蘇彬

摘 要：我國正處于經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，隨著社會高速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也正面臨全新的挑戰(zhàn)。本文對現(xiàn)有的檔案管理狀況進行了分析，并對新時期檔案管理工作的改革提出建議，希望能有效促進我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理是指管理人員對單位的日常事務(wù)中的各種信息進行收集、整理和歸檔。在新時期檔案管理的工作人員可以結(jié)合時代特征進行創(chuàng)新性的檔案管理工作，結(jié)合事業(yè)單位的具體情況不斷完善檔案管理的管理制度和管理辦法，以求提升檔案管理的有效性。

1 新形勢下進行檔案管理改革的意義

檔案一般是指事業(yè)單位在進行各項日?；顒又行纬傻木哂斜４鎯r值的信息。檔案具有一定的查考價值，可以再現(xiàn)事物的發(fā)展過程。由于社會不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，因此在新時期下，改革檔案管理工作是事業(yè)單位順應(yīng)時代潮流的工作重點。事業(yè)單位進行創(chuàng)新性的檔案管理工作有利于提升檔案的使用效率，完善管理體系，推動單位穩(wěn)定發(fā)展。

2 目前事業(yè)單位檔案管理工作的不足

我國事業(yè)單位近年來對檔案管理工作的重視程度不斷提升，在相關(guān)政策的指引下不斷完善檔案資源的開發(fā)工作，但是仍存在一些缺陷亟需完善[1]。

2.1 對事業(yè)單位檔案管理工作認識不足

檔案管理工作看似簡單，因此在管理工作中常被忽視。很多事業(yè)單位重視業(yè)務(wù)而忽略了內(nèi)部的檔案管理，這使得檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的信息收集和信息存儲的老套模式中[2]。在事業(yè)單位中普遍存在工作人員對檔案管理工作缺少正確認知的現(xiàn)象，大多數(shù)還都認為檔案管理工作只是機械式的記錄和存儲，沒有什么技術(shù)水平，致使檔案管理工作無法發(fā)揮其真正的效用。

2.2 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

檔案管理工作隨著事業(yè)單位的成立而出現(xiàn)，其制度是基于成立初期的情況創(chuàng)立的，具有一定的針對性和規(guī)范性。但是近年來社會的快速發(fā)展使事業(yè)單位的工作內(nèi)容慢慢與以往不同，而大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理模式都沒有得到進一步的優(yōu)化，以至于現(xiàn)階段檔案管理工作不能滿足新時代的要求，從而出現(xiàn)管理混亂的不良局面。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是由檔案管理人員直接負責(zé)的，所以檔案管理人員的個人素質(zhì)對檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著很大的影響。但目前我國事業(yè)單位的檔案管理人員往往不是專業(yè)出身，一些職工不能明確自己的職責(zé)所在，導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)性很弱。另外檔案管理部門的工作人員經(jīng)常被調(diào)動，部門結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)定且難以做到明確分工，這導(dǎo)致工作人員的工作效率不高。

2.4 事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高

首先，事業(yè)單位的檔案管理工作沒能有效地結(jié)合信息化技術(shù)，使新時代的檔案管理模式仍處于滯后狀態(tài)。雖然事業(yè)單位不斷要求要在管理過程中融入現(xiàn)代信息技術(shù)，但在實際中，信息技術(shù)的應(yīng)用情況非常片面，應(yīng)用范圍還有待進一步擴展。

其次，事業(yè)單位普遍缺少檔案管理的數(shù)字化設(shè)施，在硬件方面配置落后，達不到數(shù)字化管理的要求;甚至在一些經(jīng)濟水平較為落后地區(qū)，事業(yè)單位沒有專門的檔案室和專業(yè)的監(jiān)視設(shè)備，這些情況都對事業(yè)單位的檔案管理工作造成很大負面影響。

3 事業(yè)單位檔案管理改革策略

3.1 提高重視程度

事業(yè)單位應(yīng)該提升檔案管理的重要性，通過宣講等方式加大宣傳力度，提升全體工作人員對檔案管理工作重要性的認識。應(yīng)利用社會各界的力量，全力支持檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化水平。由于檔案管理工作的特殊性，難以為事業(yè)單位帶來顯著的利潤，但管理人員應(yīng)該用發(fā)展性的眼光審視檔案管理工作，加大人力和資金的投入，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且不斷優(yōu)化管理制度，提升檔案管理的水平。

3.2 完善基礎(chǔ)的檔案管理工作

1）完善檔案管理制度。事業(yè)單位要想有效提升檔案管理的效果，就應(yīng)與自身發(fā)展的規(guī)劃相結(jié)合，制定出科學(xué)的管理制度。在檔案管理制度的優(yōu)化過程中，應(yīng)該對管理中的各項細節(jié)做出明確的規(guī)范。同時，事業(yè)單位要明確檔案管理的目標，根據(jù)自身的目標建立科學(xué)的檔案管理人事結(jié)構(gòu)，明確各個員工的具體職責(zé)，通過不斷的實踐和檢驗，不斷完善檔案管理制度。

2）做好檔案歸檔和調(diào)取。對檔案進行合理分類是檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容。檔案管理的工作繁瑣，應(yīng)該按照生成時間和檔案內(nèi)容進行科學(xué)地分類，以便今后進行查詢和使用。另外為了防止重要檔案資料的損壞和遺失，事業(yè)單位應(yīng)該制定明確的調(diào)取和歸檔流程，保證檔案調(diào)取的安全性和歸檔的高效性[3]。

3）加強檔案保密工作。在檔案管理的過程中，檔案具有容易竊取和復(fù)制的特征，而涉密的檔案資料一旦泄露，就會嚴重威脅事業(yè)單位乃至國家安全，因此保障檔案資料的安全性十分重要。首先事業(yè)單位應(yīng)該遵守國家的標準和要求，成立專門的檔案室，并加固檔案室的安全設(shè)施;其次要安排工作人員進行看管，禁止無關(guān)人員進入檔案室;最后要對涉密的資料嚴加保管，并采取相應(yīng)的措施預(yù)防竊取。

3.3 采取信息化手段

檔案資料的爆發(fā)式增長會使檔案管理工作量劇增，并且對檔案室的規(guī)模提出更高的要求。事業(yè)單位應(yīng)該大力推動檔案管理的信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)處理檔案信息，以電子文檔的形式進行儲備。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)技術(shù)人員設(shè)計出符合事業(yè)單位工作要求的檔案管理系統(tǒng)，便于信息化檔案管理的高效實施。檔案管理人員應(yīng)做好電子檔案數(shù)據(jù)的處理和安全防范工作，為信息化檔案管理的發(fā)展提供強有力的支撐。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)性應(yīng)該得到事業(yè)單位的重視，針對大多數(shù)檔案管理人員都是半路出家、事業(yè)單位又難以徹底更換員工架構(gòu)的情況，單位可以聘請實際管理經(jīng)驗豐富的專業(yè)講師對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理部門的專業(yè)水準和綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

改革檔案管理能夠提升事業(yè)單位其他部門工作的真實性和高效性，并為事業(yè)單位在未來的發(fā)展提供便于參考的歷史資料。時代在進步，事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理工作的改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案管理的作用，以促進整個單位的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]王玉.淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：48+90.

[2]阮毅.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究[J].傳媒論壇，2019，2（22）：140-141.

[3]李思源.簡述如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平[J].蘭臺內(nèi)外，2019（26）：71-72.