孔瑾

摘 要：國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，國(guó)有企業(yè)是關(guān)鍵性的動(dòng)力來(lái)源。對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，其檔案信息資源是其發(fā)展進(jìn)步的重要依據(jù)，不僅是知識(shí)資源，更是工作人員智慧的結(jié)晶，是財(cái)富，在國(guó)有企業(yè)發(fā)展決策中扮演著至關(guān)重要的角色。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理建設(shè)不足日漸凸顯，為實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)步，檔案資源的數(shù)字化建設(shè)管理也成為必須要改革創(chuàng)新的內(nèi)容，因此要緊跟時(shí)代步伐，進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，為國(guó)有企業(yè)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案;數(shù)字化建設(shè)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，檔案資源是其業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的重要依據(jù)，也是一種憑證，在企業(yè)中是極為重要的資產(chǎn)，處于核心位置。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量出現(xiàn)，檔案數(shù)字化建設(shè)也成為國(guó)有企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。數(shù)字化檔案管理中，儲(chǔ)存量大，檢索便利，傳輸速度快，并具有開(kāi)放性、共享性的特點(diǎn)，因此國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要的意義。

1 數(shù)字化檔案建設(shè)概述

數(shù)字化檔案建設(shè)就是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。通過(guò)大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)字化管理各種檔案資料，如實(shí)物、科技、財(cái)務(wù)、聲像等[1]。數(shù)字化處理有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，科學(xué)的加工管理，提高知識(shí)資源的利用率，在網(wǎng)絡(luò)中能夠得到隨用隨取的效果。數(shù)字化檔案可以整合計(jì)算機(jī)有序組織的信息資源和可處理信息資源，因此數(shù)字化信息管理系統(tǒng)可以作為信息倉(cāng)庫(kù)。運(yùn)用數(shù)字技術(shù)整理、收集和檢索數(shù)據(jù)信息。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還具有全文檢索、立卷歸檔等功能，可以很好的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的保護(hù)。

2 國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

首先，這是新時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案工作的必然選擇。如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息量大幅度增加，檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)?guó)有企業(yè)日漸增多的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有序管理，并將其中有保存價(jià)值的信息挖掘出來(lái)，明確其中的隱性知識(shí)，提高檔案數(shù)據(jù)信息管理的有效性、科學(xué)性，也使檔案信息的利用率得到提升，這是新時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案工作的必然選擇。

其次，檔案數(shù)字化建設(shè)是國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的重要途徑。如今，國(guó)有企業(yè)檔案管理逐步從紙質(zhì)管理向網(wǎng)絡(luò)化、電子化發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是國(guó)有企業(yè)依托時(shí)代背景發(fā)展的全新理念，以現(xiàn)代化的高科技為指導(dǎo)，利用儲(chǔ)存、加工、控制等方法[2]，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是檔案管理者與利用者之間的橋梁，順利實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢(xún)、檢索、共享以及利用，通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)為國(guó)有企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

最后，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?yàn)榭蒲猩a(chǎn)提供有利支持。檔案的數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，儲(chǔ)存工作更加簡(jiǎn)化，減少冗余出現(xiàn)[3]，達(dá)到互聯(lián)互通的效果，能夠?yàn)閲?guó)有企業(yè)的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)以及科研等提供支持，實(shí)現(xiàn)高效、有序的工作。而在信息化的社會(huì)背景下，國(guó)有企業(yè)要想保持自身實(shí)力與競(jìng)爭(zhēng)力，也需要積極加快檔案服務(wù)機(jī)制的建立，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，更好的應(yīng)用信息化社會(huì)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，為檔案工作的發(fā)展以及國(guó)有企業(yè)的進(jìn)步提供支持。

3 國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

3.1 強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)與支持

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是為提高企業(yè)效率，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策與管理效果，要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入到議事日程中，作為國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)的重點(diǎn)進(jìn)行把握，明確國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任以及管理人員的權(quán)利義務(wù)，加強(qiáng)人財(cái)物等方面的支持，為檔案數(shù)字化管理提供保障。

同時(shí)將檔案數(shù)字化建設(shè)的資金列入到國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)字化建設(shè)資金，并為檔案室重新配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、管理軟件等[4]，同時(shí)依據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代與升級(jí)，使其滿(mǎn)足新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)需要。此外國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)要積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，從而順利推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.2 完善統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系，為檔案數(shù)字化建設(shè)效果奠定基礎(chǔ)。要結(jié)合國(guó)有企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)對(duì)相關(guān)內(nèi)容以及規(guī)則進(jìn)行制定。如選擇調(diào)試設(shè)備、場(chǎng)地環(huán)境要求、人員培訓(xùn)等。數(shù)字化過(guò)程中涉及原文類(lèi)型選擇不同顏色的數(shù)字化掃描方法，找到合適的圖像分辨率，對(duì)掃描亮度以及色彩位數(shù)進(jìn)行確定。圖像處理時(shí)，要選擇圖像區(qū)域，清理修補(bǔ)圖像畫(huà)面，調(diào)整色彩、處理銳化[5]。不同時(shí)間的檔案需要有規(guī)定的號(hào)碼，同時(shí)明確檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)前的整理規(guī)則、不同環(huán)節(jié)管理制度等，所有這些工作都需要正確、有序的推進(jìn)。

3.3 積極建立優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是核心內(nèi)容，利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的傳遞與交流。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)主要分為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)兩種。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)就是介紹開(kāi)放檔案范圍、目錄、檢索途徑，展示館藏內(nèi)容。全文數(shù)據(jù)庫(kù)是將檔案文件資料完整的載入，使用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得相關(guān)的檔案信息。檔案數(shù)字化建設(shè)通過(guò)集合數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息組織形式也發(fā)生變化，從線(xiàn)性管理?yè)Q變?yōu)榫W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，利用信息、智能化技術(shù)，通過(guò)自然、人工語(yǔ)言等服務(wù)用戶(hù)。

3.4 提高檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性

在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中，安全問(wèn)題是十分重要的內(nèi)容。在數(shù)字化設(shè)備在保存、傳輸、利用過(guò)程中都可能出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)有企業(yè)的檔案信息是嚴(yán)格保密的，因此在檔案數(shù)字化建設(shè)中必須要做好安全保密工作。

首先要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，避免由于人為因素造成檔案信息保存、傳輸以及管理中出現(xiàn)安全漏洞，嚴(yán)格按照工作制度操作，防止檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和篡改。其次要建立檔案保管的雙套制度，國(guó)有企業(yè)的數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案都需要備份。同時(shí)結(jié)合國(guó)家檔案館的方法，建立異地備份庫(kù)，將重要的檔案異地備份，保證檔案不論在何時(shí)、何地、何種情況下都是安全的。最后，國(guó)有企業(yè)的檔案部門(mén)要建立數(shù)字化的管理制度，為保證檔案信息資源的安全，要對(duì)用戶(hù)檔案信息的查閱權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制，在網(wǎng)絡(luò)上不存放限制使用、機(jī)密性的檔案信息，避免被網(wǎng)絡(luò)黑客盜取、泄露。

3.5 強(qiáng)化檔案人才水平

檔案數(shù)字化建設(shè)管理涉及到很多先進(jìn)的檔案管理知識(shí)與技術(shù)，如計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)等，這對(duì)于檔案管理人才的要求也是比較高的。因此要建立復(fù)合型、信息化的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，積極引進(jìn)高校的高層次專(zhuān)業(yè)人才，轉(zhuǎn)變過(guò)去國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)的人才困境。同時(shí)對(duì)于在崗人員要加強(qiáng)再教育，使其檔案信息化建設(shè)管理的水平得到提升，能夠積極應(yīng)對(duì)各種管理問(wèn)題。此外到其他管理先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)不是一朝一夕就可以完成的，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。因此作為國(guó)有企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視，提供人財(cái)物方面的支持，創(chuàng)新工作方法，利用信息化社會(huì)的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步優(yōu)化國(guó)有企業(yè)檔案管理水平和利用率，為國(guó)有企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)步提供支持。

參考文獻(xiàn)

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