王宏煜

摘 要：檔案工作全面落實信息化戰(zhàn)略，一方面能夠為傳統(tǒng)檔案的管理模式提供轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)，由此降低檔案管理難度與經(jīng)濟成本的損耗；另一方面則保障了檔案管理制度與信息共享平臺的有效構(gòu)建，為后續(xù)數(shù)據(jù)共享與采集提供了持續(xù)性完善平臺，由此為檔案館體系的構(gòu)建奠定了可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。本文基于檔案工作全面實施信息化的戰(zhàn)略展開分析，在明確傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變方法及延續(xù)策略的同時，期望能夠為后續(xù)檔案管理工作的落實提供良好參照。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；戰(zhàn)略分析

1 傳統(tǒng)檔案管理辦法轉(zhuǎn)變概述

檔案工作是地方信息數(shù)據(jù)與政策落實的基礎(chǔ)參照，也是構(gòu)建城市居民精神文明的數(shù)據(jù)核心。故而，站在檔案信息化的角度來看，所能制造的經(jīng)濟收益及社會效益無法用簡單幾句話形容，而如何將傳統(tǒng)檔案管理辦法有效轉(zhuǎn)變，賦予更先進化的行政管理辦法，便是現(xiàn)階段檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型首先要面對的問題。期間，開展檔案信息化建設(shè)工作必須從電子檔案的形成到管理有較為明確標(biāo)準(zhǔn)與參照，確保資源整合工作與可利用性得到保障，才能在真正意義上為數(shù)字化檔案館體系的構(gòu)建提供基礎(chǔ)的經(jīng)濟保障。例如，在傳統(tǒng)檔案管理方法中，通常需要根據(jù)紙質(zhì)檔案的重要性進行分級管理，并提供完善的存儲空間持續(xù)監(jiān)管，才能基本保障檔案的管理水準(zhǔn)。而信息化技術(shù)的有效落實，能夠憑借數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)勢，對檔案信息進行更為細致的分類，并為管理工作提供索引和數(shù)據(jù)錄入的條件，如此不但降低了檔案存儲在空間方面的經(jīng)濟損耗，同時更避免了外界環(huán)境影響對資料的損傷，為檔案體系構(gòu)建的延續(xù)性奠定了扎實的基礎(chǔ)。期間，有眾多珍貴的歷史文獻，更需要轉(zhuǎn)變成電子圖像文件進行存儲，降低實體檔案的翻閱次數(shù)，才能在檔案數(shù)據(jù)廣泛傳播的前提下保障實體檔案的質(zhì)量，也由此可見，信息化技術(shù)在檔案館體系構(gòu)建中的優(yōu)勢。

2 信息化資源在檔案工作中的應(yīng)用

信息化建設(shè)的各項工作都將是一個逐步發(fā)展、漸進完善的過程，不可能一步到位，因而確定滾動發(fā)展戰(zhàn)略非常重要。

1）信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，必然導(dǎo)致檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)功能的不斷完善和拓展，不應(yīng)一味追求設(shè)備更新，二是要善于接受新的思維和應(yīng)用技術(shù)。

2）數(shù)字化檔案信息的積累是一個沒有止境的過程，也是檔案信息化建設(shè)最為核心的內(nèi)容，信息積累得越多所擁有的資源才越豐富，能夠提供的服務(wù)才會越寬，開發(fā)潛力才會越大，檔案工作的地位和作用才會得到更充分的體現(xiàn)。無論是文檔一體化、館藏數(shù)字化、還是信息資源的整合都將是一二個滾動發(fā)展的過程。

3）就數(shù)字化檔案資源的共享和開發(fā)利用而言，從目錄檢索、全文檢索到社會化開發(fā)、知識化管理、輔助決策支持，從單份的檔案信息到基于對象管理的信息鏈接加工，從本單位共享、行業(yè)共享、區(qū)域共享到全國共享、全球共享，以及開發(fā)檔案信息資源等都是一個滾動的遞增與發(fā)展的過程。

4）在自動化辦公、信息化管理的基礎(chǔ)上，檔案工作還將逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案館和智能化控制的目標(biāo)。這些都是一個滾動發(fā)展和持續(xù)完善的過程。

3 拓寬檔案管理決策途徑

在檔案信息化建設(shè)工作開展期間，相關(guān)管理人員需要明確決策工作的重要性，更需要根據(jù)信息化構(gòu)建環(huán)境對決策內(nèi)容深入分析與探討，才能確保決策工作開展能夠貼合實際狀況，為數(shù)字化檔案館體系的構(gòu)建提供質(zhì)量保障。其次，根據(jù)現(xiàn)階段地區(qū)信息化技術(shù)的普遍性，檔案信息化管理決策工作更需要根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)的先進性，為后續(xù)工作的開展提供扎實的技術(shù)保障，才能確保決策落實有效，并能夠滿足地方需求。若地方基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)無法滿足決策要求，則極易影響檔案館體系構(gòu)建受到影響。所以，在落實決策工作之前，必須將地方基礎(chǔ)設(shè)施完善，并根據(jù)項目規(guī)劃、設(shè)計與實施力度展開調(diào)控，才能降低決策落實難的問題出現(xiàn)。必須在更新管理觀念、改變管理手段、加強培訓(xùn)引導(dǎo)、建立健全制度方面上下齊動，重點是要發(fā)揮決策者和重要業(yè)務(wù)職能部門的關(guān)鍵作用。應(yīng)用普及工作將關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和生命力，關(guān)系到國家信息化戰(zhàn)略基礎(chǔ)性信息資源建設(shè)的成敗。

4 將檔案信息化融入服務(wù)概念

檔案信息化是確保地方管理工作有效落實的基礎(chǔ)性工作，同樣能夠為社會經(jīng)濟環(huán)境的構(gòu)建提供保障，由此降低檔案管理部門的工作壓力，以便將更多的經(jīng)歷貫徹入檔案館服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部。在此期間，檔案信息化體系的構(gòu)建必須結(jié)合現(xiàn)階段經(jīng)濟環(huán)境落實，確保能夠?qū)⑿畔⒁?guī)劃、資源協(xié)調(diào)、系統(tǒng)研發(fā)、技術(shù)培訓(xùn)等多方面職責(zé)完善，并基于系統(tǒng)性能提供更加全面的數(shù)據(jù)安全保障，才能確保檔案館體系構(gòu)建對社會發(fā)展而言具備積極效益，并能夠憑借相關(guān)信息鑒別等措施，為后續(xù)經(jīng)濟體系的構(gòu)建提供更加完善的決策依據(jù)。另外，在服務(wù)理念落實期間，檔案館需要根據(jù)地方用戶需求及自身檔案類型深入分析，而后在此基礎(chǔ)上提供完善的索引與人工服務(wù)平臺，才能有效提升用戶檔案使用質(zhì)量，為整體檔案館功能體系的構(gòu)建提供黏著度較強的用戶群體，以便有效探索和推動信息化產(chǎn)業(yè)的市場途徑。

5 檔案文化與產(chǎn)業(yè)發(fā)展融合

檔案是支撐社會經(jīng)濟發(fā)展的寶貴資源，檔案記載著國家的文化遺產(chǎn)，對檔案的應(yīng)用也會不斷地形成新的社會文化，而且逐漸成為社會生產(chǎn)力的重要組成部分，檔案文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展是綜合國力最直觀最具體最真實的反映。面對文化產(chǎn)業(yè)的浪潮，我們不能再把文化看成是在思想觀念、風(fēng)俗習(xí)慣、增強民族凝聚力等方面其作用的軟力量，而要把它當(dāng)作一種像科學(xué)技術(shù)一樣能產(chǎn)生巨大經(jīng)濟效益和社會效益的寶貴資源。在信息社會和知識經(jīng)濟時代，信息資源對經(jīng)濟增長和經(jīng)濟增長方式的改變，將起到越來越重要的作用。檔案作為社會的原生信息源如何進行社會化的開放、開發(fā)利用是時代賦予檔案事業(yè)發(fā)展的歷史性機遇和檔案工作探討新思路的責(zé)任和義務(wù)。走檔案信息產(chǎn)業(yè)化的路無疑是符合時代需要的發(fā)展戰(zhàn)略，一方面為檔案事業(yè)的發(fā)展注入活力，增強造血機能，創(chuàng)造新的運行機制；另一方面為信息社會的經(jīng)濟增長提供強大的推動力。

6 結(jié)語

檔案工作全面性戰(zhàn)略理念的有效落實，不但能夠為數(shù)字化檔案館體系的構(gòu)建提供良好參照，由此提升檔案館信息化平臺構(gòu)建的質(zhì)量水準(zhǔn)，節(jié)約檔案館體系構(gòu)建的經(jīng)濟成本。同時可以憑借戰(zhàn)略思路與技術(shù)處理措施，完善傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型，以便為后續(xù)檔案館體系的構(gòu)建提供持續(xù)拓展渠道。故而，在論述檔案工作全面實施信息化戰(zhàn)略期間，必須明確檔案管理工作中潛在的風(fēng)險，并在此基礎(chǔ)上落實檔案收集、整理、保管等方面的概念，才能為更高效率的信息服務(wù)環(huán)境提供保障，并持續(xù)為檔案信息平臺的構(gòu)建奠定扎實基礎(chǔ)。

參考文獻

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