張紅霞

摘 要：在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理期間，主要是對(duì)包含的業(yè)務(wù)和員工信息進(jìn)行全面的記錄，以此為事業(yè)單位相關(guān)工作的實(shí)施提供有利的信息幫助，并且此項(xiàng)工作也決定了決策工作的正常開(kāi)展。文書(shū)檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，本身在國(guó)家檔案管理體系建設(shè)方面起著非常高的效果，能夠確保國(guó)家檔案信息資源的完善性?；诖?，事業(yè)單位務(wù)必加大對(duì)文書(shū)檔案管理的重視力度，有效的創(chuàng)新各種創(chuàng)新方式，加快改革進(jìn)程。在本篇文章中，重點(diǎn)探究了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化的基本途徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案管理;存在的問(wèn)題;優(yōu)化途徑

事業(yè)單位中的文書(shū)檔案明確記錄了單位中的具體發(fā)展情況，其屬于事業(yè)單位運(yùn)行期間的一項(xiàng)主要依據(jù)，從實(shí)質(zhì)上來(lái)看，該項(xiàng)工作具備一定的服務(wù)性質(zhì)，并且在我國(guó)事業(yè)單位快速發(fā)展的背景下，相關(guān)體系得到了一定的改進(jìn)，這就要求加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視力度，為文書(shū)檔案的應(yīng)用提供良好的服務(wù)，以此推動(dòng)事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行。

1 事業(yè)單位加強(qiáng)文書(shū)檔案管理力度的必然性

1.1 可以為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

事業(yè)單位實(shí)質(zhì)上是為人民提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，其在社會(huì)運(yùn)行中起著不可替代的作用。文書(shū)檔案負(fù)責(zé)將事業(yè)單位中的工作情況清楚的記錄下來(lái)，其中涉及到了多個(gè)方面，分別是資金流動(dòng)、銀行賬戶管理和下屬單位成果等諸多事宜，這些事情在后期工作中會(huì)被經(jīng)常查閱，能夠?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展提供重要的信息，便于更好的查詢，以此提升事業(yè)單位的工作水平。

1.2 可以為我國(guó)事務(wù)管理提供幫助

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，在開(kāi)展活動(dòng)的時(shí)候均會(huì)采取文字的方式將其記錄下來(lái)，而且單位內(nèi)部出現(xiàn)的人員流動(dòng)現(xiàn)象也是文書(shū)檔案中的重要組成成分，文書(shū)檔案有利于為后期工作提供幫助，或者是為上級(jí)監(jiān)督部門(mén)檢查提供良好的依據(jù)。從事業(yè)單位文書(shū)檔案管理情況來(lái)看，是采取統(tǒng)一管理的方式分區(qū)儲(chǔ)存的，工作人員應(yīng)當(dāng)每隔一段時(shí)間整理一次檔案，以免檔案損壞，從根本上保證檔案的完善性，確保后期查找的時(shí)候不會(huì)發(fā)生紕漏。我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行和完善的事業(yè)單位體系是分不開(kāi)的，其有著重要的意義。

2 對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理期間相關(guān)問(wèn)題的分析

2.1 文書(shū)檔案管理體系不完善，采取的文書(shū)檔案管理模式較為滯后

1）當(dāng)前階段，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理體系還不具備健全性，這是因?yàn)樵擁?xiàng)工作包含的內(nèi)容非常多，復(fù)雜性高，相關(guān)人員對(duì)其的關(guān)注度較低，因此在檔案管理制度健全上顯得特別懈怠，并且檔案沒(méi)有得到全面的整合，導(dǎo)致諸多資料利用不到位。此種問(wèn)題嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升，根本不利于該項(xiàng)工作得到進(jìn)一步開(kāi)展和實(shí)施。2）在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，信息化水平得到了一定的提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)有所改進(jìn)和優(yōu)化，其被廣泛應(yīng)用到了各個(gè)行業(yè)內(nèi)?？墒菑氖聵I(yè)單位檔案管理情況來(lái)看，還在使用以往單一的管理方式，甚至是人工錄入方式，根本沒(méi)有依靠新型的技術(shù)和設(shè)備開(kāi)展檔案儲(chǔ)存以及整合工作，致使管理效率較低，工作壓力增加，約束了事業(yè)單位的良好運(yùn)行。

2.2 管理意識(shí)較弱

在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理期間，立卷歸檔是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，不過(guò)在具體工作期間，有關(guān)人員的立卷歸檔意識(shí)較低，積極性不高，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，當(dāng)收集文書(shū)檔案資料的時(shí)候，只有在檔案人員不斷催促的情況下才會(huì)移交資料，沒(méi)有做到主動(dòng)上交相關(guān)的資料，使得歸檔不到位現(xiàn)象普遍存在。另外，在歸檔過(guò)程中，材料胡亂堆放或者是不完整情況也經(jīng)常出現(xiàn)，這些問(wèn)題直接影響到了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量提高。

2.3 文書(shū)檔案管理人員能力有待提升

因?yàn)槭聵I(yè)單位沒(méi)有加大文書(shū)檔案管理工作的重視程度，因此增加了人員的流動(dòng)性，當(dāng)選取人員的時(shí)候，一般會(huì)以薪資較低的臨時(shí)工為主，可是此種類(lèi)型的人員缺乏職業(yè)責(zé)任意識(shí)和專(zhuān)業(yè)性，再加上沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，因此使得管理人員知識(shí)掌握不全面，素質(zhì)低下，經(jīng)驗(yàn)不豐富，工作期間經(jīng)常發(fā)生檔案信息丟失現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位尚沒(méi)有制定完善的激勵(lì)體系，缺乏工作的參與性，所以檔案管理工作一直以來(lái)都比較滯后，運(yùn)行緩慢。

3 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化策略的制定

3.1 制定健全的檔案管理體系

健全的檔案管理體系在有利于推動(dòng)事業(yè)單位良好運(yùn)行，并且還可以為檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的依據(jù)，因此有必要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)力度。其一，對(duì)文書(shū)檔案工作體系進(jìn)行完善;在建設(shè)工作體系的過(guò)程中，需要從事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行現(xiàn)狀入手，了解到文書(shū)檔案管理期間包含了各項(xiàng)要求，將工作體系的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)，為員工提供良好的查詢服務(wù)，以此提升檔案信息的效率。其二，落實(shí)文書(shū)檔案管理監(jiān)督體系;從監(jiān)督制度上來(lái)看，需要從全方面角度監(jiān)督檔案信息各個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化事前、事中和事后監(jiān)督的整合力度，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，促使工作穩(wěn)定開(kāi)展。其三，構(gòu)建和檔案人員工作相聯(lián)系的績(jī)效考核體系，明確人員的具體職責(zé)，以此確保文書(shū)檔案管理工作得到高效率的實(shí)施。

3.2 優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理理念

文書(shū)檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)行期間占據(jù)著重要的位置，要想促使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作規(guī)范性實(shí)施，就需要摒棄以往單一的思想理念，引進(jìn)新型思想，通過(guò)轉(zhuǎn)變理念的方式達(dá)到事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行的目標(biāo)。

1）加深領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重視程度，并且將其和事業(yè)單位相關(guān)管理體系融合到一起，全面落實(shí)各項(xiàng)對(duì)策。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視力度是實(shí)施文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵，因此必須有效的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)理念。2）全體員工也必須優(yōu)化理念，從根本上了解到文書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生的作用，凸顯出自身在檔案管理中的職責(zé)，全體員工相互合作完成文書(shū)檔案管理工作。3）做好文書(shū)檔案管理方面的宣傳工作，相關(guān)人員樹(shù)立正確的工作態(tài)度，采取開(kāi)展會(huì)議的方式開(kāi)展文書(shū)資料收集工作，每一個(gè)部門(mén)可以指派專(zhuān)業(yè)性人員收集和整理文書(shū)檔案資料，以此提升文書(shū)檔案的完善性，把整合的資料反饋給檔案管理機(jī)構(gòu)，幫助檔案人員更好的開(kāi)展文書(shū)檔案資料收集歸檔工作。4）嚴(yán)格審核資料，依照檔案的具體內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行儲(chǔ)存管理，以此為文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的幫助。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式，提升文書(shū)檔案的信息化水平

在新形勢(shì)發(fā)展的背景下，事業(yè)單位文化檔案管理工作也要緊跟時(shí)代潮流進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變以往滯后的檔案管理模式，從根本上順應(yīng)和滿足新形勢(shì)的發(fā)展要求。

1）創(chuàng)新和改進(jìn)管理模式，事業(yè)單位務(wù)必強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，將相關(guān)的信息化技術(shù)和信息設(shè)備引進(jìn)到文書(shū)檔案管理方面，創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)性的文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)，確保檔案信息儲(chǔ)存和管理等工作均可以有效開(kāi)展，從而為檔案管理效率的提升提供良好的依據(jù)，對(duì)于信息化管理期間包含的軟件和硬件，也需要定期維護(hù)和改善，防止出現(xiàn)檔案信息泄露問(wèn)題，從而為事業(yè)單位后期發(fā)展埋下隱患。2）加大新文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)力度;對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來(lái)講，不可以一昧的停留在被動(dòng)接受文書(shū)檔案信息的階段中，必須增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)，延伸和拓展文書(shū)檔案的收集途徑，以此更好地更新信息，提升檔案的全面性。3）網(wǎng)絡(luò)化的來(lái)臨為文書(shū)檔案提供了新的管理方式，把文書(shū)檔案的名稱日期等全部輸?shù)诫娔X內(nèi)，只需要輸入關(guān)鍵詞便可以找尋想要的信息，或者是采取網(wǎng)絡(luò)鏈接閱讀資料上的內(nèi)容，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行電子化管理的方式來(lái)共享文檔資料。

3.4 提升管理人員的工作能力

管理人員素質(zhì)高低決定了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，兩者之間有著密切的聯(lián)系性。當(dāng)前階段，要想推動(dòng)事業(yè)單位改革工作的穩(wěn)定實(shí)施，提升文書(shū)檔案管理工作的合理性，就需要加大對(duì)工作人員技能和素質(zhì)提升的力度，使其應(yīng)用專(zhuān)業(yè)性的素質(zhì)技能規(guī)范性的開(kāi)展檔案管理的各個(gè)化解。

1）定期對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓每個(gè)員工均積極地參與進(jìn)去，明確從培訓(xùn)工作中掌握各項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)，完善培訓(xùn)制度，提升文書(shū)檔案管理人員的工作能力和知識(shí)點(diǎn)的了解，將培訓(xùn)中學(xué)習(xí)的各項(xiàng)技術(shù)靈活應(yīng)用到檔案管理中，從而滿足事業(yè)單位的運(yùn)行要求。2）事業(yè)單位除了需要大力提升文書(shū)檔案管理人員的技能之外，還需要培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，落實(shí)責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)人員愛(ài)崗敬業(yè)的精神，同時(shí)也將文書(shū)檔案管理的作用更好的體現(xiàn)出來(lái)。

4 結(jié)語(yǔ)

從以上論述來(lái)看，在事業(yè)單位運(yùn)行期間做好檔案管理工作有著重要的作用，要想加快事業(yè)單位的運(yùn)行進(jìn)程，強(qiáng)化檔案管理力度是很有必要的，可是從當(dāng)前情況來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位尚沒(méi)有加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，相關(guān)人員沒(méi)有正確了解到該項(xiàng)工作產(chǎn)生的作用，受此種現(xiàn)象的影響，使得事業(yè)單位難以穩(wěn)定運(yùn)行?；诖耍托枰贫ㄍ晟频墓芾眢w系，引進(jìn)各種新型的管理方式，在提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的基礎(chǔ)上促使其穩(wěn)定運(yùn)行。

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