陳成瑾

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，帶動(dòng)了信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用。在這個(gè)信息高速發(fā)展的大時(shí)代，“大數(shù)據(jù)”一詞經(jīng)常被人們提起。比如，圖書室的管理、企業(yè)生產(chǎn)管理、醫(yī)院的醫(yī)療檔案信息管理、蔬菜科學(xué)研究所的信息管理等。雖然我國在相關(guān)行業(yè)中信息管理的建設(shè)已經(jīng)取得一定的成果，但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，需要以更高的標(biāo)準(zhǔn)來適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。本文基于大數(shù)據(jù)視角對科研院所科技檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行探究，希望為促進(jìn)科研院所的科技檔案的探究帶來一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);科研院所;信息化建設(shè);科技檔案管理

1 引言

科研院所的科技檔案信息隨著單位的不斷發(fā)展而變得越來越豐富，另外，為了適應(yīng)人們對于信息儲(chǔ)存和查找的需求，需要加大科技檔案信息的儲(chǔ)存量，能夠存儲(chǔ)的時(shí)間要求越來越久，人們在查閱時(shí)要越來越方便快捷。因此，大數(shù)據(jù)的管理和運(yùn)用由此而生。在給人們的工作和生活帶來越來越多便捷的同時(shí)，由于我國信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的一些問題，也對大數(shù)據(jù)的管理帶來了負(fù)面影響。因此，我們需要認(rèn)清這些問題，找到科研院所科技檔案信息化建設(shè)的有效策略。

2 大數(shù)據(jù)視角下科技檔案信息化管理的意義

在當(dāng)前信息化建設(shè)的時(shí)代，大數(shù)據(jù)視角下的科技檔案信息化管理顯然意義非凡，它主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1）科技檔案管理是科研院所非常重要的工作之一，也是確保科研院所能夠順利開展各項(xiàng)工作的保障和前提條件。比如對于蔬菜研究所而言，蔬菜的培育和種植情況、日常的管理信息、蔬菜的適宜種植條件等信息，是蔬菜研究所展開日常研究工作的前提條件。在以往科學(xué)技術(shù)發(fā)展有限、信息化管理還不健全的時(shí)候，對于這些信息的管理全部采用文書記載，然后由人工進(jìn)行管理。這種管理方法的不便之處在于：由于需要專人去管理，消耗大量的人力和物力;管理的效率非常低下，若研究所的蔬菜種類增加，研究所的研究范圍擴(kuò)大，或者對于一些大型蔬菜研究所來說，就需要專門組件一個(gè)這樣的部門，需要更多的人員來維護(hù)信息的管理，不僅使單位的組織架構(gòu)變得越來越復(fù)雜，由于信息都是采用人工記載，很容易出現(xiàn)由于人員信息記載錯(cuò)誤或者漏記載的情況，對研究所的研究工作帶來負(fù)面影響。隨著電子信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，科研院所的科技檔案管理也開始采用信息化管理系統(tǒng)，極大地降低了信息管理人員的數(shù)量和勞動(dòng)強(qiáng)度，管理效率也大幅提高，信息的遺漏和錯(cuò)誤率也大大減少。信息管理人員只需要對信息進(jìn)行一次錄入，就可以實(shí)現(xiàn)后續(xù)的便捷管理，并且，還可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，提高了科研院所各部門之間的協(xié)調(diào)和信息共享能力。

2）傳統(tǒng)的檔案管理方式在查找方面非常不方便，而且，隨著記載的信息越來越多，要耗費(fèi)的時(shí)間會(huì)越來越長，人們在查找過程中由于疏忽或者精力有限，往往會(huì)出現(xiàn)漏查找，對工作造成極大的影響。通過科技檔案的信息化管理，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以很快速地找到想要的信息。比如，對于蔬菜研究所而言，可以輸入某個(gè)蔬菜的名稱就能快速地查找到該蔬菜的育種栽培的研究信息等。查找搜索的方式也可以通過系統(tǒng)來設(shè)置便于操作，比如模糊查詢法、分類查詢法、名稱查詢法等，通過任意一種查詢方法，就可以找到相關(guān)的信息，再逐一篩選，極大地方便了工作人員的查詢時(shí)間。

3）可以根據(jù)查詢?nèi)藛T的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行信息內(nèi)容的管理。在以往的科技檔案記載方式中，根據(jù)信息的內(nèi)容進(jìn)行重要等級(jí)的設(shè)置操作不方便，查詢?nèi)藛T在科技檔案查找過程中很有可能看到比較重要的信息，而該信息還處于機(jī)密階段，這樣就容易造成機(jī)密信息的泄漏。通過信息化的管理，可以根據(jù)查詢?nèi)藛T所登錄系統(tǒng)的賬號(hào)來設(shè)置不同的職責(zé)權(quán)限，有效避免機(jī)密信息的泄漏。

3 科研院所科技檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的主要問題

雖然我國科研院所的科技檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成就，但是我國各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一，人員的先進(jìn)化管理意識(shí)水平有差異，當(dāng)前，科研院所的科技檔案信息化建設(shè)仍存在以下幾點(diǎn)問題：

1）信息化的管理觀念不強(qiáng)。在我國一些發(fā)達(dá)地區(qū)，由于科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展程度高，人員的需求日新月異，為了應(yīng)對更好的管理，科研院所的信息化管理總體處于較好的水平，但是在一些經(jīng)濟(jì)和信息化水平比較欠缺的地區(qū)，部分科研院所對科技檔案的管理工作不夠重視，認(rèn)為這項(xiàng)工作和科研院所的經(jīng)營和發(fā)展關(guān)系不大，導(dǎo)致了這些科研院所的科技檔案工作管理水平較低。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，這些科研院所的管理思想仍停留在陳舊的管理方式中，科技檔案的信息化建設(shè)意識(shí)薄弱，因此，對于現(xiàn)有檔案的資源利用率較低。沒有發(fā)揮檔案管理的重要作用和價(jià)值，尤其是一些非常珍貴的信息沒有被充分利用。

2）信息化管理平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)欠缺。很多科研院所科技檔案的信息化建設(shè)管理系統(tǒng)建設(shè)好后，將原本通過傳統(tǒng)方式保存的檔案資料錄入到系統(tǒng)中，構(gòu)建成信息化平臺(tái)。由于在傳統(tǒng)的保存方式中，有些資料的保存由于管理不善或者工作人員的疏忽，造成了部分資料和信息的缺失，另外，由于傳統(tǒng)的方式是紙質(zhì)保管，紙張的老化容易破壞保存信息的完整。在事業(yè)單位推進(jìn)科技檔案信息化建設(shè)的過程中，信息化管理平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)又沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，造成部分資料的內(nèi)容不全，逐漸累積成為歷史問題。

3）缺乏專業(yè)的信息化管理團(tuán)隊(duì)。與傳統(tǒng)的管理方法相比，除了要求管理人員的心細(xì)，還要求他們要有專業(yè)的技能知識(shí)。要具備熟練的操作計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件。實(shí)際在部分科研院所中，科技檔案的信息管理人員年紀(jì)總體偏大，接收新事物的過程比較慢，不適應(yīng)計(jì)算機(jī)和軟件的操作，這也是約束了我國科研院所科技檔案管理朝著信息大數(shù)據(jù)方向發(fā)展。

4 大數(shù)據(jù)視角下科研院所科技檔案信息化建設(shè)的有效策略

1）數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的推進(jìn)。大數(shù)據(jù)視野下的科技檔案管理，最大區(qū)別點(diǎn)在于不僅對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，而且還通過計(jì)算機(jī)和信息化管理技術(shù)，對大量的數(shù)據(jù)和資料等信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理，并通過計(jì)算機(jī)服務(wù)器作為儲(chǔ)存和管理平臺(tái)，為信息的檢索人員提供快速、便捷的操作方式。

2）網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)和開發(fā)推進(jìn)。依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)才能得到利用。因此，在科研院所的科技檔案信息化建設(shè)過程中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，構(gòu)建良好的通信體系，結(jié)合軟件的功能，對科技檔案進(jìn)行分類管理，便于檢索人員的查詢。另外，為實(shí)現(xiàn)信息的共享化提供網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

3）信息的保密處理工作推進(jìn)。信息化給人們帶來便利的同時(shí)，它也是一把雙刃劍，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞帶來的信息安全隱患成為了危害信息化推進(jìn)的重要因素。一些信息和資料屬于非常機(jī)密的資源，在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，要充分考慮到在計(jì)算機(jī)受到外界攻擊時(shí)造成信息泄漏的可能性。因此，有必要加強(qiáng)信息化管理的保密工作和安全管理，及時(shí)提高系統(tǒng)的抗攻擊能力，修補(bǔ)系統(tǒng)的漏洞，并結(jié)合先進(jìn)的保密技術(shù)提升科技檔案的信息安全。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息化和大數(shù)據(jù)視野下，科研院所要加快和完善科技檔案管理的建設(shè)工作，提高信息的使用率，促進(jìn)科研院所的不斷發(fā)展。

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