孟寅沖

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都處于突飛猛進的發(fā)展態(tài)勢，在這樣的時代背景之下，我國的現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展日益完善，已經(jīng)成為了社會的主流技術(shù)，推動著各行各業(yè)向著信息化，自動化方向發(fā)展，在這其中，文檔管理工作自然也不例外，通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用以實現(xiàn)自身的改革，強化檔案管理效率和檔案管理的時效性與準確性。以此來滿足企業(yè)對文案管理工作的需求。

關(guān)鍵詞：信息化背景;網(wǎng)上檔案管理;相關(guān)問題解決對策

1 文書檔案管理現(xiàn)狀

我國的文書檔案管理記載著歷史的發(fā)展進程，充分的反映了社會發(fā)展的變革，是資源體系的重要組成部分，在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的當代文書檔案管理的重要意義越發(fā)的凸顯出來，因此如何實現(xiàn)高效的檔案管理是各家單位都需要解決的難題。但是我國的文書檔案管理體系大多仍然以老舊的運營模式存在著，存在著諸多的漏洞和問題，已經(jīng)逐漸無法跟上時代發(fā)展的步伐，并嚴重影響其發(fā)揮其社會意義。

2 文書檔案管理的重要意義

檔案管理信息化能夠推動社會發(fā)展的進程，對于傳統(tǒng)的文書檔案管理體系而言，信息化不僅能夠為檔案管理的創(chuàng)新提供動力，同時能夠整合傳統(tǒng)檔案管理體系中存在的問題。將以往以紙質(zhì)資料為主體的檔案儲存模式轉(zhuǎn)化為不需要耗費大量人力物力資源的信息化檔案儲存，這樣既能解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中浪費資源的病弊端。也能大幅度的解放勞動力，提高管理效率，將出現(xiàn)錯誤的可能性降到最低，同時也為日后文獻的檢索以及查找提供便捷，是檔案管理工作的重大變革。

3 信息化文書檔案管理的優(yōu)勢

3.1 提高工作效率

信息化文書檔案管理體系將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，不僅保存更加方便，而且能夠多重備份，避免文件的泄露和丟失。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要耗費大量的人力物力對檔案進行整合。工作效率極其低下，對于發(fā)展速度越來越快的當代，這種管理體系已經(jīng)無法適應(yīng)時代的需求，而信息化檔案管理不僅能夠減輕工作人員的工作壓力，還能夠避免失誤，提高檔案的準確性與時效性，這是檔案管理領(lǐng)域的歷史潮流和社會必然。

3.2 檔案的完整性

信息化檔案管理體系并不是指完全的摒棄紙質(zhì)檔案，而是將紙質(zhì)檔案以文件的形式多重備份，同時紙質(zhì)檔案也需要進行妥善的保管，這樣一來就可以保障檔案在儲存的過程中不會丟失，因為文件在轉(zhuǎn)載的過程中難免出現(xiàn)信息的缺失，因此為了使文件的統(tǒng)一性可以建立合理的數(shù)據(jù)平臺，在這個平臺上將所有的儲存環(huán)節(jié)整合為一個統(tǒng)一的整體對文檔經(jīng)過的每一環(huán)節(jié)進行保存和標記。只有這樣才能保障，最終儲存的文案是具有科學性和完整性的。

4 存在的問題

4.1 思想落后

雖然信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，但是在檔案管理這一領(lǐng)域中，信息化檔案管理體系仍然是一種新鮮事物，許多檔案管理工作者沒有辦法將信息水平有效的運用到檔案管理工作之中。同時對信息管理存在著認識上的誤區(qū)，并不能完全的接受這一觀點。大部分檔案管理工作者仍然守著傳統(tǒng)的管理模式和思想進行檔案管理工作，雖然傳統(tǒng)的檔案管理模式也是一代又一代工作者寶貴經(jīng)驗積累而成，值得借鑒和傳承，但是其無法解決隨時代發(fā)展而出現(xiàn)的新問題，這也就造成了工作效率不僅極其低下，而且出錯的概率也較高，已經(jīng)無法適應(yīng)各單位飛速發(fā)展的需求。

4.2 信息化程度低

文書檔案管理工作十分繁瑣，檔案需要經(jīng)過多個部門的審核以及批改之后，才能形成最終的版本，而檔案管理工作就要合理的監(jiān)控這一過程，并且將每一個部門的意見進行統(tǒng)一的整合，最終歸結(jié)到檔案室進行保存，因此這就需要檔案管理工作者具有及其專業(yè)的知識和技能素養(yǎng)。如果能夠應(yīng)用信息技術(shù)，就可以將這些繁瑣的流程整合成一個統(tǒng)一的整體，進而進行流程化的工作，但是目前的文書檔案管理過程信息化水平偏低，無法應(yīng)用這些新型技術(shù)進行管理。

4.3 保密性差

文檔的保密性是極其重要的，如果稍加不注意導致了文案的流失，就可能造成巨大的經(jīng)濟財產(chǎn)損失，除此以外，不法分子也會緊盯這些檔案資源，因此，信息化檔案管理體系雖然十分便捷，但是由于其載體的特殊性導致其容易遭受入侵。如果文檔被惡意的修改之后，該單位仍然遵守著這份被修改的檔案，進行經(jīng)濟操作，就會面臨巨大的社會風險，因此這些問題制約著文書檔案管理體系的信息化提升。

5 相關(guān)解決措施

5.1 消除老舊思想

檔案管理工作者必須消除傳統(tǒng)的管理思想，接受信息化技術(shù)的洗禮，并且更新自身的管理理念，推動管理體系的現(xiàn)代化發(fā)展。各單位可以聘請社會的新型人才，尤其是青少年一代，這些工作者具有敏銳的思維和創(chuàng)新意識，能夠?qū)⑿畔⒒耆娜谌氲綑n案管理工作之中，使其完成向信息化與數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變。

5.2 提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力

檔案管理工作雖然存在著泄露的風險，但這并非是不可避免的，如果管理工作者具有極強的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，那么檔案管理，出現(xiàn)泄漏問題的可能性就會急速下降。各單位可以聘請社會的專業(yè)人才，對自身管理工作者進行計算機技術(shù)等等的技術(shù)宣講，強化安全保密知識的運用能力。同時對電子文件進行保密措施，以此來加強管理的效率，滿足單位對檔案管理工作的需求。

5.3 建立數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)資源共享

建立起完善的數(shù)據(jù)平臺，以此來達到內(nèi)部文件的相互流通加大溝通的效率，從而有效的避開檔案管理工作較為復雜的流程，這樣，無論是檔案檢索還是檔案咨詢，都會大幅度的節(jié)約時間。

6 結(jié)束語

綜上所述，為了滿足我國社會經(jīng)濟發(fā)展的需求，檔案管理工作必須推動自身的現(xiàn)代信息化水平，采取積極有效的改革措施加強管理者的專業(yè)能力，為我國綜合國力的穩(wěn)步提升打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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