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        分析數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)策

        2019-02-18 06:28:53胡鷹武濤
        卷宗 2019年35期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

        胡鷹 武濤

        摘 要:在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中,人們對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)要求越來越高。從高校的角度出發(fā),實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)需要對(duì)高校建設(shè)目標(biāo)和檔案館信息儲(chǔ)量等方面因素實(shí)施有效分析,制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)檔案。此外,在這個(gè)過程中還應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)綜合分析,并按照分析結(jié)果制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理策略,借以保證數(shù)字檔案館在高校發(fā)展過程中發(fā)揮自身最大的作用。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館;建設(shè)項(xiàng)目;風(fēng)險(xiǎn)管理;對(duì)策

        1 風(fēng)險(xiǎn)管理在數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中實(shí)現(xiàn)作用的路徑分析

        1.1 提升風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

        現(xiàn)階段,我國大部分?jǐn)?shù)字檔案館都在快速發(fā)展中,然而因?yàn)閿?shù)字檔案館的實(shí)現(xiàn)始終不具備相應(yīng)的指導(dǎo)方案,對(duì)于合理的設(shè)計(jì)理念更無從談起,這樣就勢(shì)必會(huì)造成一些單位在實(shí)際構(gòu)建數(shù)字檔案館過程中缺乏有效引導(dǎo)。大部分單位隨著對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理方面專業(yè)知識(shí)應(yīng)用的深入,在相關(guān)工作項(xiàng)目中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了理想的目標(biāo)。據(jù)實(shí)際調(diào)查了解到,風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)于總體管理工作的發(fā)展有著不可替代的現(xiàn)實(shí)作用,科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理會(huì)明顯降低或防止風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)于相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行的干擾。

        1.2 構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系與框架

        風(fēng)險(xiǎn)管理得到各行業(yè)的大力推廣和廣泛運(yùn)用,主要?dú)w因于風(fēng)險(xiǎn)管理本身體系與框架的建立。而片面地結(jié)合相關(guān)專業(yè)知識(shí)無法實(shí)現(xiàn)理想的運(yùn)用成效,只有建立科學(xué)的管理體系框架,才能有效促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理重要作用的發(fā)揮。因?yàn)橄嚓P(guān)風(fēng)險(xiǎn)的不固定性,使得相關(guān)工作人員很難有效判定在項(xiàng)目中所存在的風(fēng)險(xiǎn)情況,在項(xiàng)目工作發(fā)展中,往往會(huì)出現(xiàn)意料之外的突發(fā)情況,而科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系框架可以有效輔助相關(guān)管理人員開展風(fēng)險(xiǎn)管理工作,以最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于相關(guān)項(xiàng)目的損害。

        2 數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理策略

        從技術(shù)應(yīng)用和內(nèi)部管理兩個(gè)角度出發(fā),對(duì)提升數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理水平的策略進(jìn)行以下分析:

        2.1 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

        計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)具有功能多樣、數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、信息挖掘效率高等特點(diǎn)。隨著科技的發(fā)展,大數(shù)據(jù)背景下,數(shù)字檔案管理中的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于提升項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平具有重要作用。

        2.1.1 構(gòu)建數(shù)學(xué)模型

        計(jì)算機(jī)對(duì)大數(shù)據(jù)信息的處理包括流處理模型與批處理模型。第一,對(duì)響應(yīng)頻率較高的信息常采用流處理模式,具有運(yùn)算快速、精度較高的特點(diǎn),這種模型常用于數(shù)據(jù)規(guī)模巨大,運(yùn)算任務(wù)復(fù)雜的場(chǎng)合,例如,在金融預(yù)測(cè)領(lǐng)域當(dāng)中,海量的數(shù)據(jù)信息對(duì)計(jì)算機(jī)的處理能力提出了極高的要求,應(yīng)用流處理模型有助于提升交易系統(tǒng)的快速響應(yīng)能力,從而讓金融資金的流通更加順暢。第二,批處理模型的應(yīng)用場(chǎng)景對(duì)計(jì)算機(jī)的空間存儲(chǔ)沒有太高的要求,所接受的信息處理任務(wù)較簡(jiǎn)單。對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)需要結(jié)合實(shí)際信息處理要求合理構(gòu)建內(nèi)部信息管理數(shù)學(xué)模型,提升計(jì)算機(jī)利用的效率。

        2.1.2 數(shù)據(jù)獲取

        對(duì)大數(shù)據(jù)的收集工作是計(jì)算機(jī)信息處理的前提,因此,提升信息采集技術(shù)是非常必要的。信息獲取包括對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘、分類、傳輸?shù)确矫?。?duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)來說,優(yōu)化途徑就是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)優(yōu)化,基于結(jié)構(gòu)化信息理論結(jié)合Web信息采集技術(shù)、智能搜索算法、增量存儲(chǔ)算法,提升對(duì)超鏈接信息資源的提取、整合、分類、存儲(chǔ)能力,從而使管理系統(tǒng)對(duì)大數(shù)據(jù)的獲取更加高效便捷。

        2.1.3 數(shù)據(jù)的安全管理

        信息數(shù)據(jù)的傳播技術(shù)是計(jì)算機(jī)信息處理的關(guān)鍵部分,是用戶傳遞和獲取數(shù)據(jù)過程的安全保障。具體到數(shù)字檔案館建設(shè),用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檢索、上傳、下載操作時(shí)容易受到一些外部干擾,造成傳輸速度下降,準(zhǔn)確性與安全性無法保證的現(xiàn)象。因此,在數(shù)字檔案館的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)特別注重對(duì)數(shù)據(jù)安全管理技術(shù)的強(qiáng)化,具體到實(shí)際可以采用以下技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。第一,加強(qiáng)培養(yǎng)信息管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平,通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)防火墻提升管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)抵御能力。第二,深化安全技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作,對(duì)系統(tǒng)存在的缺陷做到早發(fā)現(xiàn)、重研究、快處理。第三,提升對(duì)系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的全面監(jiān)督管控水平,加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)數(shù)據(jù)的監(jiān)查工作,盡可能的將導(dǎo)致信息安全問題發(fā)生的因素扼殺在搖籃里。

        2.2 內(nèi)部管理策略分析

        2.2.1 提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

        影響數(shù)字檔案館建設(shè)管理的影響因素有很多方面,不同規(guī)模的項(xiàng)目面臨的主要問題也存在差異,因此,在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)會(huì)產(chǎn)生一定困難。這種情況下更要提升內(nèi)部防控風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí),從實(shí)際問題出發(fā),以點(diǎn)到面對(duì)可能衍生出的連鎖效應(yīng)進(jìn)行概率預(yù)測(cè),對(duì)于極易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)問題的內(nèi)容給予更多重視,提前制定解決辦法,從而提升安全管理效率。

        2.2.2 提升部門合作能力

        影響部門之間合作效率的影響因素很多,例如,檔案館建設(shè)過程中缺乏對(duì)實(shí)際需求的考量,規(guī)模的選擇不能很好的適應(yīng)使用者的需求。因此,數(shù)字檔案的建設(shè)過程需要受多方面因素的干擾,當(dāng)前我國在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí),會(huì)出現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)加強(qiáng)各部門之間的交流,從規(guī)模、資源、管理、等層面制定出更為全面的建設(shè)計(jì)劃。

        2.2.3 提升管理隊(duì)伍的綜合能力

        管理人員的綜合素質(zhì)水平直接影響到數(shù)字檔案館管理工作效率,包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防控能力。因此,除了要制定建立嚴(yán)格的技能考核制外,更需要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)制度,培養(yǎng)起來一批技術(shù)過硬能力夠強(qiáng)的管理隊(duì)伍對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)管理工作的有效開展具有重要意義。具體來說,從初期考查開始,必須堅(jiān)持成績(jī)合格者上崗,嚴(yán)格審查管理人員任職資質(zhì),擇優(yōu)而錄。此外,應(yīng)當(dāng)制定專門的培訓(xùn)政策,由技術(shù)骨干對(duì)年輕技術(shù)管理人員進(jìn)行專業(yè)訓(xùn)練,從而增加人才儲(chǔ)備。健全有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)人員的工作熱情與學(xué)習(xí)激情,為管理隊(duì)伍注入新鮮的血液。

        2.2.4 加大技術(shù)研發(fā)力度

        對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)來說,應(yīng)當(dāng)在每個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)涉及到的硬件設(shè)備軟件系統(tǒng)進(jìn)行性能評(píng)估,并且制定合理的建設(shè)計(jì)劃,以文本形式的規(guī)劃表指導(dǎo)數(shù)字檔案館對(duì)各部分配套設(shè)施的研發(fā),充分調(diào)動(dòng)技術(shù)力量,盡可能的保證研發(fā)成果能夠滿足于數(shù)字檔案館的規(guī)模質(zhì)量要求,從而全面推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。

        3 結(jié)語

        綜上所述,了解到當(dāng)前我國各大高校在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)會(huì)受到多方面因素的干擾,導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。在這種條件下應(yīng)從風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、部門合作、人才隊(duì)伍建設(shè)、研發(fā)力度和災(zāi)難應(yīng)急預(yù)案這五個(gè)方面出發(fā),全面提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平,為推進(jìn)我國教育行業(yè)發(fā)展奠定建筑基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]聶曼影.數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別——數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理研究之一[J].檔案學(xué)研究,2017(S1):49-56.

        [2]吳沅微.高校數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理框架研究[D].南京大學(xué),2015.

        [3]吳沅微,顏祥林.數(shù)字檔案館項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的理論及作用分析[J].檔案與建設(shè),2015(04):17-19+16.

        作者簡(jiǎn)介

        胡鷹(1969-),女,漢族,重慶,本科,職員,研究方向,檔案研究及技術(shù)管理。

        武濤(1971-),女,漢族,重慶,大專,助理館員,研究方向,圖書數(shù)字資源管理。

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