劉雪婷

摘 要：就數(shù)字檔案室的建設(shè)而言，此類檔案室是順應(yīng)時代發(fā)展而產(chǎn)生的，是運用有關(guān)技術(shù)對檔案實施管理的。在進行管理的時候，不但使用了有關(guān)的計算機技術(shù)，并且還使用了新的管理方式，以此來更好地管理檔案室。數(shù)字檔案室的建設(shè)屬于較復(fù)雜的工程，在進行建設(shè)的時候，必須使用有關(guān)的技術(shù)來完成信息的查詢，以此來做到信息的共享。在實施的時候，必須詳細研究實踐過程中具有的缺點，并且逐一進行處理，這樣才可以促進這個技術(shù)的快速發(fā)展，加強數(shù)字檔案室的建設(shè)質(zhì)量。此文詳細分析了數(shù)字檔案室建設(shè)中具有的不足，并提出了相應(yīng)的處理措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;建設(shè);實踐;分析探討

數(shù)字檔案室的建設(shè)是通過應(yīng)用相關(guān)的信息技術(shù)來進行的，在這個過程中，需要通過技術(shù)的應(yīng)用以及一些實踐活動，來使這項建設(shè)更加成熟，在建設(shè)的過程中需要總結(jié)相關(guān)的經(jīng)驗，才能促進相關(guān)的建設(shè)更好發(fā)展。在這個過程中，不僅應(yīng)該對技術(shù)進行大力的研發(fā)，還應(yīng)該對相關(guān)的建設(shè)人員進行更好的管理，并促進這項工作順利完成實施。

1 建設(shè)的必要性

我國的數(shù)字檔案室建設(shè)是隨著信息化的發(fā)展做出的一種改變，對于一些檔案建設(shè)工作來說，需要在其工作基礎(chǔ)上實現(xiàn)觀念創(chuàng)新，并且通過相關(guān)機制的規(guī)范，進行更好的管理工作。在這個過程中，需要通過建設(shè)相關(guān)的檔案室，對檔案進行更好的管理，并且通過這種數(shù)字檔案室的建設(shè)，應(yīng)用一些更加先進的技術(shù)，通過創(chuàng)新工作模式改變工作內(nèi)容，使相關(guān)的檔案室建設(shè)更好發(fā)展。在這個過程中，不僅需要將一些管理思想與先進的技術(shù)進行融合，還要通過融入一些現(xiàn)代化的思想觀念，創(chuàng)新管理工作，使管理工作能夠更加規(guī)范。通過這種規(guī)范的管理工作，進行相關(guān)的管理[1]，從而使我國的檔案管理工作更加的安全。通過相關(guān)技術(shù)的實施，使得我國的檔案工作更好發(fā)展。隨著技術(shù)的發(fā)展，我國的一些企業(yè)也應(yīng)該通過建立這種數(shù)字檔案室來使企業(yè)獲得更好的發(fā)展，促進我國社會的檔案管理工作更加符合時代特點和社會的要求，從而構(gòu)建一個更加安全的社會。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問題

2.1 電子文件管理與信息平臺建設(shè)亟待規(guī)范

隨著電子信息的發(fā)展，電子文件有逐漸替代紙質(zhì)文件的趨勢。但其在管理上仍存在大量問題，如管理制度的缺失，沒有明確對電子文件生成、存儲、歸檔以及對電子文件的真實性、完整性、安全性、可用性的規(guī)范管理;缺乏對電子文件形成之初以檔案標準的前端控制，尚未建立起統(tǒng)一的電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)文檔一體化管理[2]。

2.2 數(shù)字檔案門類單一、缺乏統(tǒng)一管理

當前，大多數(shù)檔案室室藏檔案的主體多以文書檔案為主，在開展檔案數(shù)字化過程中，往往注重文書類檔案的數(shù)字化工作，其他門類檔案包括會計檔案、照片檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等門類則沒有納入數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。在數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，如何實現(xiàn)各門類檔案的綜合統(tǒng)一管理，使數(shù)字化建設(shè)符合各行業(yè)的標準，也是數(shù)字檔案室建設(shè)中亟待解決的問題。

2.3 檔案數(shù)字化加工工作存在安全和質(zhì)量隱患

目前，在開展檔案數(shù)字化工作中，許多單位以委托外包的形式進行，通過招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，單位重視不夠，對數(shù)字化加工的監(jiān)管不到位，加之數(shù)字化加工人員的素質(zhì)參差不齊和流動性大等因素帶來一定的安全隱患[3]。

3 數(shù)字檔案室建設(shè)對策

3.1 提高檔案意識，實現(xiàn)文檔一體化管理

一是從管理層面，對文件和檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行綜合管理、全面控制以及統(tǒng)籌規(guī)劃，實行統(tǒng)一規(guī)范管理制度、統(tǒng)一規(guī)劃組織機構(gòu)、統(tǒng)一設(shè)計管理機制。二是從技術(shù)層面，加強對歸檔電子文件的前端控制，要依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》等相關(guān)標準，升級和改進現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的形成、流轉(zhuǎn)、審批、鑒定、歸檔、整理、移交、保存、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作流程的集成和信息的共享，確保其真實性、完整性與有效性，從而保證文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化[4]。三是從安全層面，注意對文件的存儲、傳遞、共享等信息安全風險的管控，采用病毒防治、系統(tǒng)漏洞掃描防護、物理隔離、用戶權(quán)限設(shè)置、信息加密、數(shù)據(jù)備份、容災(zāi)恢復(fù)等各種安全手段，確保文檔管理系統(tǒng)的可靠、安全與穩(wěn)定，以提高數(shù)字檔案室的物理安全、數(shù)據(jù)安全和保密安全能力。

3.2 豐富數(shù)字檔案資源，完善制度標準

數(shù)字資源建設(shè)是數(shù)字檔案室的核心。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)注意完善室藏檔案結(jié)構(gòu)，不僅要有文書檔案，還要有會計檔案、科技檔案、照片檔案、業(yè)務(wù)檔案等門類。在豐富和規(guī)范檔案資源管理上，一方面應(yīng)在集中統(tǒng)一管理的原則下，實現(xiàn)各部門紙質(zhì)與電子文件配套管理，將各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案全部納入數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理，規(guī)范存儲電子檔案的要求。另一方面根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子管理規(guī)范》《電子檔案移交與接收辦法》 《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》 等要求，結(jié)合實際制定電子檔案數(shù)據(jù)移交、接收、存儲的規(guī)范和標準實現(xiàn)規(guī)范管理，研究制定數(shù)據(jù)端口對接方案，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案管理的標準化和規(guī)范化。

3.3 加強外包監(jiān)管，確保數(shù)字化加工的安全與質(zhì)量

在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外，應(yīng)嚴格依據(jù)國家《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，加強數(shù)字化加工的安全管理。對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。在加工結(jié)束后，注意對數(shù)字化加工中的存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等進行安全保密的專項驗收。同時，要強化數(shù)字化加工的質(zhì)量監(jiān)管，注重把好案卷質(zhì)量與信息著錄的質(zhì)量驗收[5]。

3.4 完善管理機制，注重提高檔案人員素質(zhì)

一方面，要通過完善管理，建立起檔案部門與信息技術(shù)、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機制，形成工作合力，以此來彌補現(xiàn)實工作中人才不足的問題。另一方面，要重視對檔案人員的配備和培養(yǎng)，既要注重人員的素質(zhì)，又要注重提高檔案業(yè)務(wù)水平，要鼓勵他們學習新技術(shù)、新知識和參加有針對性、實用性強的業(yè)務(wù)培訓，重點加強電子文件、電子檔案管理以及計算機應(yīng)用技術(shù)的培訓，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國數(shù)字檔案室的建設(shè)實踐是我國的一項重要工作，不僅涉及我國一些信息數(shù)據(jù)的安全，而且在進行建設(shè)的過程中，還會與一些企業(yè)存在著直接的聯(lián)系，對于我國總體數(shù)字檔案室的建設(shè)來說，應(yīng)該通過應(yīng)用過程中的一些實踐內(nèi)容，來對這項技術(shù)進行相關(guān)的改進，通過這種實踐活動，來對相關(guān)的工作進行優(yōu)化，從而使工作過程中存在的一些問題，能夠得到更好的解決，促進我國更好地進行數(shù)字檔案的建設(shè)。

參考文獻

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[2]楊玲，吳玉龍，宋元，米捷.自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策[J].北京檔案，2018（05）：34-35.

[3]寧莉燕，施建紅.醫(yī)院數(shù)字檔案室構(gòu)建及思考[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2018，29（01）：75-76+83.

[4]黃曉映.醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀與改進措施[J].浙江檔案，2017（12）：66.

[5]張巍筠，劉雪麗.試論信息化背景下高校數(shù)字檔案室的建設(shè)[J].北華航天工業(yè)學院學報，2017，27（06）：43-45.