摘 要：文檔控制管理是項目管理過程中的重要組成部分，直接或間接影響工程進度和質(zhì)量，因此十分有必要加強文檔控制的研究。本文基于EPC總承包管理模式從總承包方角度分析如何做好火電項目文控工作，主要從文控工作理念、文檔控制的主要節(jié)點和關(guān)鍵技術(shù)三方面分別論述。

關(guān)鍵詞：總承包項目;文檔控制;工作理念;節(jié)點;關(guān)鍵技術(shù)

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.05.200

近年來，總承包管理模式逐漸成為項目管理的主流模式，總承包方根據(jù)合同和有關(guān)規(guī)定承包特定范圍的工作，業(yè)主無需投入太大精力即可實現(xiàn)項目目標?？偝邪讲捎梅职墓芾砟Ｊ綄椖窟M行管理，往往同時負責(zé)管理多家施工單位、調(diào)試單位、倉儲單位等。火電項目，具有專業(yè)多，文件種類多，數(shù)量大，周期長，工期緊，參建單位眾多等特點。本文基于EPC總承包管理模式從總承包方角度分析如何做好火電項目文控工作，主要從文控工作理念、文檔控制的主要節(jié)點和關(guān)鍵技術(shù)三方面分別論述。

1 文檔控制概述

（1）文檔控制概念。文檔控制管理是工程項目管理中重要的、不可缺少的內(nèi)容，指在項目執(zhí)行過程中依據(jù)與業(yè)主簽訂的合同要求和國家項目管理中的相應(yīng)規(guī)定所制定的項目文檔控制程序， 通過科學(xué)的方法和先進的程序?qū)椖课臋n進行規(guī)范的控制和管理，旨在提高項目文檔的使用效率，達到控制整個工程項目中的文檔、加快項目進度、節(jié)約項目成本等目的。

（2）火電項目文檔特點。1）來源單位眾多?；痣婍椖繀⒔▎挝槐姸啵募碓捶奖姸?。據(jù)統(tǒng)計一個2×1000MW的火電項目，施工分包單位一般有3-4家，施工分包單位一般還要向下進行勞務(wù)分包，設(shè)備供貨廠家的數(shù)量達400多家。文件形成單位的檔案管理意識和管理水平層次不齊，這對文控工作提出了巨大的挑戰(zhàn)。2）文件類型多，數(shù)量大。從《DL/T 241-2012 火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》中可看出文件共分為6、7、8、9大類，6大類為電力生產(chǎn)，7大類為科學(xué)技術(shù)研究，8大類為項目建設(shè)，9大類為設(shè)備，每類均可向下細分。8大類的最細分類級別為四位數(shù)，如8401。可見，文件種類之多。據(jù)統(tǒng)計一個2×1000MW的火電項目管理文件的單套正本數(shù)量達1000卷，施工技術(shù)文件單套正本數(shù)量約1800卷，設(shè)備文件單套正本數(shù)量約750卷。3）專業(yè)性較強。火電項目涉及設(shè)計管理、采購管理、施工管理、質(zhì)量管理、安全管理等多方面的知識，施工管理又包含土建、鍋爐、電氣、化學(xué)、汽機、輸煤、除灰、脫硫、脫硝、水工、水結(jié)、暖通、焊接等多個專業(yè)，專業(yè)性較強。4）載體多樣性。火電項目除了形成文本、圖紙之外還形成實物檔案，聲像檔案，電子文檔。實物檔案包括探傷底片、靶板等;聲像檔案包括照片、視頻等;電子文檔包括光盤等。

2 文控工作理念

做好火電項目文控工作需建立全員參與的的理念。對外，摒棄“閉門造車”的思想，加強與參建方之間的溝通交流，明確業(yè)主方及相關(guān)需求方的要求。

對內(nèi)，首先，項目領(lǐng)導(dǎo)對項目文控工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，項目領(lǐng)導(dǎo)重視文控工作可起到事半功倍的作用。其次，各專業(yè)技術(shù)負責(zé)人認真對待文控工作，并對文檔的技術(shù)質(zhì)量負責(zé)，從而保障文控工作的進度和質(zhì)量。最后，檔案管理人員對文檔歸檔的質(zhì)量等進行監(jiān)督指導(dǎo)。

3 文檔控制的主要節(jié)點

做好文檔控制工作可以在以下三個主要節(jié)點進行。

（1）前端介入。文檔人員參與到招投標、合同簽訂階段。與發(fā)包方溝通有關(guān)文檔方面的問題，對發(fā)包方不合理條款提出澄清，在合同中明確文檔管理和移交要求，明確文檔管理人員配置要求，歸檔范圍和標準，歸檔時間、形式和份數(shù)等，從源頭上保障文控工作的順利開展。

（2）與工程建設(shè)融合。首先，文件齊全、合格后工程方能進入相應(yīng)階段，以此制衡施工進展和質(zhì)量。其次，文檔控制工作納入日常的工程管理中，如納入質(zhì)量月活動、納入月度生產(chǎn)會制度中、納入各類提升活動中等，會達到事半功倍的效果。

（3）與費用管理融合。首先，做出相應(yīng)的考核措施，對分包商文檔管理工作做出嘉獎措施，激勵其做好文檔管理工作。其次，工程款支付時檢查文檔歸檔進度及質(zhì)量，從費用上制衡文檔工作。

4 文檔控制關(guān)鍵技術(shù)

（1） 制定文檔管理制度。項目開工前期，各參建方制定適用于本單位、本項目的文檔管理制度，總承包方根據(jù)業(yè)主方下發(fā)的文件歸檔制度制定相應(yīng)的文件歸檔實施細則，包括歸檔的要求、范圍、時間、移交等事宜并下發(fā)各分包單位遵照執(zhí)行。

（2）規(guī)范化管理。1）表單、表式規(guī)范化。有關(guān)單位和部門制定適用于項目各方的表式、表單，供各參建方溝通交流使用。2）編碼規(guī)范化。項目文件編碼方式統(tǒng)一，并形成正式文件各參建單位遵照執(zhí)行。3）流轉(zhuǎn)臺賬規(guī)范化。建立統(tǒng)一的文件流轉(zhuǎn)臺賬，記錄文件的收發(fā)人、收發(fā)時間等，盡可能做到信息化管理。4）文件交接規(guī)范化。文件交接應(yīng)規(guī)范，及時雙方相互信任也應(yīng)辦理交接手續(xù)，避免造成不必要的麻煩。5）文件電子版規(guī)范化。根據(jù)現(xiàn)場實際需要對流轉(zhuǎn)文件、報告、圖紙保留電子版，文件電子版命名方式盡可能保持一致，并分類進行存放。

（3）多種文件控制手段。1）采取考核措施。對優(yōu)秀文檔管理分包單位做出嘉獎，激勵其再接再厲;對不能按時完成相應(yīng)的文檔管理工作或有失職的分包單位視具體情況做適當(dāng)處罰，以儆效尤。2）組織培訓(xùn)。定期或不定期對分包單位進行文檔管理知識培訓(xùn)，對項目文檔管理制度、標準規(guī)范、常見問題等進行宣貫。3）加強檔案檢查。組織各專業(yè)技術(shù)人員，定期或不定期對分包單位文檔工作進展和質(zhì)量進行檢查，并召開專題會議對存在的問題進行宣貫，監(jiān)督指導(dǎo)其整改閉環(huán)，舉一反三。

（4）檔案審查。檔案審查是辦理檔案交接簽證的最后關(guān)口，各專業(yè)技術(shù)負責(zé)人及檔案管理人員把好這一關(guān)口至關(guān)重要。對于重要文件視情況可列出文件清單，對照清單主項進行技術(shù)審查和檔案審查。

參考文獻：

[1]賀婷.論文檔控制管理在工程項目中的重要性[J].化工管理，2018

（07）：1-2.

作者簡介：李田偉（1991-），女，河北石家莊人，碩士研究生，工程師，主要研究方向：發(fā)電項目文檔控制管理。