全和完善，各高校越來(lái)越重視檔案管理工作，高職院校也不例外。本文主要通過(guò)分析高職院校檔案管理工作，探索檔案管理工作科學(xué)的管理方法，為以后的檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案；管理工作

在如今的學(xué)校教育發(fā)展過(guò)程中，檔案管理已經(jīng)成為教育中不可或缺的一項(xiàng)，規(guī)范化的檔案管理能有效促進(jìn)院校其他工作的開(kāi)展，隨著高職院校的規(guī)模化發(fā)展，需要系統(tǒng)化的檔案信息作為支撐，這些檔案在一定程度上記載著學(xué)校或個(gè)人發(fā)展的歷史歷程，承擔(dān)著重要的職責(zé)。另一方面，檔案也是教育有關(guān)部門對(duì)高職等院校的考核以及考察的重要依據(jù)，院校管理學(xué)校內(nèi)部事務(wù)需要完善的檔案信息系統(tǒng)為學(xué)院工作服務(wù)，因此檔案管理工作在學(xué)院發(fā)展過(guò)程中的作用越來(lái)越重要。

1 高職院校檔案管理的形勢(shì)分析及其出現(xiàn)的問(wèn)題

國(guó)家為了加強(qiáng)對(duì)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍信息以及教師信息等，相繼出臺(tái)了檔案管理的法律法規(guī)，在一定程度上規(guī)范了學(xué)習(xí)的管理工作，也體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)檔案工作的重視。近年來(lái)，學(xué)生對(duì)檔案信息的重視度相比以前提升了很多，作為高職院校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到如今檔案管理的重要性，應(yīng)該做到足夠重視。對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)解決，不拖拉。要加強(qiáng)高職院校的檔案管理架構(gòu)建設(shè)，完善檔案管理部門，對(duì)于檔案的借用、調(diào)取一定要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，禁止將檔案私人保管，統(tǒng)一管理，不斷提升院校的檔案管理能力[1]。雖然檔案管理在整體發(fā)展過(guò)程中具有一定的優(yōu)勢(shì)意義，但是其發(fā)展中也存在一定的問(wèn)題，在管理理念、管理模式以及創(chuàng)新管理上仍需要進(jìn)一步完善，結(jié)合當(dāng)前高職院校檔案管理工作，其中存在的弊端主要有以下幾點(diǎn)：

1.1 檔案管理模式不規(guī)范

在如今許多高職院校中，雖然對(duì)檔案管理工作的管理相對(duì)以前有較大改觀，但是其管理中還存在一些不足，檔案管理工作不僅要重視檔案本身的管理，也應(yīng)該注重加強(qiáng)檔案系統(tǒng)建設(shè)以及檔案館建設(shè)，提升其科學(xué)化管理，同時(shí)檔案管理一定要以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)[2]。檔案信息具有不可復(fù)制性的特點(diǎn)，基本都是原件保存，因此檔案館的規(guī)范化建設(shè)是完全有必要的。規(guī)范化的檔案館需要保持內(nèi)部溫度的恒定，只有如此，檔案才能長(zhǎng)久保存。另一方面，作為高職院校在檔案管理過(guò)程中缺乏統(tǒng)一管理體系，檔案在院校各部門分散，這樣不僅不利于檔案資料的查閱，而且容易丟失。高職院校的檔案管理工作制度不夠健全，對(duì)于管理工作人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)等工作。

1.2 檔案管理設(shè)施落后

檔案的保存一般分為永久和長(zhǎng)期保存，長(zhǎng)期保存一般最少也是十年。在檔案管理過(guò)程中，要注意結(jié)合檔案的實(shí)際需要，及時(shí)更新檔案管理設(shè)施，在有的高職院校沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理室，而且其存放檔案的環(huán)境較差，不利于檔案的保存。學(xué)校對(duì)檔案管理的投入力度不足，同時(shí)也沒(méi)有做好檔案的安保措施，比如防火等問(wèn)題。還有就是防止蟲(chóng)咬，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施如果不先進(jìn)，易導(dǎo)致蟲(chóng)食，學(xué)院為節(jié)省成本而不注重對(duì)檔案建設(shè)的投資，也是導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題的重要原因。

1.3 檔案工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)其管理工作影響較大，也會(huì)制約檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。在管理工作中，如果管理人員素質(zhì)不高，就不會(huì)做到盡職盡責(zé)，也就會(huì)松懈對(duì)檔案管理的工作。對(duì)于檔案管理過(guò)程中的水、電等安全隱患不能及時(shí)處理，進(jìn)而容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損毀。由于普通的檔案管理人員的更換過(guò)于頻繁，造成檔案管理工作對(duì)接不暢，出現(xiàn)檔案管理隱患。

2 促進(jìn)高職院校檔案管理的方法

2.1 重視檔案管理制度建設(shè)

檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)細(xì)化管理，將管理工作落到實(shí)處。作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)該高度重視。檔案管理工作是學(xué)校開(kāi)展好各項(xiàng)教學(xué)工作的重要前提，因此作為高職院校不應(yīng)該忽視檔案管理工作，應(yīng)該把其納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大管理力度，組織檔案管理學(xué)習(xí)活動(dòng)，將檔案管理精神傳遞給每位管理者。檔案資源是國(guó)家重要的信息資源，通過(guò)檔案可以了解一個(gè)學(xué)校、個(gè)人的全面信息，具有較為系統(tǒng)化、便捷化的優(yōu)點(diǎn)，作為高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，及時(shí)更新檔案管理設(shè)施。對(duì)于老舊的檔案管理設(shè)備應(yīng)該及時(shí)更換，落實(shí)具體責(zé)任到人制度，不斷促進(jìn)其管理工作的升級(jí)，規(guī)范院校檔案管理模式是為了其管理更加科學(xué)化、合理化。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的影響較大，作為工作者首先應(yīng)該具有負(fù)責(zé)人的工作態(tài)度，作為高職院?？梢圆欢ㄆ陂_(kāi)展檔案管理工作心得交流體會(huì)，提升檔案管理工作人員的管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，在聘用檔案管理工作人員時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，做好對(duì)管理人員的考核，促使檔案管理隊(duì)伍的積極發(fā)展，從而提高整體的素質(zhì)。在管理過(guò)程中，一方面要完善管理隊(duì)伍建設(shè)，院校檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展。另一方面，院?？梢越M織管理人員去大型檔案局進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，檔案局的管理水平一般都是較高的，而且其執(zhí)行的都是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，將好的管理模式應(yīng)用到學(xué)校檔案管理工作中[3]。同時(shí)，作為檔案管理者應(yīng)該確立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)這種競(jìng)爭(zhēng)式的管理模式可以調(diào)動(dòng)管理者的積極性。而且其在管理過(guò)程中通過(guò)激勵(lì)機(jī)制可以促使管理人員更加投入到工作中。作為檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的時(shí)代意義，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務(wù)。

2.3 加強(qiáng)檔案的信息化管理建設(shè)

如今的社會(huì)是一個(gè)信息化時(shí)代，很多東西的保存已經(jīng)不僅依賴于紙質(zhì)形式保存，因?yàn)檫@種保存有一定的局限性以及時(shí)間限制，因此，作為當(dāng)今社會(huì)中的高職院校檔案管理工作，也應(yīng)該納入信息化管理模式，這是符合當(dāng)下檔案管理工作的要求，學(xué)習(xí)應(yīng)該擴(kuò)大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投資力度[4]。通過(guò)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案掃描成電子版，再經(jīng)過(guò)專業(yè)化的處理，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化檔案建設(shè)優(yōu)勢(shì)在于其檔案的查找較為方便，通過(guò)搜索引擎就可以搜到自己想要找的檔案信息。其次，易于保存。電子版的保存相對(duì)紙質(zhì)而言要容易的多，而且其保存不需要占用過(guò)多的面積。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作在未來(lái)教育工作中的作用越來(lái)越明顯，在檔案管理工作中要不斷優(yōu)化管理制度，促進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新。同時(shí)要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案的安全、質(zhì)量、數(shù)量化管理。通過(guò)檔案有助于推動(dòng)相關(guān)工作的開(kāi)展，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作是院校發(fā)展的必然要求。

參考文獻(xiàn)

[1]高玉昱.淺談高職院校檔案管理工作[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào)，2017（07）：79-82.

[2]何艷紅.淺談高職院校培訓(xùn)部門檔案管理工作存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議[J].青年時(shí)代，2016（17）.

[3]姜馨.檔案管理在高職院校教學(xué)管理工作中的作用及地位[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（34）.

[4]陳建芳.淺談如何加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案管理工作[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2018，No.283（04）：117.

作者簡(jiǎn)介

張珊（1982-），漢族，山東日照，館員，大學(xué)，日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：高職教育檔案工作。