馬美容

摘 要：圖書館檔案的作用是真實地記載圖書館的發(fā)展軌跡，記錄圖書館的日?；顒雍椭卮蟾母?。圖書館檔案的作用，也在于為圖書館管理者提供決策參考和發(fā)展依據(jù)。圖書館檔案的重要性決定了圖書館檔案管理工作的困難性。在新科技時代的背景下，圖書館應當將信息化建設作為檔案管理工作的中心，以信息化技術為動力，積極進行管理模式改革、工作方式創(chuàng)新、工作技術提升和人員培訓升級，提升圖書館檔案管理能力，開展圖書館檔案管理工作新進程，提升各項工作決策，更好地服務用戶，提升圖書館綜合競爭力。

關鍵詞：信息化;建設;圖書館;檔案管理;必要性

1 圖書館檔案特點

1.1 決策依據(jù)和發(fā)展參考

首先，圖書館檔案為圖書館的發(fā)展提供了依據(jù)。圖書館檔案全面、準確的反映了圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀以及日?；顒?。圖書館管理人員可以依據(jù)這些資料進行決策，制定符合圖書館本身特點的制度以及未來發(fā)展規(guī)劃。其次，圖書館人力資源豐富，人事檔案信息巨大，圖書館管理人員可依據(jù)檔案信息進行人才培養(yǎng)、人員培訓和人員篩選。最后，圖書館的業(yè)務檔案包含了圖書館業(yè)務活動的詳實記錄，是總結工作、發(fā)現(xiàn)工作中不足的重要參考。

1.2 科學管理的集中體現(xiàn)

圖書館的管理水平集中表現(xiàn)在檔案建設中，檔案建設的完備與否，直接反映工作成果和經(jīng)驗教訓。圖書館管理者可以通過檔案，了解圖書館的活動和日常經(jīng)營工作，從中指導，發(fā)現(xiàn)問題。

2 圖書館檔案管理的主要內容

圖書館的檔案管理包括著人事檔案管理、文書檔案管理、業(yè)務檔案管理和設備的管理。其中的人事檔案，是指圖書館的使用用戶的資料，包括書籍的取還情況、用戶的基本信息等;文書檔案指的是圖書管理上級領導下發(fā)的相關工作文件，圖書館的會議紀要、工作總結、工作計劃以及對上級機關發(fā)送的請示文件等。業(yè)務檔案指的是檔案管理部門日?；顒拥拈_展情況及業(yè)務的完成情況。設備檔案指圖書館設備的登記、清查、核對和維修信息，以及報損、報廢物品的核實登記信息。

3 信息化建設對圖書館檔案管理的必要性

圖書館檔案的信息化建設，要求圖書館利用計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術，根據(jù)圖書館自身的特點和發(fā)展需求，挖掘和管理圖書館內各種信息，旨在為圖書館管理人員進行決策提供參考，提升圖書館管理水平，為用戶提供更好的服務。

3.1 檔案存儲便捷

傳統(tǒng)的圖書館，其檔案資料以紙質資料為主。第一，紙質資料無法隨意流通于各個部門，不方便上級下達命令，下級反饋工作;第二，紙質資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會造成信息記錄不及時，影響工作效率;第三，紙質資料在查詢時多有不便，其參考性和實用性大大降低;第四，紙質資料容易丟失，造成嚴重的損失。所以，檔案管理的信息化可大大避免紙質檔案所遇到的問題。利用計算機技術記錄圖書館內各項信息，并且利用網(wǎng)絡技術對信息進行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時性、靈活性、準確性、完整性等特點。圖書館管理者可直接利用檔案管理系統(tǒng)查找所需的信息，同時通過計算機進行工作安排和工作結果驗收。

3.2 節(jié)省檔案存儲空間

傳統(tǒng)的圖書檔案管理中，需要很大的空間存儲圖書館內重要的檔案資料，在借閱和參考時，相關人員要登記信息。此外，對于龐大的圖書館檔案信息，需要專業(yè)的檔案管理人員對于檔案進行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護。這種檔案管理模式需要較多的財力、物力和人力。圖書館檔案管理信息化建設，只需要計算機設備和存儲設備，便可對數(shù)量巨大的圖書館檔案有序管理，大大節(jié)省圖書館的運營成本，同時在一定程度上增加其他運營的資金。

4 圖書檔案管理信息化建設的重要意義

圖書館的檔案管理信息化建設，就是利用現(xiàn)代的信息與網(wǎng)絡技術，依據(jù)圖書館自身的發(fā)展要求和自身的建設要求來開發(fā)和利用圖書館的各種信息資源，為圖書館讀者提供更為優(yōu)質的信息化服務。只有這樣才能更好地滿足不同的人群對圖書的相關需求。圖書檔案的信息化管理相對于傳統(tǒng)的圖書館檔案的管理模式來說，其重要性主要表現(xiàn)在下面3個方面。

1）隨著整個信息時代的不斷進步、發(fā)展，人們圖書館檔案信息的需求越來越高，傳統(tǒng)的紙質檔案管理存在著信息流通量不高、查詢繁瑣、文檔歸檔工作的工作量較大、處理不及時、檔案容易丟失等大量的問題。此外，檔案信息的檢索不夠靈活，不能及時、精準地滿足讀者的要求。對比之下，檔案管理實現(xiàn)信息化后可以使用計算機和網(wǎng)絡技術，進行更高效的檢索和書籍的處理，使圖書館的檔案信息，在速度和準確率上都有很大的提高。正是通過網(wǎng)絡的終端，圖書館的讀者才能更好、更快速地尋找到自己所需要的相關書籍內容，不需要像過去一樣一本本地翻開、一卷卷地查閱，從而為獲得更多的讀書時間。

2）在傳統(tǒng)模式下各個圖書館的檔案都分開來管理的，所以圖書館出現(xiàn)一種半封閉的“典藏館模式”。在這樣的情況下想要實現(xiàn)信息的共享非常困難。對如果采用信息化的檔案管理系統(tǒng)，就可以很好地解決這種問題，讓圖書館變成一個開放的信息共享的平臺，與此同時，也給知識的傳播、科學的普及提供了更便捷的渠道。此外，對于每一位使用圖書館的讀者來說，在信息化的平臺上將能獲取更多的信息，讓時間得以高效利用，信息的時效性得以發(fā)揮，展示出信息化系統(tǒng)人性化的一面。

3）在傳統(tǒng)的管理之下，儲存檔案的空間相對較大，還需要借書室、還書室、類室等相關辦公場所。另外，圖書館檔案的整理、歸檔的工作量巨大，需要大量的人力、財力來維持。一些圖書館沒有這么大空間，也很難配備這么多的工作人員。而信息化建設下的圖書管理工作只需要一個不是很大的空間，幾臺可以使用的電腦、存儲設備和服務器就可以實現(xiàn)圖書館的檔案管理工作，對于人力、財力、物力都是很大程度上的節(jié)省，并且這種情況下還可以提升圖書管理工作的效率，為社會帶來更大的效益。

5 促進圖書館檔案管理信息化建設的對策分析