王秋海

摘 要：檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中各項活動的記錄。它們代表了事業(yè)單位的發(fā)展過程，反映了事業(yè)發(fā)展過程中的各種決策。檔案對事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展具有維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、指導(dǎo)事業(yè)單位決策的重要意義。隨著信息時代的到來，事業(yè)單位檔案管理的重要性日益突出。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，不僅要重視事業(yè)單位檔案的整理與保存，而且要重視事業(yè)單位檔案的開發(fā)與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為事業(yè)單位的決策提供依據(jù)，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。本文對檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;現(xiàn)狀;問題;對策

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)主要從上世紀(jì)80年代開始，從點到面逐步發(fā)展。當(dāng)時部分條件較好的單位引進(jìn)先進(jìn)的計算機管理設(shè)備，將事業(yè)單位的檔案信息管理存儲到計算機當(dāng)中，實現(xiàn)了檔案信息的集中化，達(dá)到快速檢索的目的，有效提高了檔案管理工作的效率。上世紀(jì)90年代，我國政府為進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化管理的建設(shè)，將其列為“十二五”事業(yè)單位建設(shè)的匯總重點項目，其中主要涵蓋兩項建設(shè)任務(wù)：一是檔案管理基礎(chǔ)工作任務(wù);二檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)。其中檔案信息化管理工作主要是指加強電子文件的管理，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)。隨著政策的引導(dǎo)，我國各大國有事業(yè)單位都積極對自身的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革。進(jìn)入新世紀(jì)之后，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展更加快速，國有事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的重心不僅是管理信息與計算機，更需要真正實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的一體化管理，在提高管理水平的基礎(chǔ)上，運用信息數(shù)據(jù)幫助事業(yè)單位爭取競爭優(yōu)勢。

2 檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題

1）資金缺乏。隨著信息化技術(shù)的興起與發(fā)展，越來越多的機構(gòu)已經(jīng)增加了檔案信息化的工作，但是管理方法和管理設(shè)施卻沒有與時俱進(jìn)。檔案管理設(shè)備是保證檔案信息化工作正常進(jìn)行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進(jìn)檔案完整管理，還能促進(jìn)檔案安全管理。但是，一些檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎(chǔ)管理設(shè)備落后，設(shè)施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發(fā)霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發(fā)生。

2）工作人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。檔案信息化離不開專業(yè)人才的支撐。但是一些工作人員對于檔案信息化的重要性缺乏清晰的認(rèn)識，認(rèn)為這一工作對于整個機構(gòu)的高效運行沒有任何影響，觀念的不端正自然無法造就高效的工作。此外，檔案信息化工作人員自身理論知識儲備不足，實踐經(jīng)驗缺乏，責(zé)任意識差，對工作流程不甚了解等因素都會導(dǎo)致檔案信息化過程中風(fēng)險事件的發(fā)生?，F(xiàn)階段檔案管理的專業(yè)人員比較缺乏，很多都是非專業(yè)人員，有些檔案管理人員只是在簡單培訓(xùn)后就上崗工作，對于相關(guān)操作流程缺乏了解，這對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說是非常不利的。

3）檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度不完善。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。完善的管理制度對于規(guī)范相關(guān)人員的作為有著巨大的作用。而目前我國大多數(shù)機構(gòu)對檔案信息化并沒有制定出合理的制度，或者即使做出了規(guī)定也只是流于形式，并沒有切切實實貫徹落實到有關(guān)人員身上。對于各項操作流程以及規(guī)范，工作人員存在著不熟悉、不熟練的現(xiàn)象。所以，現(xiàn)如今事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。與此同時，由于事業(yè)單位每個部門之間都與檔案部門有所關(guān)聯(lián)，完善檔案管理制度對事業(yè)單位其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導(dǎo)作用。

3 檔案信息化建設(shè)問題的應(yīng)對策略

1）加大資金投入。良好的檔案管理設(shè)備是把該項工作落實好的基礎(chǔ)條件。第一，提升檔案管理工作的經(jīng)費，嚴(yán)禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責(zé)，但這并不意味著這項工作不需要其他部門的支持。應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費投入，及時更新檔案管理設(shè)備，以促進(jìn)檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務(wù)水平，提高工作質(zhì)量與效率。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案并不是數(shù)據(jù)的堆砌，作為記載相關(guān)資料的重要文獻(xiàn)，檔案從側(cè)面反映了社會的發(fā)展，本身具有重大的應(yīng)用價值，只是人們忽略了其作用，沒有發(fā)現(xiàn)而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進(jìn)檔案資料發(fā)揮更大的作用。

2）組織工作人員學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化能手。工作人員是戰(zhàn)斗在檔案信息化的第一把手，他們的工作方式直接決定了檔案信息化的效率。因此，應(yīng)當(dāng)加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作標(biāo)準(zhǔn)，純熟運用各種管理軟件，保證信息渠道通暢，每年有資料匯總、統(tǒng)計、分析，主要數(shù)據(jù)上墻。此外，還應(yīng)當(dāng)做好信息的開發(fā)利用工作?？梢蚤_設(shè)必要的考核制度，引進(jìn)競爭機制，只有合格后方能上崗。

3）完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。良好的制度是保證檔案信息化的堅實基礎(chǔ)，檔案要求定期整理，及時更新，實行動態(tài)管理，不得有死檔、空檔出現(xiàn)，要科學(xué)地運用檔案，每年進(jìn)行一次更新、增補內(nèi)容及檔案分析，對的病人狀況進(jìn)行全面評估，并總結(jié)報告保存。檔案要專人、專室、專柜、分類、分組保存，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，確?；颊邫n案安全。為了促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，還應(yīng)當(dāng)加強對有關(guān)工作人員的激勵。為了跟上信息化發(fā)展的腳步，應(yīng)該對相應(yīng)的管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新，確保在檔案管理信息化建設(shè)過程中煥發(fā)新的活力。

4）建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理共享模式。隨著信息時代的到來，檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發(fā)利用帶來了困難。為了提高檔案開發(fā)的效率，必須將現(xiàn)代管理技術(shù)融入檔案的開發(fā)利用之中。建立信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺是將現(xiàn)代管理技術(shù)融入檔案信息化建設(shè)的重要手段。建立共享平臺，使事業(yè)充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。在實際工作過程中，檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對檔案進(jìn)行分類整理。事業(yè)單位各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高檔案的利用率。

5）重視頂層設(shè)計。頂層設(shè)計即是在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要建立專門檔案信息管理部門，實現(xiàn)各個部門信息的協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)部門之間各自為政的情況。將信息的收集與管理全權(quán)交由該部門負(fù)責(zé)，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理的目的。在涉及各部門專屬信息的管理時，則交由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，以保證檔案管理的安全性。

6）加深對檔案數(shù)據(jù)的挖掘程度。通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，可以清晰發(fā)現(xiàn)以往事業(yè)單位決策執(zhí)行的效果，及時將目前的檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，為事業(yè)單位未來戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供依據(jù)，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的統(tǒng)計作用。并且重視事業(yè)信息的安全性，加大對檔案管理權(quán)限的控制，對重要的信息進(jìn)行加密處理，保障事業(yè)單位檔案信息的安全。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)是將從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理方式的重要手段。在事業(yè)單位檔案的開發(fā)與利用過程中，單位要利用先進(jìn)的技術(shù)手段。如：計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高檔案管理的現(xiàn)代化。在對事業(yè)檔案進(jìn)行開發(fā)與利用的過程中，要根據(jù)市場發(fā)展的要求為事業(yè)的決策提供科學(xué)依據(jù)，保障事業(yè)的核心競爭能力，為事業(yè)單位的市場競爭提供優(yōu)勢。

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