重慶市秀山縣膏田鎮(zhèn)文廣中心

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的現(xiàn)狀

(一)軟、硬件設(shè)施投入不足

軟、硬件設(shè)施是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前部分單位雖然也對(duì)與檔案管理工作相關(guān)的軟、硬件設(shè)施進(jìn)行了投入，但是從整體投入情況來(lái)看還較為欠缺。有的單位對(duì)硬件設(shè)備投入不足，應(yīng)用于檔案管理的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備過(guò)于陳舊，部分單位是將辦公室等其他部門(mén)使用過(guò)的淘汰設(shè)備移至檔案管理部門(mén)使用，導(dǎo)致設(shè)備故障頻出，已不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需要。有的單位對(duì)軟件投入不足，不能對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新和升級(jí)，導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用功能與業(yè)務(wù)發(fā)展存在差距，不能滿足新業(yè)務(wù)的檔案管理需求。

(二)檔案管理人才缺乏

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，向機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員提出了更高要求，不僅要求他們具備一定的本單位工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉單位的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，而且還要求他們能夠掌握和應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息等現(xiàn)代技術(shù)，具備較高的綜合素質(zhì)。從目前的情況看，只有極少數(shù)單位的檔案管理人員能夠滿足要求，大多數(shù)單位的人員均難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。多數(shù)單位的檔案管理人員均由辦公室、綜合科等其他部門(mén)的人員調(diào)任，他們雖然有著豐富的本單位業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，但是年齡普遍偏大，思想較為保守，對(duì)新事物、新技術(shù)接受難、掌握慢，加之本身檔案業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展形成了現(xiàn)實(shí)阻力。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的改進(jìn)措施

(一)加大設(shè)施投入，定時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的數(shù)字化，合理編制和分配預(yù)算，加大檔案管理軟、硬件設(shè)施的投入，使其能夠滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。一是，要加大硬件設(shè)施的投入。評(píng)估現(xiàn)有檔案管理設(shè)備，對(duì)于陳舊落后、技術(shù)性能指標(biāo)不合格的設(shè)備進(jìn)行更換。在進(jìn)行新檔案管理設(shè)備的采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)考慮新設(shè)備的技術(shù)先進(jìn)性，但并非需要采購(gòu)技術(shù)指標(biāo)最為領(lǐng)先的設(shè)備，應(yīng)綜合考慮影響因素，力爭(zhēng)在預(yù)算、技術(shù)性能、最佳使用年限之間保持平衡。二是，要加大軟件設(shè)施的投入。采用的檔案管理軟件系統(tǒng)影響著硬件設(shè)備性能的發(fā)揮，所以在加大硬件設(shè)施投入的同時(shí)，也需要對(duì)軟件設(shè)施進(jìn)行必要的投入。所購(gòu)入或開(kāi)發(fā)的軟件系統(tǒng)應(yīng)考慮單位檔案管理的業(yè)務(wù)實(shí)際，應(yīng)使軟件系統(tǒng)功能和檔案管理業(yè)務(wù)需求之間達(dá)到合理匹配。定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)功能的完善性。尤其是在出現(xiàn)新檔案管理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)功能進(jìn)行檢查，分析是否能夠滿足新業(yè)務(wù)的需要，不能滿足的，及時(shí)進(jìn)行功能完善。

(二)重視安全問(wèn)題，增強(qiáng)檔案系統(tǒng)防護(hù)

較之傳統(tǒng)的檔案管理方法，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的條件下，安全問(wèn)題更加突顯，檔案數(shù)據(jù)更容易被泄露和竄改，更難以被察覺(jué)和發(fā)現(xiàn)，而且安全問(wèn)題一旦發(fā)生，所產(chǎn)生的影響和損失更加巨大。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須重視檔案安全管理問(wèn)題，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。一是，加強(qiáng)檔案硬件儲(chǔ)存設(shè)備的安全防護(hù)。加強(qiáng)儲(chǔ)存設(shè)備存放地點(diǎn)的安全防護(hù)，強(qiáng)化日常安全管理，做好防火、防盜、防潮工作。定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查，確定其儲(chǔ)存性能是否完備，所儲(chǔ)存的信息是否完整，發(fā)現(xiàn)存在儲(chǔ)存設(shè)備性能不佳的，及時(shí)更換儲(chǔ)存設(shè)備，確保檔案信息不受影響。二是，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。所采用的檔案管理系統(tǒng)必須具備安全防護(hù)功能，對(duì)系統(tǒng)中的操作均須在后臺(tái)進(jìn)行記錄，做到任何操作均有跡可尋。對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)進(jìn)行限制，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，用戶只有在自身的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有限的查看、錄入或更改。安裝必要的網(wǎng)絡(luò)安全軟件和殺毒軟件，防范系統(tǒng)入侵風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全排查，爭(zhēng)取將安全隱患消除在信息安全問(wèn)題發(fā)生以前。

(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培訓(xùn)招聘相互結(jié)合

高素質(zhì)復(fù)合型人員對(duì)開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作至關(guān)重要，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要通過(guò)培訓(xùn)和招聘相結(jié)合的方式提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)補(bǔ)齊檔案管理業(yè)務(wù)短板；通過(guò)對(duì)新員工進(jìn)行招聘，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的技術(shù)能力；通過(guò)新老員工之間的配合，形成團(tuán)隊(duì)人員的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。一是，要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)?？梢酝馄笝n案管理專家對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、系統(tǒng)軟件應(yīng)用等現(xiàn)有人員掌握薄弱的方面。與此同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員自學(xué)能力的培養(yǎng)，使其在業(yè)務(wù)實(shí)踐過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)自身的不足，不斷進(jìn)行自我提高和完善。二是，要招聘檔案管理專業(yè)人才。根據(jù)崗位性質(zhì)和內(nèi)容制定招聘標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)聘人員的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行嚴(yán)格審查，擇優(yōu)錄取。應(yīng)控制招聘人員數(shù)量，使人員數(shù)量滿足檔案管理業(yè)務(wù)的合理需要，既不能為了減少人員費(fèi)用支出而隨意縮減數(shù)量，也不能一味的開(kāi)展檔案管理工作而不求效率的隨意調(diào)增數(shù)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在新的形勢(shì)下重視此項(xiàng)工作，在梳理自身檔案管理工作的基礎(chǔ)上，從加大設(shè)施投入、優(yōu)化安全防護(hù)、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)等方面有重點(diǎn)的進(jìn)行改進(jìn)和完善。