葛英

摘 要：計(jì)算機(jī)技術(shù)一直是現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵，只有不斷重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，才能夠從根本上促進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展。本文主要論述的是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，希望通過(guò)全文的論述能夠更加深入徹底地了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用，從而保證我國(guó)越來(lái)越多的檔案管理工作效率能夠得到最大程度的促進(jìn)。但是目前我國(guó)檔案管理工作在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)過(guò)程中還是存在許多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)此提升重視。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化

信息時(shí)代就是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的時(shí)代，如果能夠從根本上提升計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用效率，很大程度上可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工方式，提升人們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ鞯男?，成為提升工作效率的最關(guān)鍵工具?？偠灾?，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于提升檔案管理工作效率有很大的促進(jìn)作用。促進(jìn)檔案信息化管理的同時(shí)還能夠加速我國(guó)檔案信息化管理的更新速度，使得越來(lái)越多企業(yè)檔案管理變得更加快捷。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用意義

1.1 必要性

檔案信息之所以應(yīng)該得到重視，是由于在現(xiàn)代化技術(shù)的促進(jìn)作用下，人們開始重視檔案信息的載體以及廣泛性。為了可以更好地保證檔案信息的保存以及應(yīng)用，就應(yīng)該跟隨時(shí)代步伐，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)優(yōu)化檔案信息的管理方式，使得檔案信息管理起來(lái)更加便捷和高效。目前，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化已經(jīng)成為管理工作的重中之重。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠提升檔案信息的檢索速度，還能夠存儲(chǔ)極大的信息量，便于保存。相對(duì)于傳統(tǒng)的手工方式而言更具有優(yōu)勢(shì)。

1.2 主要作用

1.2.1 數(shù)字化

計(jì)算機(jī)技術(shù)主要體現(xiàn)在數(shù)字化方面，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠合理改善傳統(tǒng)手工整理方式，降低人力和物力，降低信息損失量，還能夠提升空間占有率。

1.2.2 存儲(chǔ)量大

由于現(xiàn)代化技術(shù)推動(dòng)著人們生活范圍不斷擴(kuò)大，人們的檔案信息也越來(lái)越多，大量的資料使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能更好地適用，所以需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，一張普通的光盤就可以記載上萬(wàn)的信息，最大程度地降低成本投入。

1.2.3自動(dòng)化

使用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)區(qū)別于人工的最主要特點(diǎn)就是自動(dòng)化，能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行邏輯歸類，實(shí)現(xiàn)信息管理，還能夠利用自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行檢索信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案整理以及存儲(chǔ)的目的。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用存在的問(wèn)題及對(duì)策

2.1 信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題

對(duì)現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，不僅要加快對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行著錄、入庫(kù)以及管理的工作節(jié)奏，爭(zhēng)取全面實(shí)現(xiàn)目錄以及檔案文件的機(jī)器檢索，還要對(duì)那些利用率高、內(nèi)容重要、容易受損的檔案信息實(shí)施數(shù)字化管理，形成統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息和檔案管理各項(xiàng)工作結(jié)合在一起，形成一個(gè)有機(jī)的整體。

2.2 信息網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的安全隱患。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在帶來(lái)方便同時(shí)也帶來(lái)一定的安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)在的防火墻等安全防護(hù)技術(shù)對(duì)專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實(shí)性等特點(diǎn)，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進(jìn)行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對(duì)檔案安全管理問(wèn)題，我國(guó)檔案部門已經(jīng)相應(yīng)的在標(biāo)準(zhǔn)化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護(hù)技術(shù)措施來(lái)應(yīng)對(duì)安全威脅，比如可以選擇用網(wǎng)絡(luò)限制和密碼驗(yàn)證等方式來(lái)保障檔案信息管理安全。

2.3 管理技術(shù)實(shí)用性問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)的更新速度驚人，因此在檔案管理技術(shù)的選擇應(yīng)用上，一定要緊跟計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是檔案管理方面技術(shù)的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)部門，在資金的投入上存在一定的問(wèn)題，并不具備充足的資金來(lái)經(jīng)常對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新，同時(shí)最新最先進(jìn)的設(shè)備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時(shí)要秉持“實(shí)用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。

2.4 檔案管理人員專業(yè)化問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)管理人員專業(yè)素質(zhì)要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)并不了解，并不能完成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理工作。針對(duì)這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓(xùn)，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)真正應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語(yǔ)言文字功底，能夠完成檔案主體標(biāo)引的原則和和方法學(xué)習(xí)。能夠利用檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確選擇主題標(biāo)識(shí)，準(zhǔn)確分析主題內(nèi)容，學(xué)會(huì)如何將主題詞進(jìn)行合理的組配，并且學(xué)會(huì)對(duì)特殊狀況的處理方式等。通過(guò)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，來(lái)勝任檔案管理工作。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用發(fā)展策略

3.1 增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用意識(shí)

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，形成使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理的意識(shí)；其次，要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和投入，在人力、物力等方面都要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，營(yíng)造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。

3.2 加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新，檔案也需要進(jìn)行創(chuàng)新管理。一方面，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理時(shí)，必須要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度，建立科學(xué)、現(xiàn)代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行；另一方面，檔案管理人員在具備專業(yè)知識(shí)同時(shí)還應(yīng)具備創(chuàng)新思維，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性工作，最大程度的發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高個(gè)人綜合能力。

3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)意識(shí)

一方面，在進(jìn)行招聘時(shí)選擇具備計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用能力的專業(yè)人員，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的使用效率；另一方面，重視現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使其充分掌握計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中占據(jù)的比重也在不斷增加，在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實(shí)現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲(chǔ)存、檢索等過(guò)程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

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