王傲聰

摘 要：目前在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，部分存檔管制仍舊存在著許多問(wèn)題，很大程度上影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健發(fā)展以及存檔管制的健康發(fā)展。因此，對(duì)事業(yè)單位存檔管制工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究和探討，針對(duì)實(shí)際問(wèn)題提出針對(duì)性的解決辦法，提高新形勢(shì)下事業(yè)單位存檔管制工作的質(zhì)量，并為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

存檔管制在當(dāng)今我國(guó)市場(chǎng)環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈、經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速增長(zhǎng)的情況下，為事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展起到極其重要的作用，為提供可靠、真實(shí)的數(shù)據(jù)提供依據(jù)和參考，也為以后的發(fā)展方向提供方向。1985年開(kāi)始，改革的不斷深化在事業(yè)單位中發(fā)展迅速，特別是事業(yè)單位建立現(xiàn)代管理體制后，事業(yè)單位的管理效能和效率有了明顯的提高。存檔管制是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分。直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)促進(jìn)我國(guó)國(guó)有經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有十分重要的意義。

1 存檔管制的重要性

想要使得文件管理更加有效合理，那么存檔管制是必不可少的。合理有有效的存檔管制方式方法使搜索檔案的時(shí)間減少，也在不斷降低著相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度。雖然存檔管制是一種歷史材料的記錄方式，卻可以輔助事業(yè)單位在未來(lái)的發(fā)展中做出正確的選擇。

事業(yè)單位中的管理、發(fā)展等方向，為事業(yè)單位檔案的管理提供了資料，記錄了事業(yè)單位發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，目前錄音、錄像和圖片等多種記錄形式的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄方式注入了新鮮血液。為提稿行政管理的實(shí)際操作性和科學(xué)管理性，存檔管制起到了舉足輕重的作用。在事業(yè)單位發(fā)展中，為保證事業(yè)單位財(cái)務(wù)的穩(wěn)定，在制定經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的方案時(shí)，事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展檔案文書(shū)和涉及會(huì)計(jì)檔案的資料管理就必不可少；事業(yè)單位文化在不斷更新進(jìn)步中，為提升事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力和凝聚力，檔案的材料管理為經(jīng)營(yíng)管理者提煉著凝聚事業(yè)單位的思想和精神；當(dāng)法律問(wèn)題出現(xiàn)在事業(yè)單位中時(shí)，為遏制法律糾紛的出現(xiàn)，檔案的材料管理又可以作為依據(jù)出現(xiàn)在法庭上。那么，事業(yè)單位想要長(zhǎng)遠(yuǎn)、良好、穩(wěn)定的健康發(fā)展就必須通過(guò)完善的事業(yè)單位存檔管制來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2 當(dāng)前事業(yè)單位存檔管制的問(wèn)題

2.1 存檔管制制度的不健全

檔案與事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展密切相關(guān)。經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高很難從存檔管制的工作中體現(xiàn)出來(lái)，因此在很多情況下導(dǎo)致了事業(yè)單位存檔管制的日常工作放在了事業(yè)單位工作的邊緣，管理混亂現(xiàn)象更為突出。不完善的存檔管制制度，使得許多事業(yè)單位在調(diào)整和保存存檔的同時(shí)，重視資金方面存檔的尋找和調(diào)整，忽略掉黨政機(jī)關(guān)文件、管理體制、科學(xué)方面存檔的尋找和儲(chǔ)存。這樣廣泛的存檔管制制度不能讓事業(yè)單位管理人充分明白事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)行動(dòng)中的前情內(nèi)容，難以透過(guò)對(duì)存檔地思考來(lái)改革事業(yè)單位的治理和運(yùn)行方法。此外一些事業(yè)單位缺少對(duì)當(dāng)前存檔地歸一化管理系統(tǒng)。各部分依照自己地方法管治存檔，存檔管制和儲(chǔ)存的整體性和嚴(yán)謹(jǐn)性無(wú)法做到保證。盡管部分功能責(zé)任部將自己的存檔移交給了事業(yè)單位的存檔管制責(zé)任部，但由于存檔管制制度不全面，管理人員隨意將這些檔案交給了單位。由于存檔管制體制的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位存檔管制缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，未能實(shí)現(xiàn)檔案的有效共享，使得檔案的歷史參考功能難以發(fā)揮。

2.2 存檔管制人員綜合素質(zhì)不高

事業(yè)單位的存檔管制工作人員的整體素養(yǎng)是管制制度推行質(zhì)量的核心。由于經(jīng)濟(jì)效益的變化不由存檔管制工作人員直接體現(xiàn)，因此存檔管制人員的成就長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)和員工的認(rèn)可，這直接降低了存檔管制人員提高整體素養(yǎng)和管制制度推行質(zhì)量的積極心。同時(shí)，我國(guó)事業(yè)單位的存檔管制人員中有特別多一部分未經(jīng)專業(yè)職業(yè)培訓(xùn)，缺少具體從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，從其他辦公室轉(zhuǎn)職，這不光是很難推進(jìn)存檔管制方法的改革和建設(shè)，也無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)程序完成存檔管制工作，從而全面拉低了存檔管制人員的全面素養(yǎng)，極大地阻礙了事業(yè)單位存檔管制工作質(zhì)量的提高。

2.3 存檔管制意識(shí)薄弱

中國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位更加注意提高經(jīng)濟(jì)效果，但忽略了對(duì)存檔管制的監(jiān)督，也不能了解到存檔管制在事業(yè)單位運(yùn)行中的重要作用。存檔管制是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，具有任務(wù)量大、消息覆蓋面廣泛地明顯特點(diǎn)。特別是在尋找、處理和轉(zhuǎn)移存檔時(shí)，更需要事業(yè)單位各職能部門和員工的密切合作。由于金錢效益的變化不由存檔管制工作人員直觀體現(xiàn)，大部分的事業(yè)單位制度考核主要集中在業(yè)績(jī)成果的考核，從而致使存檔管制的管理意識(shí)越來(lái)越薄弱，很大程度上難以發(fā)揮出存檔管制在事業(yè)單位運(yùn)行中地積極作用。

2.4 檔案保管設(shè)施簡(jiǎn)陋

存檔是事業(yè)單位成長(zhǎng)和運(yùn)營(yíng)的歷史證據(jù)。由于目前事業(yè)單位沒(méi)有看重存檔管制工作，對(duì)存檔管制軟硬件設(shè)施的資金投入較小，導(dǎo)致存檔管制的硬件和軟件設(shè)備無(wú)法跟上時(shí)代的部分。主要特征為倉(cāng)庫(kù)年久破損，檔案儲(chǔ)藏柜、電子裝備和消息管制系統(tǒng)不能及時(shí)更新。在一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的環(huán)境中，簡(jiǎn)單的檔案儲(chǔ)存設(shè)施很容易導(dǎo)致文件損壞和丟失的現(xiàn)象，檔案的安全性和完整性難以保證。它制約了存檔管制質(zhì)量的提高，對(duì)事業(yè)單位的存檔管制工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。

3 事業(yè)單位存檔管制工作的有效措施

3.1 創(chuàng)新存檔管制培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

隨著事業(yè)單位存檔管制數(shù)字化程度的提高，事業(yè)單位存檔管制人員的專業(yè)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也有待提高。各單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立合理的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)專業(yè)存檔管制人員，以適應(yīng)廣大員工的需要，主要實(shí)施網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行補(bǔ)充，在對(duì)經(jīng)理的基本知識(shí)培訓(xùn)水平上，為了增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)激情，公司可以開(kāi)展“專業(yè)技能競(jìng)賽”的活動(dòng)，給予優(yōu)勝者一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。還可以將競(jìng)爭(zhēng)結(jié)果與當(dāng)年的月份或季度聯(lián)系起來(lái)，使他們能夠不斷提高技能，更好地為存檔管制作出貢獻(xiàn)。

3.2 完善事業(yè)單位存檔管制的信息化

在未來(lái)存檔管制發(fā)展的趨勢(shì)是信息的集成。要想使存檔管制的效果越來(lái)越好信息化就必不可少，這樣才能使效率越來(lái)越高。為解決歸檔文件和整體操作過(guò)程中的反復(fù)情況，可以定期整理和歸檔文件，及時(shí)整理文件管理信息系統(tǒng)中生成的新數(shù)據(jù)。此外，電子檔案的實(shí)現(xiàn)也節(jié)省了搜索所需的時(shí)間，提高了文件管理的效率，降低了文件損壞的概率，降低了文件管理的成本，實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)檔案的資源共享。在這方面，我們可以建立健全的信息集成系統(tǒng)應(yīng)用，加強(qiáng)硬件、軟件平臺(tái)、云計(jì)算或大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)的建設(shè)，完善事業(yè)單位的存檔管制。為更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的作用，參照高校數(shù)字圖書(shū)館的建設(shè)和管理，事業(yè)單位還可以創(chuàng)建單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提高網(wǎng)絡(luò)信息檢索功能，建立員工實(shí)時(shí)在線服務(wù)功能。解決員工隨時(shí)查詢和查詢檔案的問(wèn)題，提高檔案利用率，提高事業(yè)單位存檔管制的工作水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種檔案可以被視為事業(yè)單位的一種財(cái)富，事業(yè)單位必須給予足夠的重視。他們應(yīng)該通過(guò)做好存檔管制工作來(lái)收集、整理、保存和使用財(cái)富，從而發(fā)揮更大的價(jià)值作用，促進(jìn)自身更好、更長(zhǎng)期和穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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