劉卿欽

摘 要：高校檔案工作是高校的基礎(chǔ)工作之一，在新時(shí)代高校檔案工作也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文分析了目前高校檔案工作的困境，并提出了未來發(fā)展的新思路。

關(guān)鍵詞：高校檔案;互聯(lián)網(wǎng);創(chuàng)新

黨的十九大報(bào)告做出了“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”的重大判斷，這是一個(gè)新的時(shí)代定位。檔案工作是中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的一部分，也進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。在新時(shí)代，檔案工作者要主動(dòng)認(rèn)識(shí)新時(shí)代的發(fā)展要求，切實(shí)解決檔案事業(yè)發(fā)展中不充分、不平衡、不完善的問題，更好地服務(wù)黨和人民。

伴隨著社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作與當(dāng)前現(xiàn)狀已經(jīng)不相適應(yīng)，高校檔案工作來到了創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)口。

1 高校檔案工作的現(xiàn)狀及問題

高校檔案主要指高校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。除了負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料之外，高校檔案工作還包括以下幾個(gè)方面：

1）檔案宣傳教育服務(wù)。通過各種傳統(tǒng)方式宣傳檔案資源和檔案知識(shí)。主要有檔案展覽、校史教育、專題講座、案例再現(xiàn)、檔案信息簡(jiǎn)報(bào)、宣傳單、信函等方式。

2）檔案資源利用服務(wù)。高校傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)主要有：借閱服務(wù)，包括借出服務(wù)與閱覽服務(wù)、復(fù)制、摘錄、拍照、檔案證明、咨詢服務(wù)等。

3）檔案信息開發(fā)服務(wù)。高校檔案機(jī)構(gòu)利用檔案資源，編寫學(xué)校組織沿革、學(xué)校年鑒、校史、檔案史料、大事記、制度匯編等通用性編研成果，為高校各單位、各部門及師生提供檔案信息資源開發(fā)利用。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變化，高校檔案管理工作在理念和方式上，已經(jīng)無法滿足高校師生的學(xué)習(xí)和研究需求。這主要體現(xiàn)在：

1）服務(wù)理念落后。在我國(guó)高校檔案管理工作中，一直存在著“重藏輕用”的觀念。對(duì)于高校檔案的服務(wù)工作積極性和創(chuàng)造性有所欠缺，且競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和參與意識(shí)也不高，這些問題對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響，嚴(yán)重限制了高校檔案資源的利用。

2）工作方式陳舊。當(dāng)前，是信息技術(shù)的時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”讓各行各業(yè)的工作效率大大提升。但是，我國(guó)部分高校檔案管理工作始終沿襲著傳統(tǒng)的管理方式，檔案資料的簽發(fā)、歸檔、鑒定等工作還使用傳統(tǒng)的手工操作方法會(huì)導(dǎo)致工作效益的降低。

3）重視程度不夠。當(dāng)前，大部分高校對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，很多高校都認(rèn)為檔案管理工作不會(huì)給學(xué)校帶來實(shí)質(zhì)性的效益，這種錯(cuò)誤觀念嚴(yán)重影響著檔案資源的開發(fā)利用，也不利于檔案管理整體水平的提高。

2 高校檔案工作的創(chuàng)新思路

在新時(shí)代，高校檔案事業(yè)的工作對(duì)象、發(fā)展環(huán)境、基本方法、社會(huì)需求等不斷地、迅速地發(fā)生變化，急需創(chuàng)新來注入活力。要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，就必須著重從以下四個(gè)方面入手。

1）要實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新發(fā)展觀念。要實(shí)現(xiàn)觀念創(chuàng)新，就要打破傳統(tǒng)思想，樹立“先行”意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的憑證作用和參考作用，主動(dòng)服務(wù)，總結(jié)檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)，用新觀念、新思路解決新情況、新問題。

2）要實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新管理制度?！懊髡咭驎r(shí)而變，知者隨事而制”，推進(jìn)高校檔案工作創(chuàng)新，理應(yīng)配套順應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的制度，應(yīng)該從頂層上精心籌劃、科學(xué)組織，堅(jiān)持穩(wěn)定性與靈活性相結(jié)合的原則;從末端上創(chuàng)造條件、抓好貫徹，加強(qiáng)對(duì)新制度的宣傳、執(zhí)行與總結(jié)，提高執(zhí)行效率。

3）要實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新技術(shù)手段。信息化社會(huì)，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)發(fā)展日新月異，高校檔案工作也迎來存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。一方面要深化檔案信息化發(fā)展規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全保障建設(shè)，為檔案技術(shù)創(chuàng)新奠定基石;另一方面，要實(shí)施數(shù)字化帶動(dòng)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”和“增量電子化”，為適應(yīng)新技術(shù)打下基礎(chǔ)。

4）要實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，就必須創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。高校檔案工作的最終目的是開發(fā)和利用檔案，服務(wù)創(chuàng)新成為檔案事業(yè)的價(jià)值體現(xiàn)。擴(kuò)大服務(wù)范圍，分析不同的服務(wù)對(duì)象及其不同需求，使高校檔案工作更接地氣，更順民心;拓展服務(wù)領(lǐng)域，運(yùn)用“供給側(cè)改革”思維，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，通過檔案利用信息反饋向服務(wù)對(duì)象提供具有預(yù)測(cè)性、引導(dǎo)性的信息;優(yōu)化服務(wù)方式，積極運(yùn)用信息技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，打破部門之間各自為政的局面，實(shí)現(xiàn)信息資源共享和互補(bǔ)，提升檔案服務(wù)效能。

3 高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的建議

作為四川大學(xué)檔案館的一員，結(jié)合川大檔案館目前的工作現(xiàn)狀，筆者提一點(diǎn)粗淺的思考和建議，拋磚引玉。

1）重視宣傳工作，提升檔案認(rèn)知度。高校檔案的利用者大多數(shù)是在校師生，也有校友及來自社會(huì)的其他人員，如果利用者不了解學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)，不知道學(xué)校有哪些檔案資源，也不知道可以提供哪些服務(wù)，就不能正確、有效地利用檔案解決問題。因此，檔案宣傳，是更好地提供檔案服務(wù)的前提。在新時(shí)代，我們要利用各種媒介渠道，如網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微博、視頻、網(wǎng)絡(luò)直播等，進(jìn)行檔案宣傳、校史教育、知識(shí)普及。除此之外，開展一些寓教于樂的活動(dòng)也是非常必要的。通過線上線下的專題講座、演講、展覽等，開展多種形式的檔案宣傳教育，讓利用者認(rèn)識(shí)檔案資源及其作用、服務(wù)內(nèi)容與程序，從而提高檔案認(rèn)知度，更好地提供檔案信息資源服務(wù)。

2）重視用戶需求，提高服務(wù)滿意度。高校檔案利用服務(wù)，主要有檔案檢索、借閱、復(fù)制、摘錄、拍照、等，其目的都是獲取原件全文或部分?jǐn)?shù)據(jù)及信息。傳統(tǒng)的方式，是人們要上門提調(diào)檔案查閱。但事實(shí)上，我們完全可以通過信息化手段，在不涉及保密的情況下，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)。建立檔案信息查閱系統(tǒng)，在身份和利用目的確認(rèn)的情況下，可以在手機(jī)或者電腦上提供在線咨詢和在線服務(wù)，這將大大提高人們的工作效率，也大大提高對(duì)服務(wù)的滿意度。

3）重視技術(shù)開發(fā)，提高檔案利用率。信息技術(shù)時(shí)代，一定要充分利用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字技術(shù)，將檔案信息數(shù)據(jù)化，進(jìn)而提高檔案利用率。以前，我們常常利用檔案資源編制學(xué)校組織沿革、學(xué)校年鑒、校史、大事記、分類目錄、全宗介紹、檔案館指南等等通用性編研成果。在新時(shí)代，除了編研工作之外，我們更要思考，如何借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將我們編研成果發(fā)布出去，讓更多人能看到、用到這些成果。一方面，是多渠道發(fā)布，通過網(wǎng)站、微信、小程序、APP、網(wǎng)絡(luò)直播等等渠道，將成果擴(kuò)散出去，提高檔案利用率;另一方面，是多形式發(fā)布，面對(duì)形式多樣的新時(shí)代，我們要?jiǎng)?chuàng)新內(nèi)容形式，除了文字外，可以以視頻、音頻、動(dòng)畫甚至游戲等方式呈現(xiàn)，推進(jìn)檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、協(xié)同化。

4）重視收集整理，豐富檔案內(nèi)容。收集整理是檔案工作的重要部分。在收集階段，高校檔案館存在的普遍問題是文本檔案較多，并且多數(shù)為紙質(zhì)的，而其他檔案僅占少數(shù)，隨著時(shí)間的推移，實(shí)物檔案也在不斷增長(zhǎng)，但是聲像檔案依然不足。所以要加強(qiáng)不同載體檔案的收集包括別是科技檔案、聲像檔案、電子檔案和具有地方特色的檔案的收集，讓檔案資源能夠及時(shí)得到整合、利用。

新時(shí)代號(hào)角吹響擊鼓出征，在十九大精神的指引下，高校檔案工作者一定會(huì)豪情滿懷續(xù)寫檔案事業(yè)發(fā)展新篇章，為黨和國(guó)家、為高校事業(yè)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。