毛繼學

摘 要：企業(yè)辦公室是企業(yè)最重要的組成部分之一，是一個企業(yè)良好運行的有力保障。本文針對企業(yè)辦公室的職能以及其特點，分析了能提高其工作效率的有效途徑。

關鍵詞：企業(yè)；辦公室；效率；措施

一、企業(yè)辦公室的職能

（一）是企業(yè)行政辦公的處理部門

企業(yè)辦公室主要圍繞處理日常行政事務展開，把企業(yè)領導層的決策下發(fā)給企業(yè)的全體員工，還會把員工的基本信息與工作情況回饋給管理層，發(fā)揮出了承上啟下的過渡性的作用，企業(yè)辦公室在平時會處理大量的信息事務，基于使得信息處理高效和科學，可以把信息進行細化處理，其也為工作的核心內容。由于企業(yè)辦公室是聯系起上下級之間的橋梁，與基層員工接觸較多，還應該對基層員工的工作現狀展開管理，發(fā)現并處理員工所出現的一系列問題，從而促進企業(yè)事務得到有序穩(wěn)定的開展。

（二）發(fā)揮出降低企業(yè)管理人員壓力的作用

企業(yè)辦公室在企業(yè)不同層級人員中發(fā)揮出來非常關鍵的信息交互性作用，日常的行政事務有著較大的工作量，工作種類也非常多，如果只是讓企業(yè)領導層來促進對其的處理，那么勢必會增大他們工作的壓力。企業(yè)辦公室在其中所發(fā)揮出的緩解作用，能夠進一步降低企業(yè)領導層的工作負擔，讓基層和上級領導層間的信息得以有效的傳遞，企業(yè)內部信息在很大程度上是借助于企業(yè)辦公室來實現共享的，收集員工意見與看法，對其整理并發(fā)送給企業(yè)領導層，以此來促進企業(yè)領導層給出行之有效的決策。

（三）是企業(yè)文化具體反映的核心部門

企業(yè)在制定企業(yè)文化體系的過程中，運用相關的行政手段才可以促進其有效的形成，而企業(yè)辦公室為貫徹企業(yè)文化體系的主體，還是企業(yè)文化能否高效傳達的管理者。企業(yè)文化是針對大眾顯示企業(yè)內涵的平臺，能夠讓每個大眾都可以了解到企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)、管理質量等，從而來促進企業(yè)社會效益的增加。企業(yè)辦公室是為企業(yè)全體職員提供服務的機構，其工作形式較多樣，工作內容可分為外部工作及內部工作，內部工作以服務全體職工為主，外部工作以接待來訪為主，在此過程中，將采集的內外信息傳遞于企業(yè)管理層，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的依據。

二、企業(yè)辦公室的工作特點

企業(yè)辦公室的工作有著自由性、多樣性與服務性水平較高的特點。第一，企業(yè)辦公室的職能造成其工作有著多樣性的特點，不僅應該為領導建立企業(yè)發(fā)展目標帶來良好的參考，還應對各個環(huán)節(jié)的工作有著合理科學的計劃和分配；不僅應該建立企業(yè)管理體系，還要促進制度體系的有效貫徹，認真聽取并采納企業(yè)員工的看法和建議；不僅應該對外溝通，還應該對制度有著全面的貫徹和落實，并且還需要在內部部門間建立合理的聯系，對企業(yè)各項工作進行有效的分工。此外，對于企業(yè)的核心部門辦公室而言，應該對企業(yè)發(fā)展所處的狀態(tài)有著全面的把握，由于其有著較高的突出性，因此要求辦公室工作者有著良好的心理素質狀態(tài)。辦公室雖然不直接參與企業(yè)的生產經營活動，但辦公室的工作是企業(yè)生產經營工作能夠順利進行的前提保障，為各個部門的工作提供服務和后勤保障。

三、提升企業(yè)辦公室工作效率的措施

（一）改變工作意識，積極強化自身的服務觀念

第一，需要采取教育與培訓的方式，讓辦公室工作者全面的意識到自身從事工作所體現出的價值主要是經由服務反應而出的，以此來改變工作意識，積極擔負起自身所應承擔的工作責任，主動調查、采集、整理和研究對企業(yè)發(fā)展有著較大作用的信息，全身心的投入到為企業(yè)全體員工服務的過程之中。第二，還應該強化自身服務的水平。辦公室工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓領導滿意，讓員工滿意，就要求管理人員必須十分清楚所負責的業(yè)務，具備豐富的服務技能，改進服務流程，讓服務工作滿足系統(tǒng)化和綜合化的要求。

（二）建立良好的約束體系

首先是改進日常工作體系，合理的劃分責任。其中需要突出團隊協作的精神，實現協調分工合理科學，員工間能夠相互理解和相互扶持；其次是建立一體化的工作流程，按照相關要求來展開操作。對于較為復雜的事務，若缺乏科學有效的工作流程，那么非常易于造成工作效率水平低下的情況出現，因此企業(yè)需要對辦公室的工作工程流程建立詳細的標準和規(guī)范，對文件、檔案與印章等管理都應該有著詳細的操作說明；接著是員工應該強化自我約束和管理的意識。辦公室既應該將企業(yè)文化貫徹到實處，還應該通過體系來約束員工的行為，其中還應該制定并將全監(jiān)督約束體系，增進服務觀念。最后是獎罰分明，激發(fā)員工工作的熱情。管理人員要合理的使用獎懲制度，從而來調動員工工作的積極性。

（三）引導創(chuàng)新，探索新型的工作模式

創(chuàng)新為社會發(fā)展的不竭動力，還是強化工作水平和質量的核心手段。針對辦公室工作，怎樣滿足精簡化的要求，強化工作人員的工作水平是重中之重。在具體的實踐操作中需要引導員工，激發(fā)其創(chuàng)新的積極性，只要可以進一步推動辦公室的工作，就應該勇于探索，大膽去做。

（四）進一步提升管理者的綜合水平

員工的素質水平影響著工作的水平和質量，目前，大多數辦公室員工中專業(yè)出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應的技能，企業(yè)應通過培訓，提神這部分員工的綜合素質水平。使其有著如下幾點素質能力：良好的交流和溝通技能；文件管理技能；可以靈活使用計算機；穩(wěn)定的專業(yè)知識基礎等。此外，企業(yè)還應該按照員工的具體工作水平與工作情況，科學的建立管理人員工資體系，完善激勵體系，對各個職位的具體要求與內容要有著全面的評估和考核，完善管理，提高員工的綜合素質水平。

四、結語

企業(yè)辦公室是一個企業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃的核心部門，因此其工作效率直接影響著企業(yè)的整體運行效率，管理者要通過多種渠道，利用高科技、信息化等手段不斷完善管理制度，讓其工作效率不斷提高，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

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