吳伶俐

【摘要】伴隨著信息化浪潮下業(yè)財融合的逐步推進，如何針對業(yè)務(wù)部門的管理需求進行深入的數(shù)據(jù)分析，提供風(fēng)險預(yù)警、價值導(dǎo)向。文章將以費用報銷作為業(yè)財融合的切入點，探討業(yè)財融合過程中的財務(wù)管理工作不斷向業(yè)務(wù)前端延伸的舉措。目的是通過促進業(yè)財融合，使財務(wù)管理工作更好地助力企業(yè)戰(zhàn)略目標落地，提升公司價值、增強企業(yè)競爭力。

【關(guān)鍵詞】業(yè)財融合；費用管控；降本增效；管理舉措

【中圖分類號】F234.3；F275

業(yè)財融合是目前管理會計領(lǐng)域的熱門話題，也是管理會計的發(fā)展趨勢。在企業(yè)經(jīng)營過程中為了實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置、提高運營效率、企業(yè)價值最大化，財務(wù)工作全面推進精細化管理，通過信息技術(shù)將業(yè)務(wù)與財務(wù)進行融合，貫徹財務(wù)管理理念，提升財務(wù)人員的商業(yè)洞察及分析能力。

中美貿(mào)易爭端引起國際市場上的風(fēng)云變幻，外貿(mào)企業(yè)在危機中謀求生存與發(fā)展，更需苦練內(nèi)功，越是面臨困難挑戰(zhàn)，越要堅定轉(zhuǎn)型改革升級，迎難而上、化危為機。傳統(tǒng)貿(mào)易經(jīng)營主要是通過進出口商品賺取周轉(zhuǎn)差價、代理進出口業(yè)務(wù)收取手續(xù)費等方式盈利獲益。現(xiàn)在，要實現(xiàn)從“跨國貿(mào)易”向“跨國經(jīng)營”的轉(zhuǎn)變，立足長遠發(fā)展，放眼全球整合配置資源，構(gòu)建富有競爭力的全球化產(chǎn)業(yè)鏈。

相較于制造行業(yè)的各類成本控制，外貿(mào)行業(yè)更突出的是對于各項費用的管理。例如經(jīng)營活動中的營業(yè)成本，包括：進貨成本、倉儲費、報關(guān)費、物流費等，銷售費用中包括的業(yè)務(wù)人員銷售提成和工資、業(yè)務(wù)拓展費用、差旅費等，管理費用中的辦公費用、房租等，財務(wù)費用中關(guān)于資金占用的成本與收益等。

費用發(fā)生的多少與業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)量的大小息息相關(guān)。其中，以銷售費用與業(yè)務(wù)經(jīng)營相關(guān)性最高，尤以差旅費和招待費最為明顯。差旅費主要是指業(yè)務(wù)員離開常駐地，出差外地所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、出差補助和市內(nèi)交通費等。招待費是企業(yè)為業(yè)務(wù)經(jīng)營的合理需要而支付的招待費用。外貿(mào)行業(yè)業(yè)務(wù)員經(jīng)常需要出差外地，開展業(yè)務(wù)活動，交通費、住宿費、業(yè)務(wù)招待是業(yè)務(wù)活動最直接的體現(xiàn)，頻次多、數(shù)據(jù)量大、涉及面廣，是費用管理中的重點與難點。

一、費用管控的三大挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)“孤島”

由于業(yè)務(wù)工作和財務(wù)工作的相對分離或者部門沿革發(fā)展的歷史原因等，業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門分別采用不同的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)存在重合、沖突以及差異的情況，降低工作效率、提升管理難度。

通常業(yè)務(wù)部門的報銷是由業(yè)務(wù)員自行貼票送達財務(wù)后，財務(wù)打款憑票入賬。有的業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)部門集中報銷，財務(wù)數(shù)據(jù)滯后，費用發(fā)生的業(yè)務(wù)活動、項目合同進程無法與相應(yīng)的費用形成對應(yīng)，對費用的投入產(chǎn)出效益分析缺乏意義。也導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門對財務(wù)部門的數(shù)據(jù)分析可信度產(chǎn)生質(zhì)疑。

票據(jù)上的重要數(shù)據(jù)信息沒有被科學(xué)的、有計劃的采集進信息系統(tǒng)，增加后期分析數(shù)據(jù)采集的難度，不能提供戰(zhàn)略性的指導(dǎo)及風(fēng)險預(yù)判，分析報告缺乏力度。

費用數(shù)據(jù)的口徑變化、架構(gòu)調(diào)整等，增加費用對比分析的難度、降低費用管理分析報告的真實性。

（二）監(jiān)管不完善

業(yè)務(wù)部門的費用主要還是由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核，把控不嚴格，存在替票、換票等現(xiàn)象。會計人員根據(jù)業(yè)務(wù)人員送來的報銷憑證審核入賬，缺乏對企業(yè)實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)及公司相關(guān)費控制度、組織架構(gòu)的了解，從而使財務(wù)報銷監(jiān)管流于形式。

差旅費、招待費的報銷數(shù)額較大，容易出現(xiàn)超支、違規(guī)現(xiàn)象，通過對出差人數(shù)、發(fā)票類型等造假、虛報，掩飾真實費用，對公司費用管理制度打擦邊球，而財務(wù)部門也很難對實際費用進行核實，導(dǎo)致差旅費報銷的管理難度加大。

（三）缺乏規(guī)劃與考核

部分公司在成立、發(fā)展初期，各項內(nèi)部管理薄弱，費用方面控制意識不強，基本是實報實銷，這種管理方式前無預(yù)算，后無效益分析與考核，無法找出費用波動原因進而降本增效。

另一方面，也是由于前述數(shù)據(jù)“孤島”，費用數(shù)據(jù)的采集難度大、與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匹配度不高等原因，造成費用分析考核缺乏實際可操作性，難以讓業(yè)務(wù)部門信服。

二、費用管控目標的新定義

（一）追求業(yè)務(wù)效益

深入業(yè)務(wù)前端，協(xié)助業(yè)務(wù)對標、服務(wù)業(yè)務(wù)部門，達成經(jīng)營目標；重視企業(yè)經(jīng)營指標，業(yè)務(wù)績效考核，協(xié)助跟蹤并監(jiān)控費控目標的分解與達成；緊抓業(yè)務(wù)條線項目聯(lián)系人，嚴格費用管理，降本增效。

通過費用的投入產(chǎn)出效益分析，對價值高的項目，及時總結(jié)分享相關(guān)經(jīng)驗，挖掘高附加值客戶，深度開發(fā)，定制服務(wù)。

（二）識別業(yè)務(wù)風(fēng)險

對管理不充分、產(chǎn)出低的項目總結(jié)教訓(xùn)，設(shè)身處地感受業(yè)務(wù)部門的壓力，注重事前風(fēng)險識別、事中風(fēng)險控制及事后反饋總結(jié)，冷靜甄別出業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的異常費用數(shù)據(jù)及風(fēng)險事項，滿足業(yè)務(wù)部門的風(fēng)險管理需求，堅守公司的費控管理制度和原則。

通過跟隨業(yè)務(wù)部門接觸相關(guān)客戶、供應(yīng)商，利用自身的財務(wù)經(jīng)驗及管理分析工具，提煉出對業(yè)務(wù)部門有益的風(fēng)險解讀報告，成為公司內(nèi)部的“風(fēng)險識別官”。

（三）助力經(jīng)營戰(zhàn)略實施

結(jié)合公司內(nèi)外的市場資訊報告，例如財稅方面的優(yōu)惠政策、國際匯率波動行情的市場機遇、區(qū)域補貼政策等，提示業(yè)務(wù)部門提前應(yīng)對、布局、拓展市場，采取加大營銷力度或者規(guī)避匯差風(fēng)險的戰(zhàn)略行動，助力經(jīng)營戰(zhàn)略的實施、落地。使財務(wù)人員成為業(yè)務(wù)人員值得信任的伙伴，成為為公司創(chuàng)造價值的團隊，為公司的可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。

三、多措并舉實現(xiàn)費用管控，加快業(yè)財融合

（一）通過信息化建設(shè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展、信息化工具的廣泛應(yīng)用，為業(yè)財融合中各類信息的轉(zhuǎn)化、分享提供了基礎(chǔ)工具。業(yè)務(wù)部門的各類活動在信息化系統(tǒng)中的記錄反映了一項經(jīng)濟活動從無到有、自始至終，實現(xiàn)業(yè)務(wù)開展過程中各環(huán)節(jié)信息的分專業(yè)、細顆粒、多維度的完整采集和展示。打通業(yè)財一體后，計算機可以根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錄入，自動判斷生成簡單的財務(wù)憑證及相應(yīng)的報表，轉(zhuǎn)換成財務(wù)語言（如圖1）。財務(wù)部融匯各類信息，成為信息最為集中的部門。企業(yè)是利益相關(guān)者的集合，費用、采購和銷售流程將員工、供應(yīng)商和客戶與企業(yè)緊密連接在一起，通過信息系統(tǒng)將涉及的業(yè)務(wù)流程納入一個平臺進行處理。所有信息都聚集在財務(wù)部門，經(jīng)財務(wù)人員轉(zhuǎn)化成建議，為戰(zhàn)略決策提供最好的根基。

目前外貿(mào)企業(yè)在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)當實現(xiàn)全員、全部門、全環(huán)節(jié)的覆蓋，獲取費用報銷過程中的各類數(shù)據(jù)。通過報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)出差時間、出發(fā)地、到達地、相應(yīng)的交通工具、外地住宿及招待費的對應(yīng)，出差補助天數(shù)的自動計算，畫出一個完整的出差軌跡，何人、何時、何地、何事，這些數(shù)據(jù)為日后的相關(guān)分析提供財務(wù)與非財務(wù)信息，推動各項費用精細化管理，從公司整體→業(yè)務(wù)板塊→事業(yè)部→小組→業(yè)務(wù)員的逐層數(shù)據(jù)挖掘與分析，實現(xiàn)各層級數(shù)據(jù)的橫向、縱向分析，結(jié)合BI等管理分析工具，實現(xiàn)動態(tài)分析，評估投入產(chǎn)出效益，降本增效。

（二）科學(xué)規(guī)范的費用管控制度

1.流程控制

日常經(jīng)營費用審批遵循逐級審批原則，業(yè)務(wù)部門發(fā)生的管理費用，由事業(yè)部部長審批；事業(yè)部長、管理部主任、商務(wù)中心主任的費用，須由公司董事長、黨委書記或總經(jīng)理審批；董事長、黨委書記、總經(jīng)理的費用，互相審批。公司公共費用由相應(yīng)部門負責(zé)人審核后，由分管副總經(jīng)理或總監(jiān)審批。特殊情況下，相應(yīng)審批權(quán)限人員不在或無法審批的，由授權(quán)人審批。各管理職能部門根據(jù)管理需要，負責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的費用扎口管理，堅持部門負責(zé)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批的管理流程，并嚴格按照流程做好事前申請、事后審批的扎口管理。

2.標準控制

公司各類費用進行嚴格的標準控制。差旅費中交通工具的選擇、住宿費用的標準、出差補助的多少等都在公司的管理制度中明文規(guī)定，有據(jù)可依。公司僅報銷上述住宿標準范圍內(nèi)的費用，超出部分由個人自行支付差價。

3.總量控制

通常體現(xiàn)為預(yù)算管理，從預(yù)算制定流程及規(guī)則，根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營目標，組織費用預(yù)算，分到各經(jīng)營板塊、事業(yè)部、小組、個人去執(zhí)行相應(yīng)的費用預(yù)算，超預(yù)算的事項進行特殊審批。日常費用總量有一個封頂預(yù)算額度，原則上費用支出需要嚴控在總預(yù)算內(nèi)?；蛘咴O(shè)定費用占收入的比重標準，費用投入比例不能超出標準。在預(yù)算編制及申報過程中考量項目費用是否合理，預(yù)算執(zhí)行過程中是否合規(guī)，對預(yù)算執(zhí)行進行分析考核，進行費用分析報表的解讀。

這三方面的控制都內(nèi)置在報銷系統(tǒng)中，對費用事項的合理性、標準性這些基本邏輯由系統(tǒng)自行判斷。報銷系統(tǒng)的功能包括自動推進審批流程、報錯提示、發(fā)票的拍照識別等，與銀行聯(lián)動，上傳發(fā)票后經(jīng)過系統(tǒng)審查、領(lǐng)導(dǎo)審批后，銀行實時出賬，費用報銷的時效性大幅提升，借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)費用數(shù)據(jù)的智能解讀報告，有效降低各業(yè)務(wù)銜接過程中的人力、物力及財力的損耗。

（三）推動組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整

財務(wù)與業(yè)務(wù)部門之間需要加強互動，使財務(wù)人員能夠及時、全面、深度參與運營，向業(yè)務(wù)前端轉(zhuǎn)型，在業(yè)務(wù)與財務(wù)融合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，設(shè)置對應(yīng)的業(yè)務(wù)會計崗位。組織機構(gòu)中有三種模式：一是專人負責(zé)制，適用于業(yè)財工作輸出集中的項目上，體現(xiàn)為共享財務(wù)；二是設(shè)置工作小組，以業(yè)財小組的形式工作，包括財務(wù)分析、財務(wù)咨詢等；三是派駐代表，進駐業(yè)務(wù)部門，實施融合建設(shè)。

在實際工作中根據(jù)工作職責(zé)組合使用，提升財務(wù)管理水平，加強業(yè)財融合。

針對費用報銷這塊的主要的工作職責(zé)有：

1.日常核算——共享財務(wù)

（1）財務(wù)審核。經(jīng)審批后的單據(jù)在報銷系統(tǒng)中最后流轉(zhuǎn)到財務(wù)部，由專人逐項認真審核，如對原始報銷單據(jù)提出疑義，要求報銷人做出合理解釋。對于不合理、不合規(guī)的票據(jù)或開支項目，不予報銷。

（2）信用評分。報銷系統(tǒng)可以根據(jù)報銷人的報銷頻次、誠信度自動評分，財務(wù)人員對特殊事項，可以人工干預(yù)，為報銷人進行相應(yīng)評分的解答。

（3）單據(jù)管理。從報銷系統(tǒng)中打印出帶有二維碼的差旅報銷單作為封面申請，和原始發(fā)票粘貼在一起，按照事項發(fā)生的順序或者費用類型歸類整齊的粘貼在A4紙上附后，于報銷事項發(fā)生次月前遞交財務(wù)。

隨著企業(yè)未來逐步建立自己專門的電子檔案系統(tǒng)存檔電子發(fā)票，電子發(fā)票的推廣，大部分發(fā)票可以實現(xiàn)“無紙化”報銷。

2.業(yè)務(wù)分析——業(yè)財小組

（1）常規(guī)分析。效益分析——費用的投入與產(chǎn)出，費銷比=費用/銷售收入，投資回報=凈利潤/銷售費用，這兩項財務(wù)指標是業(yè)務(wù)部門考核各項投入效益的重要參照；趨勢分析——費用的變動情況是否存在異常，與業(yè)務(wù)部門的立項數(shù)、立項金額是否呈正向關(guān)聯(lián)；對比分析——相同業(yè)務(wù)部門之間的的差異分析，不同業(yè)務(wù)部門由于經(jīng)營模式的不同，呈現(xiàn)的費用構(gòu)成的變化。通過常規(guī)性的分析工作，完善事后反饋。

（2）商業(yè)智能解析。這主要借助費用系統(tǒng)進行，利用交易內(nèi)容、供應(yīng)商信息、交易頻率、交易金額等多類數(shù)據(jù)，逐層挖掘數(shù)據(jù)，多維度對比，形成清晰的業(yè)務(wù)視圖，提升企業(yè)的數(shù)字化能力，隨著數(shù)據(jù)的積累形成相關(guān)費控的數(shù)值比例依據(jù)，為企業(yè)管理預(yù)測、決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

（3）特殊費用的重點分析解讀。

招待費是業(yè)務(wù)部門拓展業(yè)務(wù)的重要支出，招待費的管控一直是一個重點與難點。費用總額難以控制，有限的招待費資源沒有進行有效的業(yè)務(wù)拓展，為公司創(chuàng)造價值。易催生小金庫；宴請隨意，沒有認真審批；變相列支現(xiàn)象嚴重。因為招待費和業(yè)務(wù)績效的互相聯(lián)動，毛利高的業(yè)務(wù)員有可能通過招待費的形式將公司效益竊取變現(xiàn)。業(yè)財小組應(yīng)重點關(guān)注特殊費用，分析檢查是否存在異常變動，是否存在低效無效，是否不合規(guī)不合理，保持合理懷疑。結(jié)合業(yè)務(wù)開展中的具體情況，嚴格要求業(yè)務(wù)部門把有限的資源用在最出成果的地方。

3.深度管理需求——派駐業(yè)財代表

（1）經(jīng)營管理。從整體上看，業(yè)財融合要努力覆蓋“目標制定（事前評估）→執(zhí)行監(jiān)控→誤差反饋→改進修正→分析總結(jié)（事后總結(jié)）→新方案的制定”螺旋式動態(tài)閉環(huán)管理的各個環(huán)節(jié)，關(guān)注業(yè)務(wù)運營實際情況、支撐運營方面的費用支出持續(xù)改進。

（2）預(yù)算管理。將戰(zhàn)略決策向業(yè)務(wù)層面推進、落實，另一方面將業(yè)務(wù)部門的基礎(chǔ)信息轉(zhuǎn)化為有效的管理決策依據(jù)，及時整理傳遞，為業(yè)務(wù)目標制定、方案出具及戰(zhàn)略層決策提供依據(jù)，平衡公司的整體費用預(yù)算資源。

（3）促進業(yè)務(wù)部門更好地了解財務(wù)工作聚焦點，將財務(wù)管理理念和方法植入到業(yè)務(wù)管理活動中，促進財務(wù)與業(yè)務(wù)部門的管理協(xié)同，樹立全員成本效益觀，推動全員理財目標的實現(xiàn)。

（四）財務(wù)人員管理能力的提升

1.熟悉業(yè)務(wù)

要求財務(wù)人員更好的學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，在控風(fēng)險和促增長方面為業(yè)務(wù)提供咨詢、管理建議。財務(wù)人員懂業(yè)務(wù)可以從五個方面入手，全盤了解公司的經(jīng)營，洞察業(yè)務(wù)。包括：（1）懂項目管理：一個項目從開發(fā)到驗收完成，不同階段對人力、資金方面的需求都是不同的，尤其對于貿(mào)易型企業(yè)而言，直接體現(xiàn)為費用的投入；（2）懂合同：付款條款是如何約定的，什么樣的交貨形式，其中的風(fēng)險都是不同的；（3）懂產(chǎn)品：產(chǎn)品的特性，大宗商品和機電設(shè)備的貿(mào)易類型不同，資金占用量、占用時間、盈利模式都是不同的，具體是如何實現(xiàn)收益；（4）懂會計：通過運用自己財務(wù)方面的知識積累，為業(yè)務(wù)部門提供指導(dǎo)，在實際工作中把業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理結(jié)合；（5）懂績效評價：單一指標的評價并不完善，也不能反映業(yè)務(wù)的真實情況，多指標結(jié)合起來進行業(yè)務(wù)經(jīng)營的分析與評價。

2.技能提升

轉(zhuǎn)型為業(yè)務(wù)財務(wù)的人員除了精通財務(wù)，還要擅長管理，熟悉IT，洞察業(yè)務(wù)，具備戰(zhàn)略遠見。從管理的高度理解財務(wù)，從經(jīng)營的角度理解企業(yè)。理解公司的商業(yè)模式，了解經(jīng)營過程，熟悉管理循環(huán)，提供財務(wù)支持，創(chuàng)造財務(wù)價值。這對財務(wù)人員來說是挑戰(zhàn)，更是機遇。發(fā)揮自身潛力，調(diào)動學(xué)習(xí)積極性，實現(xiàn)個人目標與組織目標的協(xié)調(diào)發(fā)展。

現(xiàn)在的財務(wù)人員已經(jīng)不再是只會算賬、記賬的“賬房先生”，而是集合管理、IT、分析、運營等多方面技能的復(fù)合型人才。在財務(wù)內(nèi)部又進行細分，包括稅務(wù)專家、分析專家、報表專家等。增強數(shù)據(jù)分析能力，除了對各種管理分析工具的熟悉，還需要鍛煉自己與業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)能力、文字與口頭的表達能力，結(jié)合國情、競情、客情、我情這些信息數(shù)據(jù)生成的商業(yè)情報，進行準確的分析判斷，形成能完成公司目標的行動指南，不斷提高財務(wù)信息的廣度、深度與力度。

3.規(guī)范操作、持續(xù)推進

業(yè)財融合涉及方方面面，在融合過程中對企業(yè)現(xiàn)有的管理模式產(chǎn)生一定的沖擊，在包括思維方式、信息流程、職責(zé)分工和工具手段等方面要進行統(tǒng)一，分步實施、統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步推進。職責(zé)分工的科學(xué)合理，企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)機制的通暢，才能理順并形成業(yè)財相互支撐、相互促進的良性循環(huán)。

通過財務(wù)人員對財務(wù)模型的不斷運用、維護、優(yōu)化、創(chuàng)新，形成業(yè)財融合常態(tài)化費用管控運作機制。在財務(wù)人員參與分項業(yè)務(wù)實踐的基礎(chǔ)上，不斷總結(jié)歸納執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題、建議，整理需要進行長期持續(xù)跟蹤的項目類別，建立一套較為完整的分類跟蹤評估模型，初期以套表的方式，按月從各個通道獲取數(shù)據(jù)，形成月度分析結(jié)果，作為決策參考。后續(xù)將套表逐步固化到公司的分析系統(tǒng)中去，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)鏈接來替代手工數(shù)據(jù)更新，從而實現(xiàn)常態(tài)化跟蹤。

逐步提升財務(wù)人員的專業(yè)技能與管理能力，并將梳理的流程規(guī)范落實，不斷擴大業(yè)財融合實踐的參與度與參與范圍，才能建立業(yè)財融合常態(tài)化運作機制，推動落實管理會計體系化。

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