顧珂

摘 要：本文從大數(shù)據(jù)應(yīng)用特點(diǎn)出發(fā)，分析當(dāng)前人事代理制度下的人事檔案管理面臨觀念和認(rèn)識的挑戰(zhàn)、創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)、標(biāo)準(zhǔn)化法制化的挑戰(zhàn)、技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)四大問題，提出要從人事代理檔案管理的內(nèi)涵認(rèn)識其信息化建設(shè)的意義和作用，并從轉(zhuǎn)變觀念、隊(duì)伍建設(shè)、新技術(shù)應(yīng)用等角度，對加快推進(jìn)人事代理檔案信息化的對策和路徑作了深入探討。

關(guān)鍵詞：人事代理；檔案管理；信息化；策略

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事代理檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1.1 觀念和認(rèn)識的挑戰(zhàn)。由于人事代理檔案管理是我國經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型時(shí)期衍生出的一個(gè)新的人力資源檔案管理方式，目前社會(huì)上對這個(gè)新的管理方式還存在諸多認(rèn)識和實(shí)踐上的偏差：多數(shù)人知道人事代理檔案管理是一種新的檔案管理方式，但對人事代理檔案管理功能的內(nèi)涵和外延缺乏了解。近些年走向社會(huì)并流轉(zhuǎn)工作崗位的人雖然按照人事代理的管理方式，使用了人事代理檔案管理，但對人事代理檔案管理的很多功能和作用缺乏了解，也有部分人員將檔案進(jìn)行人事代理后就不聞不問，形成“死檔”，部分人員與人才管理中心簽訂人事代理協(xié)議后，僅把人事代理檔案管理視為自己申報(bào)職稱或開具證明的手段，一旦達(dá)到簡單的目的，很少及時(shí)傳遞檔案，形成人才中心人事代理檔案管理出現(xiàn)許多“空白檔”。以上種種現(xiàn)象表明：人事代理檔案管理信息化建設(shè)滯后，使這項(xiàng)新的人力資源檔案管理方式，沒有充分發(fā)揮出它應(yīng)有的服務(wù)作用。

1.2 創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事代理檔案管理，是一種管理方法上的創(chuàng)新，但現(xiàn)代信息技術(shù)在信息利用快捷方便的同時(shí)，保障信息安全問題更加凸顯出來。一方面現(xiàn)代信息技術(shù)和國際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在安全缺陷，計(jì)算機(jī)硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊，同時(shí)受到停電和自然災(zāi)害的影響會(huì)造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問題，遠(yuǎn)比傳統(tǒng)檔案管理模式下大得多，加之信息時(shí)代，由于人們逐利思想傾向的發(fā)展，人事檔案信息資源被盜賣的風(fēng)險(xiǎn)急劇加大，必須用技術(shù)創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新的辦法進(jìn)行排除。所以，信息化時(shí)代的人事代理檔案管理，創(chuàng)新和安全的挑戰(zhàn)是不可忽略的重要挑戰(zhàn)。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)。人事代理檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理能否達(dá)到方便快捷、高效利用和資源共享的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)人事檔案管理只是在管理環(huán)節(jié)有一定管理規(guī)范，在管理內(nèi)容中沒有系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化要求，現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案必須解決標(biāo)準(zhǔn)化問題。標(biāo)準(zhǔn)化必須緊密貼合各行業(yè)的人力資源管理工作。對人事檔案和各種人事管理事務(wù)制定系統(tǒng)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，比如有調(diào)動(dòng)管理、獎(jiǎng)懲記錄、合同管理等眾多的人事管理等，系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)還必須針對企事業(yè)不同的人事管理需求而設(shè)計(jì)，功能要簡潔專業(yè)，有利于提高人事管理效率，同時(shí)還要安裝方便，系統(tǒng)易學(xué)易用，使人事管理更簡單。

1.4 技術(shù)支持不全面的挑戰(zhàn)。以往傳統(tǒng)的人事檔案管理習(xí)慣于收集整理、立卷歸檔、查閱轉(zhuǎn)檔的管理模式，轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化微機(jī)管理模式的過程中，往往還是采用以往的管理模式，先手工立卷歸檔，再手工錄入，編制檢索工具，再將檢索工具輸入微機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，結(jié)果事倍功半，這里原因是多方面的，但主要原因是電子歸檔缺乏一套實(shí)用便捷的電子軟件，檔案錄入信息技術(shù)支持的不全面是目前存在的突出問題，當(dāng)前一些單位采用電子平板掃描技術(shù)，雖然部分解決了原始檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化中的一些效率問題，但在準(zhǔn)確率、保密性能等方面仍然存在許多技術(shù)問題。

2 以時(shí)代眼光從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵認(rèn)識其信息化建設(shè)的意義和作用

人事代理檔案管理制度是人力資源管理方式的一種檔案管理制度創(chuàng)新，它的產(chǎn)生與存在是與我國在經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型時(shí)期的人力資源配置緊密相連的，可以說是與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的人事檔案管理方式。人事代理檔案管理制度不僅對市場經(jīng)濟(jì)條件下企事業(yè)單位合理勞動(dòng)力配置提供了便利和快捷，也是對我國勞動(dòng)用工制度改革的支持和優(yōu)化，對推進(jìn)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的有序穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，所以，加強(qiáng)人事代理檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)該從人事代理檔案管理的外延和內(nèi)涵上，深刻認(rèn)識其信息化建設(shè)的意義和作用。

傳統(tǒng)人事檔案管理工作的外延和內(nèi)涵主要包括相關(guān)人員的檔案收集移交、整理分類、保存管理、查閱流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)背景下人事代理檔案管理工作的外延和內(nèi)涵擴(kuò)大了許多，其仍然保持著傳統(tǒng)檔案的保存、管理和傳遞等基本要素，仍然具有查閱個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄材料的基本內(nèi)涵；依然發(fā)揮著為個(gè)人入職、升學(xué)、流動(dòng)、晉職提供方便，為用人部門、組織人事部門考察某個(gè)人提供原始材料信息的雙重功能。但由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，使人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵發(fā)生較多的拓展，主要包括以下四個(gè)方面：

一是“信息數(shù)據(jù)量大”。為方便企事業(yè)單位選人用人工作的需要，人事代理檔案管理部門要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)現(xiàn)代化手段的采集信息量大優(yōu)勢，對被管理服務(wù)對象的個(gè)人相關(guān)數(shù)據(jù)做到充分搜集，不僅包括基本人事信息，而且包括社會(huì)關(guān)系、德能勤績、社會(huì)誠信等信息。

二是“涉及范圍廣”。為方便被管理服務(wù)對象的使用，要圍繞新形勢下的社會(huì)保障做好人事代理工作，把勞動(dòng)力的醫(yī)保金、失業(yè)金、再就業(yè)狀況、住房公積金、養(yǎng)老金等信息準(zhǔn)確無誤地包括進(jìn)來。

三是“服務(wù)層次深”。 為方便被管理服務(wù)對象就業(yè)再就業(yè)需要，要圍繞不同學(xué)歷、不同年齡段、不同專業(yè)、不同層次的人力資源開發(fā)進(jìn)行深層次的服務(wù)，包括人事政策法規(guī)咨詢服務(wù)、職業(yè)培訓(xùn)信息咨詢、就業(yè)招應(yīng)聘信息服務(wù)等。

四是“適應(yīng)變化快”。為方便招聘、應(yīng)聘人事工作的需要，要發(fā)揮信息時(shí)代變化快的特點(diǎn)和優(yōu)勢，在廣泛采集信息的基礎(chǔ)上，盡量完善人力資源檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)，及時(shí)跟蹤更新和修改變化了的個(gè)人檔案信息，保證其檔案信息的準(zhǔn)確性，添加數(shù)據(jù)庫的編輯功能，增加分類統(tǒng)計(jì)功能，便于分類集中查詢，添加組合查詢功能，使人力資源數(shù)據(jù)庫在資源共享中發(fā)揮作用。

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，人事代理制度的檔案管理是保管和提供利用人力資源信息的重要職能部門，是最有實(shí)用價(jià)值的人力資源數(shù)據(jù)庫，要與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的新變化，要求人們重新從人事代理檔案管理工作的內(nèi)涵和外延中，加深對信息化建設(shè)的意義和作用認(rèn)識，在收集、保管、利用等方面對人事代理工作作出全方位的調(diào)整，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，把傳統(tǒng)載體檔案管理者從繁雜的查找、翻閱、核對、復(fù)制、歸檔等勞動(dòng)中解放出來，把服務(wù)工作放在一切工作的首位，以現(xiàn)代化方式全方位地滿足用人、就業(yè)工作的需要。以檔案信息全面、準(zhǔn)確、及時(shí)為工作標(biāo)準(zhǔn)，以采用檔案信息快速、便捷為效率標(biāo)準(zhǔn)。以全方位、多角度采集信息、大數(shù)據(jù)分析，生成可視化檔案、可分類查詢?yōu)楣ぷ魃疃葮?biāo)準(zhǔn)，為優(yōu)化人才配置、提升管理質(zhì)量和更好地提供數(shù)據(jù)化服務(wù)，為黨和政府的決策以及企事業(yè)單位提供真實(shí)可靠的用人依據(jù)。

3 加快推進(jìn)人事代理檔案信息化管理的對策和路徑

3.1 必須轉(zhuǎn)變觀念。要充分認(rèn)識到利用現(xiàn)代信息技術(shù)是推進(jìn)人事代理檔案信息管理的唯一途徑。傳統(tǒng)的人事檔案管理多采用紙質(zhì)檔案整理收集與管理使用，基本是依靠手工操作的方式進(jìn)行管理，工作效率低下，查全、查準(zhǔn)率也很低，信息準(zhǔn)確性存在偏差。推進(jìn)人事代理檔案信息化管理，必須把做好檔案管理工作的觀念轉(zhuǎn)變過來，由紙質(zhì)檔案手工整理的模式過渡到利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理的模式中來，基層人事代理檔案管理單位要采用新技術(shù)，在國家統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，花大力氣建立完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫，由國家或者省市一級建立一個(gè)相對固定的國家級標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字庫，建設(shè)時(shí)按大檔案的概念來考慮檔號的設(shè)置、字段設(shè)置、檔案的分類，等等，把所有檔案都納入這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中來，然后再按專業(yè)的檔案門類進(jìn)行細(xì)分，使所有的檔案數(shù)據(jù)都可以非常方便地導(dǎo)入傳出，達(dá)到市級、省級甚至國家級的大檔案中心資源共享的目的，方便于人力資源的全國流動(dòng)。

3.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。人事代理檔案管理的數(shù)字化及現(xiàn)代化，必須有具備掌握現(xiàn)代信息技術(shù)又有較高檔案管理技術(shù)和較高思想素質(zhì)的復(fù)合型人才才能實(shí)現(xiàn)，必須改變現(xiàn)實(shí)工作中檔案管理人員對現(xiàn)代化手段和現(xiàn)代化技術(shù)以及現(xiàn)代化方法不夠嫻熟的隊(duì)伍現(xiàn)狀，要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項(xiàng)制度落到實(shí)處；要有針對性地對檔案數(shù)字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實(shí)體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識；建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案、計(jì)算機(jī)管理、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案新技術(shù)的應(yīng)用，減少檔案損耗，保障個(gè)人信息安全。現(xiàn)代信息技術(shù)特別是檔案數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)技術(shù)，可以在檔案管理的全流程中在保障信息安全、減少檔案損耗等方面發(fā)揮最大作用。傳統(tǒng)人事檔案在收集管理環(huán)節(jié)，一般是把收集來的紙質(zhì)人事檔案資料通過分類，排列裝檔，分卷分架進(jìn)行管理；在查閱環(huán)節(jié)由于需要經(jīng)常翻閱，故紙質(zhì)檔案很容易產(chǎn)生破損和出現(xiàn)錯(cuò)漏。加之查閱環(huán)節(jié)需要多次復(fù)印和傳抄，對紙質(zhì)檔案的機(jī)械性損傷在所難免，特別是對原紙質(zhì)較差的文字檔案會(huì)造成較大的損壞，同時(shí)也會(huì)加速檔案原件的脆化和褪變，檔案的信息安全會(huì)受到較大威脅。檔案新技術(shù)的應(yīng)用，在信息收集階段一次性地把人事檔案輸入計(jì)算機(jī)終端，利用階段可以無數(shù)次查閱打印復(fù)制，一份檔案可以多家用人單位無數(shù)次查詢，原始檔案無需翻動(dòng)，所以毫發(fā)無損?，F(xiàn)代信息技術(shù)也為保障個(gè)人信息安全提供了技術(shù)保障，按照嚴(yán)格的密級管理制度和防火墻技術(shù)可以基本保障信息安全。

（作者單位：鄭州農(nóng)村人力資源管理服務(wù)中心 來稿日期：2018-12-20）